施工企業基層項目無紙化辦公初探

洪素容

摘 要：結合在工程局基層施工單位辦公室工作的經歷，初探基層項目辦公室無紙化辦公的變化過程。

關鍵詞：施工企業；基層項目；無紙化辦公

記得剛上班時，我們辦公室主任老是形象比喻在他上班工作方式：“剪貼抄寫，跑斷腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技術的訊猛發展和廣泛應用，已經完全顛覆了基層辦公室人員當初對工作的印象，我們通過信息系統的應用，使辦公室方式發生翻天覆地的變化。辦公室大部分業務通過信息系統實現，基層項目剛上場辦公室立即申請OA帳戶（OA全稱：Office Automation System）、建立電子郵箱、QQ群、微信平臺。個別各部室根據部室需要建立定制內部信息平臺。現在各類業務信息系統，已成為基層項目辦公人員工作中不可或缺的工具和助手。無紙化辦公、遠程辦公、即時即辦等等，各種各樣的現代化辦公方式層出不窮，為辦公工作帶來前所未有的方便。

一、基層無紙化辦公的概論

所謂基層無紙化辦公室是指，基層單位基于完善的辦公室自動化系統，利用網絡實現項目與上級單位，項目各部室、領導與部員、部員與部員之間的信息傳遞以及業務溝通，從而達到高效辦公。

二、基層無紙化辦公的優點

以往，施工企業基層項目行政管理部室每次制定新的管理辦法、實施細則、指導意見以及通知，都要印刷大量的紙質文件，分發到項目領導、各部室、下屬單位。無疑，這種信息發布方式既繁重落后又浪費人力、財力、物力，不能適應目前項目快節奏、高效率的要求。無紙辦公方式可以節約大量的人力、財力、物力，節省信息傳達時間，更具有提高辦公效率、規范辦公流程、便于信息保存與查詢的優點。

（一）簡化辦公流程

通過無紙化辦公，使用OA系統建立緊密、協調、高效、安全的管理機制。基層項目文件的擬文、發文、辦文流程以及業主、地方政府、集團公司來文的傳閱，可以直接在OA系統中的各模塊進行辦公。項目辦公室文員可根據文件內容，進行選擇呈閱方式直接辦公。簡化了行政流程，節約了時間。同時，使大家養成了及時查閱文件和辦公室文件的良好習慣。

（二）提高工作效率

無紙化辦公具有傳輸速度快、傳播面廣、信息能夠同時到達多個終端，不受時間地點的限制等功能和特點。特別是隨著電腦軟硬件的持續升級、WIFI無線網絡的普及及手機帶寬的持續擴容，通過手機、平板電腦實現隨時隨地的辦公，尤其是因在外出差的領導、施工現場技術人員或因工作需要不在辦公室辦公的協調人員不需要等待當面批示、讀閱。通過各種信息平臺將項目文件、通知、公告存放于平臺上，只要有網絡環境就可通過信息平臺進批示和閱知。避免了因不同文件需不同執行人員不在辦公室而出現的一次次無功而返，一天天的等待，一回回的催問現象。實質上的節約了時間，提高了工作效率。

（三）降低辦公成本

以基層項目辦公室為例，作為下發文件的部室，從來文擬辦開始，到下發的文件，需要耗費大量的紙張和印刷材料。特別是基層項目剛上場，各項管理辦法的印發，管理辦法必須發至項目各位領導、各部室、各分部、各施工隊。耗費的紙張、墨粉以整箱、整件為單位，浪費有限資源很大。自從使用信息平臺OA系統后，發文、收文、批閱等所有步驟完全通過無紙化辦公來實現，以月計算，紙張和印刷材料的使用率大幅度減少，不但節省了能源，降低了辦公成本，還提高經濟效率。

（四）便于信息檢索

在手工辦公的情況下，文件的查閱存在非常大的難度。使用OA系統辦理過的文件，通過條件查詢。例如流水號、工作名稱、辦理范圍、流程辦閱時間等，很夠快速、便捷的查詢到文件。同時，還可以在此平臺上閱讀集團公司的其它信息。例：企業新聞、在建項目工程進展、招標、中標信息以及在文件柜查詢集團公司各部室下發的文件資料。

三、基層無紙化辦公面臨的挑戰

（一）基層領導重視是前提

信息化對于施工企業基層是一場傳統管理模式、管理理念的根本性變革，是一項系統工程，沒有項目“一把手”或是項目其它領導班子成員的認可和參與，難以運行和有效的實施。因基層單位有部分領導或是部室負責人是90時年代的老同志，還是習慣于紙質辦公。這就需要項目年輕領導的高度重視和大力支持，基層項目全體人員對信息化建設的認識不斷提高，并積極參與或制定考核辦法強制執行，有效推動基層信息化無紙辦公。

（二）全體員工參與是基礎

在基層項目信息化初期，大家有一種模糊認識：信息化是個別職能部門的事、是年輕人的事，對自己無關緊要。信息化的使用若是停留在某一個角落、一個部室或是某個人，那將失去信息化的真正的優勢和實際效應。必須全員參與、全員使用，才能適應如今基層項目的快節奏、高效益。

（三）齊配軟硬件設備是關健

電腦的配置、有線網絡的流量值、無線網絡的覆蓋是前提。軟硬件設施的升級是保障。標準化、規范化是基層信息化建設是關健。不乏現在基層項目還有些單位電腦配置的不夠足，網絡的覆蓋面不廣，更無從談信息化的使用了。只有解決了軟硬件設備、網絡的覆蓋，基層信息化才有生命力、持久性。

（四）加強專項培訓是保障

基層信息化平臺建好了，不等于信息水平就提高了，能否持續有效地發揮信息系統的應有功能，基層項目辦公人員對信息化的掌握水平，直接決定著信息化在此項目的推廣面。為增強全員信息化意識和能力，必須加強專項培訓。首先集中基層項目全體人員宣傳講解信息化帶來的巨大便利，轉變以前的傳統觀念。再挑選各部室綜合素質高、熟悉計算機應用、協作能力強的人員，先對部分人進行一對一的培訓，通過的培訓人員再對各部室進行再傳授，循序漸進帶動基層項目其它人員執行信息化系統的使用。從而真正實現網絡化、無紙化查詢、辦公，節約辦公資源，規范制度流程，提高工作效率，取得較好的基層項目經濟效益。更為基層辦公人員通過信息化平臺，輕點鼠標就能完成系列文件的流轉、信息的傳遞、業務的交流、事項的審批，在忙碌工作中快樂享受現代信息技術為基層人員工作帶來的巨大便利。