城建檔案電子信息化管理研究

文/中山市城鄉規劃局火炬開發區分局 梁麗堅

城建檔案電子信息化管理研究

文/中山市城鄉規劃局火炬開發區分局 梁麗堅

本文從城建檔案管理中存在的問題分析入手，并詳細闡述了城建檔案電子信息化管理對策，旨在其能推動當代城建部門檔案管理模式的進一步創新與發展。

城建；信息化；電子管理

隨著現代化科學技術的不斷發展，檔案電子信息化管理模式逐漸引起了人們的關注，因而在此背景下當代城建部門在發展的過程中應注重將其落實到實踐管理中，完善檔案信息管理形式，凸顯信息時代檔案管理優勢，提升電子檔案信息安全。以下就是對城建電子信息化管理的詳細闡述，望其能為當代城建部門的健康穩定發展提供有利的文字參考，并帶動其在發展過程中能培養更多專業化檔案管理人員。

一、城建檔案管理中存在的問題

就當前的現狀來看，城建檔案管理中存在的問題主要體現在以下幾個方面：第一，城建檔案管理建設重視度不足，即領導階層在實施管理工作的過程中未意識到檔案管理的重要性，繼而導致城建檔案管理在實施的過程中逐漸凸顯出投入不足及制度不完善等問題，最終影響到了檔案管理工作的服務水平；第二，管理水平較為落后也是城建檔案管理中凸顯出的主要問題，而此問題發生的原因主要歸咎于技術層面的落后，從而致使信息查詢及歸納等環節受到一定限制，無法有效發揮其功效。

二、城建檔案電子信息化管理對策

（一）建設信息查詢系統。在城建檔案電子信息化管理中建設信息查詢系統是非常必要的，對于此，首先要求城建部門在發展的過程中應通過信息整合的方式總結出檔案管理中存在的問題，繼而在此基礎上構建相應的操作平臺，并確保操作平臺能與資料庫形成一定聯系，繼而便于用戶在對信息查詢系統進行操控的過程中可及時獲取自身所需信息。其次，由于信息查詢系統的構建對城建部門軟件開發水平提出了更高的要求，因而在此背景下為了提升軟件開發質量，要求城建部門應注重與專業軟件開發公司間的合作，同時依據本單位檔案電子信息化管理現狀引進相應的成熟軟件，最終滿足檔案信息查詢需求。此外，在信息查詢系統建設的基礎上保障系統信息的動態更新也是非常必要的，為此，應提高對其的重視度。

（二）提升管理人員綜合素質。管理人員綜合素質在一定程度上決定著城建檔案電子信息化管理工作的實施成效，因而在此背景下各單位在發展的過程中應注重對專業化人才的培養，且應以高薪招聘的方式引進個人素質高且責任心強的管理人員，繼而為電子信息化管理工作的開展提供有利的基礎條件。此外，定期安排管理人員參加專業化的培訓項目也是非常必要的，有助于管理人員在培訓過程中掌握到現代科技知識及電子技術，并將其應用于實踐工作環節中，提升整體檔案電子信息化管理水平。另外，由于檔案電子信息化管理工作的實施對管理人員知識掌握水平提出了更高的要求，為此，管理人員在原有知識的基礎上應注重及時更新自身對相關知識的學習，達到良好的檔案信息管理狀態。

（三）構建網絡管理體系。構建網絡管理體系是城建檔案電子信息化管理工作實施的有效途徑之一，對于此，要求城建單位在發展過程中應結合管理權限，并基于逐層逐級的基礎上構建城建檔案局域網，繼而由此緩解城建管理權劃分中存在的問題。此外，在檔案局域網構建的基礎上應確保局域網間的有效連接，繼而形成網絡化管理模式，最終保障檔案信息管理工作的有序開展。同時，網絡化管理體系的構建亦有助于用戶透過網絡平臺隨時查閱自身所需的檔案資料，為此，城建單位在發展的過程中應提高對網絡管理體系的重視程度，且將其納入到創新計劃中，提升檔案信息的整體利用效率。另外，在網絡管理體系構建的基礎上倡導市館、縣館、部門檔案室三級聯網目標的實現也是至關重要的，有利于檔案信息價值的發揮，因而應將其落實到實踐管理中。

三、結論

綜上可知，部分城建單位在檔案信息管理過程中仍然存在著技術水平較低等問題，因而在此背景下，要求城建部門在實施檔案信息管理工作的過程中，應注重對網絡等現代化科學技術的引入，且從構建網絡管理體系、提升管理人員綜合素質、建設信息查詢系統等途徑入手，營造一個良好的檔案信息管理環境，提升檔案信息的整體利用效率，推動城建部門管理工作朝著更為健康穩定的方向發展。

[1]賴宇凌.信息化新時代對于城建檔案電子化的思考[J].辦公室業務，2014，34（23）：71-72.