基于PMP管理思想的項目管理淺析

董小明

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基于PMP管理思想的項目管理淺析

董小明

摘 要隨著項目管理的發展，各個國家的政府、企業均已認識到項目需要科學的管理，因此將PMP理念運用到項目管理工作中是一個值得研究的課題。本文主要從PMP管理思想理念入手，從五方面闡述了將PMP理念在項目管理工作中的應用，同時重點關注PMBOK Guide對項目過程中的三個基準和涉及基準調整的變更過程的約定。

關鍵詞PMP管理思想 項目管理 項目管理計劃 項目三基準 項目控制

一、什么是PMP

項目管理是第二次世界大戰后期發展起來的重大新管理技術之一，最早起源于美國，后由華羅庚教授在50年代引進中國（由于歷史原因當時成為統籌法和優選法）。隨著項目管理在世界范圍內的不斷完善和發展，項目管理于1999年開始在中國流行，并隨著經濟的快速發展而快速發展。2000年項目管理資格認證制度在中國開展。截至2015年8月，全國已有超過百萬人接受了項目管理的培訓，有超過20萬人參加了PMP認證考試，PMP（Project Management Professional項目管理專業人士）人數已超過9萬。如今PMP認證證書已成為全球最有價值的項目管理職業資格證明。具體來講，PMP有以下幾點含義：

（一）PMP是一種理論體系

管理學中對項目管理的定義是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程。PMP管理思想正是管理學中分化出的一個體系。PMP理論體系的基本管理方法是WBS，WBS是以可交付成果為導向的工作層次分解，定義了項目的全部范圍。PMP理論體系的理論基礎是戴明博士的“PDCA”理論，其核心內容是5大過程組、10大項目管理知識領域和47個子過程。

（二）PMP是一種團隊語言

隨著經濟全球化發展，貿易、工程等項目的跨國家、跨區域管理迅速增加，亟須項目管理團隊語言的全球化、統一化。PMP管理思想就為我們提供了統一的團隊語言。比如項目范圍內的工作分解結構“WBS”；影響項目決策、結果的個人或組織叫“干系人”；行業標準等稱為“事業環境因素”，經驗教訓屬于“組織過程資產”；進行項目績效考核的掙值管理“EVM”；還有估算項目工期的關鍵路徑法“CPM”、項目管理團隊的責任分配矩陣“RAM”等，這些專業語言越來越成為項目管理團隊所必需的團隊語言，應用于和項目干洗人溝通，提高溝通效率。項目的終極目標就是達到干系人滿意，流利、順暢、清晰的溝通是了解和實現干系人需求基本媒介、是項目成功的關鍵。

（三）PMP是一種工具技術

PMP管理思想為我們提供了進行科學項目管理的技術方法，比如展示進度信息的“甘特圖”和“橫道圖”、創建進度模型的“緊前關系繪圖法”、負責規劃、監督、控制質量事宜的七種質量工具Q7、進行活動估算的“三點估算”技術、對已完成工作的進行測量的“掙值技術”等等，這些工具、技術的提出和在項目管理中的應用，使得項目管理人員可以對項目進行定性及定量的分析，以確保項目管理的科學性、高效性和準確性。

二、應用PMP管理思想進行項目管理的主要側重點

應用PMP管理思想進行項目管理通常側重于以下幾個方面：

第一，識別需求。

第二，項目規劃、執行階段處理干系人的各種需要、關注和期望。

第三，在干系人之間建立、維護和開展積極、有效和合作性的溝通。

第四，為滿足項目需求和穿件項目可交付成果而管理干系人。

第五，平衡相互競爭的項目制約因素，包括范圍、質量、進度、預算、資源、風險等。

三、PMP管理思想在項目管理中的應用

PMP思想下的項目管理是通過項目的啟動、規劃、執行、監控和收尾過程組保證項目的完成，這5大過程組不同于項目生命周期，事實上，在一個階段中很有可能會執行全部過程組。下面就以這5大過程組為切入點，分析在項目管理過程中PMP管理思想的具體應用。

圖1 項目管理過程組之間的相互作用注：深色虛線表示過程組之間的關系，淺色表示過程組與外部因素的關系。

圖2 項目三基準

（一）啟動過程組

在啟動過程中，定義項目的初步范圍和落實初步財務資源，識別那些相互作用并影響項目成果的內外部干系人，選定項目經理，形成項目章程和干系人登記冊。注意在本過程中要保證干系人期望與項目目標的一致性，讓干系人明了項目范圍和項目目標，同時讓干系人明白他們在項目和項目階段的參與有助于實現他們的期望。就項目本身而言，啟動過程一般是在更高層面發生的，超出了項目控制的范圍。在項目開始前，可以在更大更高層的組織計劃中記錄高層需求；通過評價備選方案來確定項目可行性，啟動過程組的文件還會明確項目范圍、可交付成果、項目工期以及為進行投資分析的資源預測。這些都為之后的項目管理奠定了最可靠、最一手的項目信息。

（二）規劃過程組

凡事預則立、不預則廢，PMP管理思想注重項目規劃，所有行動要按計劃行事。PMP管理思想認為質量是規劃出來的，而不是做出來的。可見PMP管理思想對規劃過程的重視。因此在規劃過程組中，項目管理者會在此過程中明確項目范圍、優化目標，并為實現目標制定行動方案。

