“郵件合并”功能在人力資源信息管理工作中的應(yīng)用
——以培訓(xùn)管理為例

文/四川郵電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐燕

“郵件合并”功能在人力資源信息管理工作中的應(yīng)用
——以培訓(xùn)管理為例

文/四川郵電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐燕

OFFICE的“郵件合并”功能能充分發(fā)揮Excel的數(shù)據(jù)管理和Word的排版編輯功能，筆者以培訓(xùn)管理為例，系統(tǒng)闡述了郵件合并功能在人力資源管理工作中的應(yīng)用，希望能給予同行們參考借鑒，從而有效提高工作效率和辦公自動(dòng)化水平。

郵件合并；人力資源管理；應(yīng)用

人力資源信息記錄著員工的學(xué)習(xí)、工作、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、職務(wù)職稱等個(gè)人經(jīng)歷，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱職務(wù)晉升、辦理社保等方面都起著非常重要的作用。由于與員工的切身利益密切相關(guān)，因此對(duì)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性要求高。

筆者通過大量摸索和實(shí)踐，認(rèn)為OFFICE的“郵件合并”功能能夠充分發(fā)揮Excel的數(shù)據(jù)管理和Word的排版編輯功能，能有效提升人力資源管理工作的效率，具有較強(qiáng)的實(shí)用性，現(xiàn)作具體探討。

一、“郵件合并”功能介紹

郵件合并綜合了Excel的數(shù)據(jù)管理和Word的排版編輯功能，其中Word文檔是主文檔，Excel文檔是數(shù)據(jù)庫(kù)文檔。在Word文檔中，可以根據(jù)需要進(jìn)行排版設(shè)計(jì)；在Excel文檔中，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將相同類型不同信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。最后，通過郵件合并將兩個(gè)文檔關(guān)聯(lián)在一起，在word文檔里插入變化的信息；如果數(shù)據(jù)有變化，則只需要修改Excel的數(shù)據(jù)，Word文檔就會(huì)同步變化。

二、“郵件合并”功能在人力資源管理工作中的應(yīng)用領(lǐng)域

人力資源管理工作中，凡事需要以一條記錄一條記錄進(jìn)行呈現(xiàn)，而記錄信息需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)變更和統(tǒng)計(jì)分析的情況，都可以用郵件合并的功能進(jìn)行管理，至少可以在以下領(lǐng)域中應(yīng)用：人員招聘、勞動(dòng)合同管理、培訓(xùn)管理、人員信息管理、批量打印收入信息、各類榮譽(yù)證書管理等。

三、“郵件合并”功能在人力資源管理工作中的應(yīng)用舉例

以培訓(xùn)管理為例：為加強(qiáng)關(guān)鍵崗位員工隊(duì)伍的穩(wěn)定性，減少受訓(xùn)員工離職給用人單位造成的損失，《勞動(dòng)合同法》賦予用人單位與受訓(xùn)員工簽訂培訓(xùn)合同的權(quán)利，如果受訓(xùn)員工主動(dòng)離職，則需要根據(jù)培訓(xùn)合同的約定進(jìn)行賠償。

因此培訓(xùn)合同的簽訂必須及時(shí)，培訓(xùn)信息的記錄必須準(zhǔn)確，“郵件合并”功能恰好能幫助人力資源工作者做好這項(xiàng)工作，具體操作如下：

（一）需求分析。1.培訓(xùn)合同。 培訓(xùn)合同文本中，合同類型、違約規(guī)定、免責(zé)條款、爭(zhēng)議處理、合同份數(shù)及持有方式等內(nèi)容是根據(jù)各單位培訓(xùn)管理辦法統(tǒng)一確定的，是固化了的內(nèi)

容，所以是常量部分。簽訂合同雙方名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)舉辦方、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)服務(wù)期、約定的其他事項(xiàng)、培訓(xùn)合同簽訂時(shí)間等內(nèi)容需要根據(jù)每一次培訓(xùn)的實(shí)際情況進(jìn)行變化，所以是變量部分。2.培訓(xùn)信息記錄。為便于培訓(xùn)信息統(tǒng)計(jì)與分析，需根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)記錄培訓(xùn)編號(hào)、參培人、所在部門、培訓(xùn)名稱、舉辦單位、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)起始時(shí)間、培訓(xùn)終止時(shí)間、培訓(xùn)天數(shù)、培訓(xùn)費(fèi)、合同簽訂情況、服務(wù)期限、服務(wù)開始時(shí)間、服務(wù)截止時(shí)間、其他事項(xiàng)等信息。

（二）設(shè)計(jì)word主文檔。新建一個(gè)Word文檔，命名為《培訓(xùn)合同模板》。編輯培訓(xùn)合同內(nèi)容并進(jìn)行排版，常量部分用文字表示，變量部分用空格表示。如圖1所示：

甲方：××××公司 乙方：甲方同意乙方參加培訓(xùn)，經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂本合同。第一條 培訓(xùn)時(shí)間及經(jīng)費(fèi)：本項(xiàng)培訓(xùn)于 至 由舉辦，根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以報(bào)銷的培訓(xùn)費(fèi)共計(jì) 元人民幣（大寫： ）。

