“互聯網+”模式下的檔案資源共享研究
——以云南財經大學為例

李仕金，何瓦特，石 婷，王璽冰

1.云南財經大學，云南昆明 650221 2.云南大學，云南昆明 650091 3.云南商務信息工程學校，云南昆明 650204

“互聯網+”模式下的檔案資源共享研究
——以云南財經大學為例

李仕金1，何瓦特2，石 婷3，王璽冰3

1.云南財經大學，云南昆明 650221 2.云南大學，云南昆明 650091 3.云南商務信息工程學校，云南昆明 650204

隨著社會的進步與互聯網的發展，將帶動檔案信息服務內容和方式的變化。目前我校檔案管理大多以紙質形式儲存為主，而所謂的檔案管理現代化也只是將大量的檔案信息編制成專題目錄錄入到電腦中。文中通過構建“互聯網+”模式下的檔案管理信息系統并引入手機App終端，有效改善了傳統檔案資料的收集、查詢、修改等功能，并提升了檔案管理人員的服務意識和管理能力。

互聯網+；檔案信息化；檔案云；數字化檔案；檔案App

目前，我校師生如果要對我校檔案加以檢索和使用，需要走復雜的程序，先向檔案館提交申請，經相關部門領導簽字審核后，才可以到檔案館進行查詢，這無疑給檔案需求者和檔案管理者增加了工作難度。其實對于一些我校檔案級別比較低的，應該建立一個統一的檔案信息管理系統，實現檔案的資源共享。針對這一現狀，在“互聯網+”的風口下，我們應當構建“互聯網+”模式下的檔案管理信息系統，這樣方便檔案檢索者的使用和檔案管理者資源的管理。

1 “互聯網+”概述

“互聯網+”（internet plus）一詞是2015年度的高頻熱詞，其最早是由于揚在2012年11月第5屆移動互聯網博覽會中首次提出［1］。2015年3月，騰訊CEO馬化騰向全國兩會提交了關于“互聯網+”的提案，呼吁以“互聯網+”為驅動，鼓勵產業創新，促進跨界融合，普惠民生。同月，李克強總理在兩會報告上首次正式提出“互聯網+”行動計劃，它就是利用互聯網的平臺和信息通信技術，把互聯網和包括傳統行業在內的各行各業結合起來，在新的領域創造一種新的生態［2］，它是一種實實在在的互聯網服務模式。

2 國內外研究現狀

在國外已有了檔案機構與其他機構聯網使用，用計算機進行信息收集、存儲、管理和提供利用的檔案圖書館信息網絡系統，并且已有60多個檔案機構參加了該網絡系統。國內，筆者從中國知網資源總庫、萬方數據資源平臺、維普科技期刊和超星數字圖書館為檢索平臺，將“高校檔案館”“信息化資源共享”等關鍵詞進行結構化組合查閱了相關的文獻資源，通過仔細的分析和閱讀，目前大多局限于檔案、檔案一體化、檔案互聯網環境下面料的挑戰與對策等的理論研究，這些文章僅指出了檔案管理的問題所在，很少有文章探討基于“互聯網+”檔案共建共享思路、模式、標準和技術問題［3］。近年來，檔案館這種傳統獨立的運行方式和管理模式逐漸顯露出它的弊端：檔案資源的零散、零亂、質雜等特點難以符合檔案利用者的集中、系統、優質等需求，更難以實現資源的交流與共享。

3 “互聯網+”檔案信息化的構建

目前各個高校都有一個檔案管理信息系統平臺來實現檔案管理信息化，檔案系統中只是一個專題目錄，通過專題目錄給相關資源一個編碼，然后以附件的形式將檔案資源存在磁盤中，這使得各個高校之間的檔案資源都是一個信息孤島，很難與其他平臺實現共享，且還存在如下問題：現代化管理軟件缺乏統一性；檔案管理基礎工作標準化、規范化不足，系統移植性差；檔案管理的技術標準，組織工作程序未從計算機信息處理技術特點和發展考慮；絕大多數歸檔資料采用磁盤、光盤等現行方法保存；檔案信息管理人員的專業技能水平較低。基于上述幾點，我們需要構建一個“互聯網+”檔案信息化管理系統，主要從以下方面考慮：