按照PMP管理思想，項目規劃也是具有“漸進明細”的特性，由于項目管理的復雜性，可能需要通過多次反饋分析項目信息，隨著收集和掌握的項目信息和特性的不斷增多，項目就需要進一步規劃，但無論是一次規劃到位，還是多次規劃不斷完善后都會得到規劃過程組的一個重要輸出文件，那就是項目管理計劃。該計劃對項目的范圍、時間、成本、質量、溝通、人力資源、風險、采購和干系人參與等所有方面均做出了規定。

為了保證項目管理計劃能夠適應項目實際情況并確保項目目標的完成，在規劃項目、制定項目管理計劃時，項目管理者應征求重點干系人的意見，同時考慮項目的性質、既定的項目邊界、所需的監控活動及項目所處的環境等。因為項目的終極目標就是達到干系人滿意，進行項目規劃也同樣需要考慮干系人的意見，以便項目管理計劃更符合項目的實際需求。

（三）執行過程組

對于規劃過程組形成的項目管理計劃中，影響項目質量及目標實現的最重要的因素就是項目進度計劃、成本計劃和范圍計劃，這些計劃中確定的進度基準、成本基準和范圍基準我們稱為項目三基準。這三個基準無論哪一個發生變化，都會影響項目質量及既定目標的實現。項目按照既定項目管理計劃執行，三個基準作為約束條件，可以保證項目達到預期質量。

項目管理者要在執行和監控過程中時時進行偏差分析，對于這些執行中的偏差，項目管理者需要仔細分析并制定適當的應對措施。但是如果執行項目過程中疏于管理、缺少監控，有時就會發生進度滯后、成本超支、范圍蔓延等嚴重問題。此時就需要及時進行計劃更新和基準重建，包括變更挺預期的項目工期、變更資源生產率與可用性、采取必要的措施控制項目范圍。

基準輕易是不能變動的，因為基準的變更可能會打破項目原有的穩定，帶來新的風險。比如進度滯后發生時，一般會采取趕工或快速跟進，但趕工所帶來的是成本的增加，快速跟進則可能導致返工和提高風險。范圍蔓延則是指在項目進行期間不期望的需求緩慢增加，使項目失去宏觀把控，導致項目失敗。在項目執行過程中，必須做好項目范圍內的工作，并且只能做項目范圍內的工作。既不能少做，也不能多做。少做了項目目標無法全部實現，多做了又會會浪費資源，產生巨大的機會成本。項目管理者在實際管理項目過程中為防止項目范圍蔓延，需要透徹理解干系人需求、做好WBS工作分解、編制并執行好項目范圍計劃，時時強調完工時間和預算的重要性。

我國的項目管理起步晚，管理知識不強，經常是計劃沒有變化快，項目執行到最后，項目管理計劃幾乎成了一紙空文。隨著項目管理在我國的不斷發展和完善，項目管理者在項目立項之初也會對項目制定周密完善的管理計劃，但在實際執行過程中卻不能按步落實，從而導致項目執行出現各種問題，最后難以達到項目預期目標。這是作為項目管理者必須要注意的，計劃只是我們應用PMP管理思想管理項目的第一步，按計劃執行才是保證項目達到既定目標的手段和方法。因此認真做計劃，還要認真執行計劃，這樣才是把PMP管理思想真正應用于我們的項目管理中。

（四）監控過程組

監控過程組主要是定期或在異常情況出現時對項目績效進行測量和分析，從而識別與項目管理計劃的偏差。主要是指對照項目管理計劃和項目績效測量基準監督正在進行中的項目活動；控制變更，推薦糾正措施和對可能出現的問題提出預防措施。對有些類似于我們平時所說的定期項目梳理，在項目梳理過程中通過對各方的協調和溝通發現問題或風險，以便及時解決和預防。

由此可知，PMP管理思想倡導的監控過程是一個持續的過程，是貫穿整個項目工作的。通過項目監控使得項目團隊得以洞察項目的健康狀態，使項目符合項目管理計劃并向著既定目標實現。

（五）收尾過程組

項目收尾過程是完結所有項目管理活動，正式結束項目或合同責任的過程，當項目收尾完成標志著項目正式結束。

這個過程中項目團隊會獲得客戶或項目發起人對項目的驗收，以正式結束項目。同時項目管理者還需要進行項目評價、將所有相關項目文件進行系統歸檔，作為歷史數據。項目收尾過程還有一個最重要的工作就是更新組織過程資產，對項目開始到項目執行完畢過程中的所有經驗教訓進行總結，以用于之后的項目。這也是項目管理者在一個項目結束后所得到的最寶貴的東西。

四、結語

PMP項目管理思想是一套完整的科學體系，還在不斷發展、逐步完善。PMP項目管理的核心是對項目的啟動初期就進行規劃，并經過周密的規劃、嚴格的執行，最后收尾。同時輔以貫穿始終的監控，并密切關注干系人對項目的影響，所有這些都將作為組織過程資產作為組織以后發展的重要資源。作為我國的項目管理人員不能再摸著石頭過河，應借鑒國外的科學的理念去管理項目，師夷長技為我所用，這也將是我國項目管理以后發展的方向。

參考文獻

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［2］ 杜維.深入探討PMP在中國工程項目管理中的運用［J］.城市建設理論研究，2012（17）.

［3］ 鄭朝群.關于工程項目管理分析研究［J］.房地產導刊，2014（05）.

［4］ 馬鳴暉，廖寧.從PMBOK Guide體系看項目管理［J］.科技咨詢，2013（14）.

作者單位（為中國中元國際工程有限公司）

［作者簡介：董小明（1982—），女，黑龍江雙鴨山人，碩士，中級職稱，研究方向：國際貿易，經濟學。］