第二條 ……

（三）建立Excel數(shù)據(jù)庫(kù)。培訓(xùn)合同文本中的變量是字段相同、內(nèi)容不同、隨著時(shí)間推移而記錄不斷增加的數(shù)據(jù)；培訓(xùn)信息記錄是包含培訓(xùn)合同變量，且會(huì)根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析需要而設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

圖2 培訓(xùn)記錄樣本

新建一個(gè)Excel文檔，命名為《培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表》。在工作表1的第一行的單元格依次輸入培訓(xùn)編號(hào)、參培人、所在部門、培訓(xùn)名稱、舉辦單位、培訓(xùn)地點(diǎn)、起始時(shí)間、終止時(shí)間、培訓(xùn)天數(shù)、培訓(xùn)費(fèi)、合同簽訂情況、服務(wù)期限、服務(wù)開始時(shí)間、服務(wù)截止時(shí)間、其他事項(xiàng)，作為字段名稱；從工作表的第二行起，均為具體的培訓(xùn)記錄。如圖2所示：

（四）建立文檔關(guān)聯(lián)。以上工作完成后，就可以將新建的兩個(gè)文檔進(jìn)行關(guān)聯(lián)。打開《培訓(xùn)合同模板》Word文檔，選擇“郵件”選項(xiàng)卡，如圖3所示。

圖3 建立文檔關(guān)聯(lián)

依次點(diǎn)擊“選擇收件人——使用現(xiàn)有列表”，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，找到并點(diǎn)擊剛才建立的Excel文檔《培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表》，這樣兩個(gè)文檔之間就建立了關(guān)聯(lián)。

下面將進(jìn)行數(shù)據(jù)的匹配：將光標(biāo)定位到Word文檔里的乙方的空白處，依次點(diǎn)擊“插入合并域——參培人”；將光標(biāo)定位到需要填入的培訓(xùn)名稱的空白處，依次點(diǎn)擊“插入合并域——培訓(xùn)名稱”，依次類推。

（五）生成培訓(xùn)合同。所有數(shù)據(jù)域都匹配完成后，點(diǎn)擊“完成并合并——編輯單個(gè)文檔”,這時(shí)會(huì)生成一個(gè)新的word文檔，新文檔的內(nèi)容即生成的培訓(xùn)合同。

（六）培訓(xùn)數(shù)據(jù)變更。日常工作中，我們需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)培訓(xùn)信息進(jìn)行修改或添加，只需在EXCEL文檔里操作并保存，然后打開已經(jīng)編輯好的word文檔，輸入新增或修改的培訓(xùn)記錄號(hào)，合并生成新的培訓(xùn)合同就可以了。

在員工招聘工作中，制作面試通知書時(shí)，可以在Word里設(shè)計(jì)好通知書的模板，將Excel文件中的招聘人員姓名、應(yīng)聘崗位、電子郵件、面試時(shí)間、面試地點(diǎn)、面試要求等動(dòng)態(tài)信息合并到新的文檔中，就可以快速生成面試通知書，并分別發(fā)到各應(yīng)聘者郵箱里。

在合同管理、培訓(xùn)管理、人事檔案管理、工資管理、榮譽(yù)證書管理等項(xiàng)工作的實(shí)踐中，郵件合并功能同樣也得到了大量的應(yīng)用。

需要特別強(qiáng)調(diào)的是：數(shù)據(jù)源是一個(gè)文件，該文件包含在合并文檔各個(gè)副本中不相同的數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)源可以看作表格，每一列對(duì)應(yīng)于一類信息或數(shù)據(jù)字段，例如編號(hào)、姓名、部門、培訓(xùn)內(nèi)容、舉辦單位等。每個(gè)數(shù)據(jù)字段的名稱列在第一行的單元格中，這一行稱為標(biāo)題記錄。每一后續(xù)的行包含一條數(shù)據(jù)記錄，該記錄是相關(guān)信息的完整集合，例如單獨(dú)培訓(xùn)記錄的編號(hào)和姓名。完成合并后，單獨(dú)收件人的信息被映射到主文檔（主文檔:在Word的郵件合并操作中，所含文本和圖形對(duì)合并文檔的每個(gè)版本都相同的文檔。郵件合并功能可以使用的數(shù)據(jù)源類型很多：Excel、Foxpro、Access、Query、等文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，員工流動(dòng)性越來(lái)越大，人員信息變動(dòng)越來(lái)越頻繁。必將帶來(lái)人力資源相關(guān)信息的頻繁變更。為適應(yīng)新形勢(shì)，每一位人力資源從業(yè)者都必須努力提升計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高工作效率。

郵件合并方法簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確性高，適用面廣，值得同行們參考借鑒并學(xué)習(xí)使用。

［1］武新化.Excel2010人力資源管理入門與實(shí)戰(zhàn)體驗(yàn)［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2011.

［2］毛應(yīng)爽.Office辦公軟件同步實(shí)訓(xùn)教程［M］.北京：清華大學(xué)出版社，2010.

［3］史杰. 人力資源管理中數(shù)據(jù)庫(kù)的使用［J］. 無(wú)線互聯(lián)科技，2013（4 ）.

［4］https://support.office.com/zh-CN關(guān)于郵件合并數(shù)據(jù)源.