優化事業單位檔案管理的具體辦法

趙梅

摘 要：隨著現代社會的不斷發展，作為事業單位中的重要組成部分，檔案管理部門的作用日漸凸顯。但是，在現階段檔案管理工作中仍然存在著許多問題，基于此，本文對檔案管理工作所存在的問題，以及該如何優化進行總結。希望在對事業單位檔案管理工作方面提供一定的參考和幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；優化辦法

現代科學技術迅猛發展，作為事業單位中不可或缺的部門，檔案管理工作面臨著許多未知的挑戰，過去傳統的檔案管理方式已經不適應現代檔案管理工作。隨著社會的不斷發展，傳統的檔案管理工作模式在不斷地暴露出這樣那樣的問題，因此，想要解決這些問題，檔案管理的模式必須推陳出新。

一、事業單位中檔案管理工作的重要作用

事業單位進行的工作復雜廣泛，各種繁瑣的工作資料數據都要進行記錄，而這些數據的記錄都離不開檔案管理部門的工作。再者，在現代事業單位中，許多資料處在保密狀態或者說隱藏狀態，因此，想要切實透徹的檢查事業單位的工作，只能通過查閱檔案進行監督，通過這一點，也可以看出事業單位檔案管理工作的重要程度。如果從另一方面入手，我們不難看出，檔案管理部門工作質量的好壞，可以有效地反應出該事業單位的管理能力高低。

因此，無論何種類型的事業單位，都要重視檔案資料管理制度的制定，提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識，從而努力工作，對每一項檔案都認真對待，將檔案管理工作中出現的疑問完美的解釋給社會大眾，進一步的顯示出檔案管理工作的重要作用。

二、事業單位管理檔案工作中出現的問題

傳統的檔案管理模式已經越來越不適應現階段檔案管理要求，但是，仍有部分事業單位的檔案管理工作沿用傳統的模式，在檔案管理工作中暴露出的問題不斷增加。

（一）對檔案管理工作不夠重視

現階段，事業單位對檔案管理工作不夠重視，已經成為一種普遍的現象。更有部分事業單位的管理人員忽視檔案所體現的重要價值，只是將檔案管理工作簡單的認為寫寫字，抄抄資料等，這些只是用來保存管理性質的部門沒有給單位帶來效益的可能，所以，這些事業單位不會對檔案管理部門過多關注。正是由于這類問題的出現，使得檔案管理部門根本無法進入事業單位核心圈，從而對檔案管理持放任態度。對檔案管理要求很低，只要將檔案資料收集好，在檢查時能夠及時提供材料就可以。除此之外，事業單位對有關檔案管理的一些先進設備的購買不予支持，使得檔案管理方法落后，缺乏工作效率。

（二）工作人員綜合素質較低

要知道，事業單位中每一個部門的設立都有它存在的價值。檔案管理部門亦是如此，可能有人會覺得檔案管理是一件很簡單的工作，任何人都可以勝任。其實不然，檔案管理工作人員要具備很高的綜合素質，例如高尚的職業品德、扎實的職業能力、強烈的工作責任感等等。

計劃是好的，可是實際上檔案管理工作人員的綜合素質不高應成為一種普遍現象。綜合素質不高主要表現在：一是工作人員不思進取，不能積極學習先進管理技術，對檔案的分析、整理、收集能力低下。二是工作人員的職業品德不高，工作責任心不夠強，對于檔案管理本著得過且過，應付了事的思想，不夠認真、對工作不上心，同時，工作態度不端正，對自己的工作要求也很低，這種情況下，想要干好檔案管理工作是不可能的。

（三）先進信息技術運用較少

現代科技不斷進步，信息技術革新不斷加快，在不同的行業，不同的領域中，信息技術的應用已經非常廣泛。當然，檔案管理工作也要與時俱進，跟上時代進步的腳步，積極合理運用信息技術進行管理工作。信息技術強大的優點，給工作帶來了許多方便。

但是，在許多事業單位中，并沒有意識到信息技術的好處，或者是，已經注意到了，但是沒有改進的勇氣，不敢去變，檔案管理工作的模式依然遵循傳統，一成不變，這樣，顯然對檔案管理工作的發展不利。

三、檔案管理工作優化辦法

（一）重視檔案管理工作

想要徹底改變檔案管理工作中諸多的問題，事業單位首要的任務就是重視檔案管理工作。切實改變檔案管理工作的辦公環境，以使管理工作順利進行，同時，事業單位各級領導對檔案管理工作的重視程度要提高，事業單位各個部門都要積極地配合檔案管理部門工作，只有這樣，才可以使檔案管理工作平穩的推進。

（二）提高檔案管理工作人員綜合素質

提高檔案管理工作人員綜合素質，事業單位要定期對工作人員進行培訓，以增強它們的專業技能水平，樹立積極地工作態度，提高他們的工作責任心，讓工作人員意識到檔案管理工作的重要性。同時，事業單位還要對檔案管理部門制定相應的制度，比如當員工要離職時，要積極地進行工作交接，并且還要知道如何聯系對方，當出現問題時，可以第一時間找到他，這樣可以使檔案管理工作失誤率降低。

（三）善用先進的信息技術

計算機網絡技術在我國各個單位的應用已經非常廣泛，檔案管理工作一定不能落后，要積極地適應現代工作的發展要求，采用信息化、科技化的手段進行檔案管理工作。

事業單位要善用計算機網絡技術傳遞信息，表述信息，提高檔案管理的有效性。充分運用現代設備進行工作，比如，掃描儀，打印機、監控設備等，對檔案資料實時監控，實時管理，運用計算機網絡技術及時、正確的為社會提供檔案信息方面的服務。

（四）重視檔案管理保密性和安全性

檔案屬于機密性的文件，并不是所有人都可以查閱的，這就要求各級事業單位要重視檔案管理工作的保密性以及檔案管理的安全性。各級事業單位可以采取以下措施：首先，嚴格控制無關人員進入檔案存放庫房，一切人員需憑證明入內，各級事業單位需配備專人對庫房進行看管；其次，庫房管理人員還要定期對庫房進行安全性檢查，防止不安全現象發生。總之一句話，檔案管理安全不容忽視，各級事業單位要時刻做好準備，將不利因素統統排除。

綜上所述，事業單位檔案管理工作絕不是一件簡單的工作，相反的，檔案管理工作復雜而且責任重大。各級事業單位必須對檔案管理工作足夠重視，當發現問題時，與檔案管理部門一起，認真研究，努力解決，只有這樣，才可以使檔案管理工作順利進行，才可以使各級事業單位的工作效率快速提高。

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