高校檔案管理信息化建設研究

孫 序

哈爾濱師范大學，黑龍江哈爾濱 150080

高校檔案管理信息化建設研究

孫 序

哈爾濱師范大學，黑龍江哈爾濱 150080

隨著網絡的發展，如今信息化已經融入到我們生活中的方方面面，信息化帶來的高效率辦公已經被各行各業所接受并得到了極大的發展。在當前的網絡環境下，傳統的檔案管理已經不能夠滿足檔案管理發展的需要。

信息化；檔案；管理

高校的檔案是高校在運行中的教學活動、科研活動以及學校管理等方方面面的歷史記錄，使高校在發展的過程得到了真實的記錄。作為信息的“收集者”，高校檔案是促進社會發展的重要資源之一，也是高校在發展過程中不可或缺的一部分，檔案管理水平的高低也是衡量一所高校現代化水平高低的重要組成部分。因此，加強我國高校的檔案管理信息化水平是高校現代化建設的要求。本文通過對當前高校檔案管理信息化建設的現狀進行分析，總結了其存在的部分問題，查閱相關資料，對問題提出幾點解決措施。

高校檔案管理信息化是指高校在進行檔案管理的過程中需要實現檔案從接受檔案到傳遞、存儲檔案，最后提供及使用檔案都通過計算機以及網絡手段將檔案資料進行管理，實現檔案信息一體化的服務過程。2010年4月我國國家檔案局印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，綱要明確了我國當前檔案信息化建設過程中要實現的目標，綱要的印發有力的推動了我國檔案管理工作信息化、數字化的發展，穩定步推進我國檔案信息化進行工作的進程。

1 高校檔案管理信息化建設存在的問題

1.1檔案意識淡薄，管理工作不夠重視

我國高校檔案信息化建設已經初有成效，這大大的提高了高校檔案管理的效率及工作人員的工作強度。但由于對高校信息建設認識的不足以及理性的思考，目前我國高校檔案信息管理存在的問題還較為突出，一些管理人員以及檔案工作人員認為，“檔案工作是一項附屬性工作”，“檔案資料是過去的事情，他只代表過去”。，主要表現有以下3點：1）工作上缺乏創新性，思想陳舊，依然停受傳統的檔案管理工作理念，不敢去實踐；2）在面對大量的數據資料時，不能充分利用信息化來的便捷性，導致工作效率低下，雖然出現輸入錯誤等問題，因此，做了無用功，大在降低了工作效率；3）對高校對檔案信息化建設重要性認識不足，初淺的認為檔案管理工作就是對已經發生的事情進行簡單的記錄，同時保管這些記錄，并不是單位的主要工作，不能給單位帶來實際的好處。

1.2管理技術落后，資金設備不足

這些年以來，高校檔案管理信息化建設已經有了較為顯著的進步，然后，由于當前我國的許多高校由于檔案館的信息化管理工作處于發展的初期，因此，信息化程度偏低，設備較為落后。許多高校學校在建設的進行中忽視了檔案管理環節，用于檔案信息化建設的資金落實不到位，有些資金甚至被挪用，信息化一直沒有實質的進展。

1.3檔案管理人員缺乏專業水平

擁有高素質是檔案管理專業人員是檔案信息化建設的必要條件之一。然而，目前我國高校檔案管理人才的缺乏已經阻礙了高校檔案的健康發展。檔案信息化管理要求要檔案管理工作人員既要擁有計算機管理知識，同時必須具備熟練的檔案管理工作能力，然后當前我國高校大多數工作人員知識結構不合理，懂計算機的員工都是一批新進的工作人員，這部分人員缺乏必要的檔案管理經驗，而且一批傳統檔案管理人員又缺乏必要的計算機知識。其次，當前我國高校的眾多檔案管理人員為非檔案管理專業畢業的專業人員，而是其它專業人員進入檔案管理崗位的，這部分甚至缺乏必要的檔案基礎理論，許多高校將檔案部分間接的就相成接收富余人員的部分，工作人員的專業不對口也是一大制約因素。同時，檔案人員對檔案工作責任心不夠，對保管的資料不熟悉，缺乏全面、系統的掌握，缺乏連續性。

