EXCEL表格中數據處理技巧分析

匡春香

摘 要 隨著科學技術的不斷進步，各種高效率的辦公軟件也隨之誕生，Excel就是其中的一種，因其能夠對數據進行精準、快速的統計與處理，已經成為自動化辦公模式中的關鍵。它的使用范圍極廣，可以用于管理與統計財經方面，也可以用在教育等方面。通過Excel的輔助，使用者可以對需要處理的信息進行全面的了解，并能獲得表格自動對數據的分析結果。因此，Excel可以說是人們日常工作中的“得力助手”，值得我們對其數據處理的技巧進行全面的了解和研究。

關鍵詞 Excel 數據處理 函數 平均數

Excel這種軟件是以表格的形式對數據進行統計、管理以及分析的，使用者需要對表格進行操作才能得到自己想要得到的數據，而這張表格也被稱為“工作表”。想要在辦公時將Excel表格的優勢與功能充分發揮出來，提高對數據計算、處理的準確性和效率，就需要對其使用的技巧進行全面的了解。本文將對Excel表格中的五項數據處理技巧分別展開論述，以供各位使用者進行參考。

一、處理試驗數據函數的技巧

在Excel表格中函數基本分為十一種，有五種經常在試驗數據處理時使用，第一種就是統計函數，在統計和分析數據區域時經常使用這種函數；第二種是三角和數學函數，使用者只需通過一些簡單的編程操作就能完成基本計算；第三種是邏輯函數，主要用于數據真假的判定；第四種是引用與查找函數，通常對數據清單或者表格中的數值或單元格進行查找和引用時會使用這一種；最后一種是信息函數，使用這種函數能夠準確得知固定單元格中數據值的種類，便于使用者進行分類和操作。

二、處理平均指標的技巧

使用Excel計算平均指標的情況一般分為兩種，一種是求較為簡單的平均數值，像想要得到全公司員工的平均年齡，首先就要將實地收集的所有數值都輸入到表格中的一列內，并使用鼠標選中全列。之后點選該軟件中的公式選項，進而得到年齡的平均數值；另一種是求加權平均數值，這種計算相對較為復雜，在計算時要先選擇一個單元格并輸入公式，然后再劃定待算數值的表格區域，并對每一組的總數進行計算，得出結果。此時，只需對這些結果所在的單元格進行點選，再輸入公式進行計算即可得到需要的數值。

三、處理多數據刪除的技巧

由于數據的輸入基本都是以人工為主，難免會發生數據出現信息輸入重復、錯誤以及遺漏的問題，這時需要對數據進行刪除或者修改的操作。這里筆者將介紹信息刪除的方式。在Excel中，刪除操作主要有直接刪除以及批量刪除兩種方式，只有少量數據需要處理時只需通過人工對單元格進行直接刪除的操作；當遇到需要操作處理的信息量過大時，則要使用批量刪除的方式進行處理。首先，操作者要選擇一個號碼，并選擇“升序”選項對數據進行排列；其次，要在數據的下一列單元格內輸入=IF（A2=A3，1，0）這一公式，這樣輸入的數據中一旦出現重復的情況就會在數據的后列單元格內出現1這個數字，沒有重復的數據則會顯示0這個數字，這時使用者就能夠很輕松地將重復的數據進行刪除了。

四、處理數據對比分析技巧

（一）描述數據對比分析方式

在使用描述數據對比分析的方法時，操作者要對Excel表格中的一個單元格利用鼠標左鍵單擊進行選中，再選擇工具欄中的數據分析選項。同時，鼠標右鍵雙擊選中需要進行對比分析的描述數據，這時會自動彈出描述數據對比分析這一對話框。其中包括數據輸入以及數據分組兩項，操作者需要在數據輸入處添加將要進行分析的數據單元格，而當輸入的單元格需要以行或列的方式來進行區分時，操作者則要使用鼠標單擊行或者列，在數據分組中會形成相應的數據標識。當建立新Excel表時，單擊鼠標左鍵，就能在表格中建立新的Excel表。同時，會在新表中的左數第一單元格中將數據的最終結果顯現出來。出于工作需要或者是避免表格混淆，操作者可以為新表格設定名字，只需要在表格右側編輯框內加入自己設計的名字即可。

（二）頻數表和直方圖的處理

為了提高數據對比的效率，簡便操作流程，操作者可以對數據分布的區域進行自定義，并使用頻數表以及直方圖對數據進行整理，具體操作程序為：頻數表。要將原始數據表格復制到一個新表格內，并在新表格中的第二列第一行的單元格中添加組距進行標注。同時，將最小值填入第二列第二行的單元格內，將最大值填入第二列第三行的單元格之中，并單擊這兩行將其移動到自己選定的區間中右下角一直到第二列最后有數值的單元格之內。這樣的操作方式能夠有效簡化單元格計算的操作程序，提高對數據的計算效率。直方圖。在進行這項操作時，首先，操作者要點擊工具欄里數據分析中的選項，在彈出的工具欄中選擇直方圖這一選項，并在彈出的直方圖對話框內將需要分析、整理的數據范圍添加到其中。再將標志性的數據挑選出來，之后將數據范圍導出。同時，在這種樣式之下進行表格下拉導出自己選中的圖表，點擊“確定”按鈕就能夠在Excel表格中自動顯示出最終的計算結果。除此之外，也可以雙擊圖表按照自己的需要對其進行修改，從而使圖表更加清晰、易于理解。

五、在PPT中運用Excel的技巧

在自動化操作軟件中，PPT與Excel的使用頻率都相對較高，而且如果PPT有需要圖表以及數據表才能表達的內容時，制作者就會將Excel添加到其中，便于觀看者進行理解。但添加的方式需要一定的技巧，如果直接復制就會使表格中的數據不能正常顯示。制作者需要進行反復的調整才能使其恢復正常數值，整個操作過程較為煩瑣，耗費時間。因此，不可直接將Excel表格復制到PPT之中，而應在菜單欄中點擊插入選項，并選擇子菜單中插隊對象這一操作指令，將Excel表格加入到幻燈片之中，并根據自己的演講需求修改表格中的數據或者圖像，而系統將自動進行調整，效率極高。

六、結語

Excel的功能極為強大，只要操作得當，該軟件就能自動分析和統計表格中的數值，極大地提升了人們的工作效率。因此，人們想要對數據進行高效的統計和整理，就需要全面地掌握Excel的操作技巧，并要對每一技巧進行反復的練習，直至熟練掌握，這樣才能在使用時將Excel的優勢充分發揮出來，對數據進行準確的分析。希望本文對Excel表格五項數據處理技巧的介紹和分析，能夠為使用者帶來一定的幫助。

（作者單位為衡陽技師學院）

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