1）制定統一的系統標準規范：傳統檔案資源管理系統中，存在多種數據格式。若要實現檔案之間的統一管理，則需要對著錄、標引和組織等數據進行統一標準和規范。

2）數據庫原型的設計：建立統一的檔案管理信息平臺，就需要充分考慮數據庫和數據表的設計，表間字段的聯系，如何能夠讓我校檔案的資源實現共享。

3）功能模塊的劃分：檔案管理信息化不是簡單地將傳統檔案以電子形式進行存儲，分類。而是充分考慮檔案管理者和檔案利用者的用途，例如，主要有檔案查詢申請及批復、檔案信息公告、檔案資料查詢、檔案資料上傳、檔案的修改等。

4）權限的劃分：通過將檔案管理信息系統與目前流行的手機App結合，可以讓不同權限的用戶可以對不同級別的檔案進行不同的操作。一般的游客可以瀏覽、查詢到檔案級別比較低、公開的一些檔案。一些保密級別的檔案用戶可以通過客戶端提交申請，學校檔案管理人員審核通過后，檔案利用者可以找時間到檔案館進行查閱，這大大節約了檔案管理人員和檔案利用者的時間。

5）推薦功能：為檔案管理信息系統增加一個推薦系統，根據檔案使用者在檔案管理信息系統平臺上的歷史行為數據，判斷他的喜好，并因此推薦其他相關活動檔案信息資源供用戶瀏覽和查看。

6）推送功能：推送系統是當前互聯網環境下App終端的一個特色，只要是關注和下載了手機App的用戶，都可以利用檔案管理信息平臺將我校檔案管理的最新動態和特色檔案推送給手機客戶端，這樣極大實現了檔案的轉型發展，改變了傳統檔案的推廣和宣傳問題。

4 “互聯網+”檔案信息化的挑戰

4.1“互聯網+”檔案信息化的數據采集

檔案資源種類繁多，我校檔案館主要有教學檔案、基建檔案、學生成績檔案和活動檔案等，“互聯網+”環境下的檔案就需要有海量的信息資源，供用戶去查詢瀏覽，那么要構建這個海量的信息平臺，就需要有豐富的檔案資源，而且需要源源不斷地供應。而且務必保證這些檔案資源“質”好。傳統的檔案管理是以紙質的形式存儲，而數字化檔案則豐富了檔案的存儲形式：一般有文字、圖形圖像、音頻、視頻等。目前需要充分利用互聯網技術、信息技術建立檔案管理信息系統，把檔案錄入到數據庫中，這不僅利于檔案的歸檔和保管，還可以避免數據和資料的丟失，提高數據的檢索和利用率。

4.2“互聯網+”檔案信息化服務的轉變

“互聯網+”是一種趨勢，要做好”互聯網+”這項工程，我們必須要做好3個方面：一“敢”，二“能”，三“會”。“敢”就是敢于嘗試，有點開拓精神，富于進取創新；“能”就是能做、有東西，它更多強調的是“資質”。“會”就是有手段、講方法，“會”的中心是搞好服務。面對“互聯網+”這個“風口”，紙質檔案下的服務模式顯然已經不適應，然而“互聯網+”講究服務至上，增強”互聯網+”時代的主動性，為我校師生提供優質服務，充分發揮檔案的應有價值，開拓服務項目，開展在線服務，并采用多種手段進行檔案信息傳遞：微博、微信、QQ、App等，最大限度、快速、便捷地服務我校師生，把檔案利用服務提高到一個新的水平。

4.3“互聯網+”檔案信息化安全

當檔案管理遇上”互聯網+”后，信息化安全是我們著手需要解決的問題。我們不僅要做好硬件的維護、加強防病毒工作，而且要做好數據備份，防止檔案管理系統因意外帶來的不可恢復性。除此之外，我們還要加強檔案內部管理體制的建設，提高管理工作人員保密意識，確保檔案管理信息化的安全運行。

5 結論

“互聯網+”檔案管理不是簡單的網絡化，而是結合當今主流的云計算、大數據技術等互聯網新興技術，通過搭建云管理平臺，收集電子檔案的數據，最終利用大數據分析軟件進行決策，方便檔案管理者進行管理的手段。并在依附當前的時代背景下，學校相關工作人員應該再接再厲，做好新機遇下的檔案管理。

［1］馬化騰.“互聯網+”激活更多信息能源［N/OL］.光明日報.

［2］解讀：李克強政府報告中的“互聯網+”是什么［EB/OL］.財經網.

［3］何田.淺談新時期學校檔案管理的創新［J］.出國與就業，2011（2）：71-72.

TP39

A

1674-6708（2016）167-0126-02

云南省哲學社會科學規劃項目（QN2015059）資助。

石婷，云南商務信息工程學校。

李仕金，云南財經大學。何瓦特，云南大學。王璽冰，云南商務信息工程學校。