2 完善高校檔案管理信息化建設的措施

2.1強化檔案信息化建設意識

高校檔案信息化建設要求有關人員都需要有信息化建設意識，因此，當前我國高校的管理人員及工作人員都需要除舊迎新，轉變觀念。首先，高校的管理層都需要了解檔案建設對一所高校發展的重要性，明確檔案的信息化建設是時代發展的要求，充分了解檔案建設對高校發展以及對社會發展的重要意義。摒棄傳統思維，進一步認識到檔案信息化建設的重要意義，從而提高檔案信息化建設的積極性和主動性。同時，要加強高校信息化建設的宣傳，結合本校的實際工作的需要，積極推動本校檔案信息化發展。

2.2加大資金設備投入，加快檔案管理信息化

采用信息技術，建立起電子化的檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設的物質保證。1）加大對高校檔案信息化建設的資金投入，改善當前現有的檔案管理設備。設置專項資金，確保信息化建設的資金投入，為高校檔案信息發提供資金支持；2）購入檔案信息化建設所需要的設備，并完善設備管理制度。購入高速掃描儀、光學儀器（OCR）服務器等提高信息化錄入速度、存儲的安全性以及使用的效率；3）通過高校門戶網站積極推進數字檔案館建設和檔案網絡化建設。加快推進高校館（室）藏檔案數字化的進程，建立檔案目錄中心，豐富檔案數據資源儲備，為高校檔案信息化做好后臺數據庫支持，逐步實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。當前隨著網絡技術的發展，在計算機領域已經擁有成熟的檢索技術，如：布爾檢索、截詞檢索、詞位檢索和限定檢索等，因此，高校在檔案信息化建設的進程中要積極應用于聯機數據庫、光盤數據庫和網絡數據庫之中，方便檔案的管理及使用。

2.3加快高素質、專業化檔案管理人員培養

檔案管理人員的素質決定著信息化建設的成敗，高校應積極制定相關政策，從人員培養及業務素質等方面入手，構筑完善人才培養體系，首先，高校應當充分發揮高等院校師資力量雄厚、科研水平高等方面的優勢，培養專業的檔案管理人才，實現檔案管理人員的供需平衡。其次，提高在職檔案管理人員的素質。定期開展專題培訓，提高在職工作人員的專業技能，并組織業務比賽豐富工作人員的文化生活，并能在比賽中提高工作人員的專業技能、優化知識結構提高工作效率，激勵檔案人員不斷提高自身業務水平。

3 結論

隨著網絡的發展，檔案的信息化發展是時代對高校檔案管理提出的要求今天，檔案信息化建設成當今社會發展的必然趨勢，是適應社會的必要之舉。從上述的情況分析來看，我國高校檔案工作尚且處于信息化建設的初級階段，基礎雖好，但前景仍不容我們盲目樂觀。檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，是一項系統工程，內容廣泛，涉及數據的整理、建設、開發利用，相關人才的培養。因此，我們需要充分認識高校檔案管理信息建設的實際意義，同時，應用信息現代化建設提高工作人員的工作效率，減少工作人員的工作強度。

［1］郭紅.高校檔案管理信息化建設略論［J］.蘭臺世界，2008（2）.

［2］王常虹.淺談信息公開條件下的高校檔案管理［J］.中國校外教育，2010（3）：8.

［3］曹玲，黃麗雯，顏祥林.我國高校檔案部門應用社會化媒體的調研分析：以211高校為例［J］.數字與縮微影像，2013（3）：45-48.

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1674-6708（2016）167-0090-01

孫序，哈爾濱師范大學。