關(guān)于城建檔案的管理和利用

陳曉旭

摘 要 城建檔案是城市文化沿革，人類文明發(fā)展過程的記錄。新時期下的城建檔案要進(jìn)一步促進(jìn)城市的發(fā)展，更大地發(fā)揮其應(yīng)有作用就必須加強(qiáng)檔案的收集和整理工作，就要采用科學(xué)的保管方法進(jìn)行保管。同時強(qiáng)化檔案管理人才隊伍建設(shè)，提高檔案信息的利用價值。

關(guān)鍵詞 城建檔案 收集整理 科學(xué)保管 強(qiáng)化管理 提高價值

隨著我國城市建設(shè)的不斷發(fā)展，在城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生了大量的城建檔案，這些檔案是城市文化沿革，人類文明發(fā)展過程的記錄。建國后，我國就開始城建檔案的收集整理工作，目前已在全國形成城建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，且初具現(xiàn)代化規(guī)模。在城市經(jīng)濟(jì)、社會文化和城市建設(shè)中發(fā)揮了一定的作用，成為美麗城市不可缺少的一部分。但是不可否認(rèn)，我國的城市建設(shè)檔案工作在全國范圍內(nèi)發(fā)展還很不平衡，有的地方對城建檔案工作還沒有引起足夠的重視，存在著城建檔案散失在外、保管不全、沒有真實記錄、開發(fā)利用不充分等現(xiàn)象，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。那城建檔案怎樣才會進(jìn)一步促進(jìn)城市的發(fā)展，在不斷美化城市的工程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用呢？

一、要加強(qiáng)檔案的收集和整理工作

目前，各地檔案館普遍存在的問題是館藏內(nèi)容不豐富、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理。因此，城建檔案館要加強(qiáng)經(jīng)常性的接收檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，及時幫助建設(shè)施工單位整理資料，積極上門收取檔案，防止檔案資料的散失、殘缺不齊。經(jīng)常與建設(shè)施工系統(tǒng)單位、主管部門溝通關(guān)系，掌握市政施工、建筑的動態(tài)，將建筑規(guī)劃檔案、市政工程檔案等及時接收到檔案館存檔。疏通建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)檔案收集渠道，使檔案的收集做到全面、系統(tǒng)、完整。隨著到位的服務(wù)措施，暢通的收集渠道，完善的收集方法，檔案資料將會大幅增加，這時就要注重梳理、精選，做到既全面又突出重點，講究收集的檔案的質(zhì)量。

二、要采用科學(xué)的保管方法

首先，要做好立卷和編號。對工程設(shè)計檔案通常按“性質(zhì)——工程項目”分類法進(jìn)行分類，其立卷與編號要與分類科目體系相對應(yīng)，規(guī)劃設(shè)計檔案最好能按歸檔年代立卷，每輪規(guī)劃按年代順序排列，對其案卷編號固定不變，即在一個案卷號下按年代順序排列多卷檔案，有利于調(diào)閱時對比，提高其利用價值。

其次，要注意保管方法。為了更大限度地延長檔案的壽命，同時又便于提取利用，最好單獨(dú)保管工程圖紙，即把工程圖紙從文書檔案中分離出來，按照全宗、目錄、案卷的先后順序分門別類編制目錄，另設(shè)庫房空間進(jìn)行存放。具體的保管方法有兩種：平攤式和卷筒式。平攤式保管就是將工程圖紙整張攤開平放，每張圖紙編寫一個順序號，并按順序號編制目錄即可。卷筒式保管就是將圖紙一張或幾張卷起存放，在編制目錄時，首先按照順序編寫一個“卷號”或“份號”，每卷（份）中再依次編寫張?zhí)枺缓缶幹颇夸浺员悴榭肌Ｓ袟l件的最好實行電算化保管，將資料信息、規(guī)劃圖紙等輸入電腦，查閱時從電腦中提取。

三、要強(qiáng)化檔案管理人才隊伍建設(shè)

目前，檔案管理干部和專業(yè)技術(shù)人員，離工作的實際需要和事業(yè)飛速發(fā)展的形勢，尚有較大的距離，要使我們的檔案事業(yè)跟上時代潮流迅速發(fā)展的大形勢，就必須高度重視檔案人才的培訓(xùn)工作。

首先，要認(rèn)真抓好檔案知識培訓(xùn)工作，特別是檔案高等學(xué)歷教育。

其次，要高度重視繼續(xù)教育。

最后，要把崗位培訓(xùn)放到重要位置。崗位培訓(xùn)是提高檔案干部政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要形式和手段，開展崗位培訓(xùn)的形式應(yīng)該多種多樣，不拘一格，主要可以采用如下方式：短期單科培訓(xùn)、業(yè)務(wù)講座、專題培訓(xùn)、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等。

四、要提高檔案信息的利用價值

事實上，檔案保管的最終目的是為了提供給相關(guān)人員以便利用，為了給城市的發(fā)展和人們的生活提供更多的便利和參考，要建立信息網(wǎng)絡(luò)，加快城建檔案利用工作的步伐。任何信息都有一個共同的特性，即傳輸性。傳輸渠道越多越暢通，檔案信息越能得到社會的廣泛利用。因此，加強(qiáng)城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立規(guī)范的城建檔案目錄中心就顯得尤為重要。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)目錄中心，可以使城建檔案館各部門的各級管理人員及時掌握管內(nèi)工作信息和城建檔案管理信息及相關(guān)的基本情況信息，從而實現(xiàn)對城建檔案館的各項工作和城建檔案信息進(jìn)行有效的管理。進(jìn)而對城建檔案館工作進(jìn)行輔助預(yù)測和決策，及時為城市建設(shè)活動提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)。通過建立“城建檔案信息咨詢交流網(wǎng)絡(luò)”的方法，將城建檔案骨干單位聯(lián)系起來，通過網(wǎng)絡(luò)小組之間、網(wǎng)絡(luò)小組內(nèi)部各成員之間定期或不定期的交流活動，加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系和信息交流，推動城建檔案的利用工作。

（作者單位為煙臺開發(fā)區(qū)住房和建設(shè)管理局）