知識管理在事業單位檔案管理中的應用

徐韶立

知識管理在事業單位檔案管理中的應用

徐韶立

（江門市城市管理綜合檔案館 廣東江門 529020）

知識管理指的是一種現代管理的理念，現如今，已經被廣泛應用于事業單位檔案管理中，在促進事業單位檔案管理水平方面發揮著十分重要的作用。對此，本文首先對知識管理、檔案管理進行了介紹，然后對知識管理與事業單位檔案管理之間的聯系進行了分析，并且對知識管理在事業單位檔案管理中的具體應用進行了詳細探究，以期促進事業單位檔案管理水平的提高。

事業單位；知識管理；檔案管理

1 引言

事業單位中的檔案管理是國家檔案管理工作中十分重要的組成部分。現如今，計算機技術和信息化技術發展迅速，檔案管理信息化水平越來越高，在這種情況下，加強知識管理在檔案管理中的運用，有利于完善檔案管理，因此對事業單位檔案管理中知識管理的應用進行詳細探究具有十分重要的現實意義。

2 知識管理與檔案管理

2.1 知識管理

知識管理指的是一種全新的現代管理模式，順應當前社會知識經濟發展形勢。在知識管理理念的實際應用中，主要強調突出知識管理在企業發展中的作用，突出企業管理層對知識的創新。知識在企業發展的基本載體就是人才，因此要求在事業單位檔案管理中，突出對于專業人才的培養。在事業單位檔案管理中，知識管理理念的應用主要體現在對于檔案方法的創新方面，通過在檔案管理中引用全新的管理方法，能夠有效提升檔案管理工作的效率，滿足現代化企業管理需要。上文提到，知識管理的關鍵在于人才，因此在事業單位檔案管理知識管理方式的應用中，強調對于人才的培養和儲備，而人才也是企業實現系統化管理和科學化管理的重要依據。

2.2 檔案管理

檔案管理值得是企業以檔案為核心所進行的一系列管理活動，比如設備檔案管理的核心是設備，其管理流程如圖1所示，檔案管理的主要目的是保證檔案信息安全，并且提供檔案調配水平。通常情況下，檔案信息指的是個人或者機關部門在社會活動中所產生的一系列可以用文字、圖像或者其它載體代替的事跡信息的總稱。在檔案資料進行管理中，由于管理基數大、所涉及的信息內容比較多，因此檔案管理難度大，在具體的管理過程中，需要結合多種方式進行綜合管理。

2.3 事業單位檔案管理與知識管理內在關系

圖1 設備檔案管理流程圖

知識管理是一種基于傳統信息管理所存在的基礎缺陷問題所發展而來的、更加完善的信息管理理念，在知識管理中，強調人與人之間的協調和溝通，通過將結構性和非結構性信息與用戶使用信息所具有的狀況規律相聯系，有利于提高檔案管理的專業性和靈活性。檔案管理屬于相關單位、組織與個人在社會活動方面匯總而成的信息資料，檔案的形式有很多種，包括文字、圖表與聲像等等，通過檔案管理，便于對檔案進行查詢和應用。檔案管理屬于知識管理中的一項重要內容，檔案管理的對象本質屬性是知識與信息特性，檔案具有較高的應用價值，可以一種儲存與傳遞運用中的知識形式。知識管理與檔案管理在管理目的方面保持一致，其目的是為社會生活的開展提供有效的信息支持。另外，知識管理和檔案管理的對象具有重疊性特征。知識管理的內容主要集中在檔案與文件管理，因此兩者具有一定管理對象的重合。因此在具體的管理流程與技術上可以達到互相借鑒與相似性，有效的對信息做有效的集中、有序化的管理，從而達到利用價值，其管理中均需要運用數據庫、文本采集、檢索、門戶系統、信息安全與信息推送等相關技術操作。

3 事業單位知識管理應用方法

3.1 檔案管理理念轉變

新時期，為了促進檔案管理工作的發展，必須加強知識創新，并且引入專業人才，同時還需要促進檔案管理人員對于檔案管理認識的轉變，使其明確知識管理的重要性，促進事業單位檔案管理水平的提高。

3.2 創新激勵機制

新時期，社會經濟發展迅速，事業單位在日常管理中必須加強創新，對此，可以采用激勵機制，比如，目標激勵，目標激勵指的是單位在每年年初制定發展計劃，并且在每個月也需要制定指標，如果檔案管理部門完成目標任務，即可給予其一定的獎勵。另外，責任激勵機制也是一種常見的激勵機制，責任激勵機制指的是明確檔案管理中各個工作崗位的工作責任，當檔案管理人員完成相關崗位任務時，需要充分考慮自己是否高效的完成工作職責。除此以外，危機激勵也較為常見，這種激勵在企業人事管理中可以具體體現崗位的末位淘汰制，一年之后，檔案管理崗位的員工是否完成相關的工作任務，是衡量其是否可以繼續擔任相關崗位工作的指標。這些激勵機制可以進一步滿足現代單位發展檔案管理過程中，人力資源分配關系，優化人員積極性的調動。

3.3 現代化技術應用

隨著計算機網絡技術的發展和滲透，各行各業都開始使用這一技術，在管理過程中，需要進一步突出計算機在檔案管理過程中的作用。計算機管理可以實現檔案管理工作量的壓縮，工作效率的提升。同時可以進一步建立電子檔案或者電子目錄，方便檔案查閱工作。這種計算機信息化的檔案管理進一步提高了其保存的質量，當紙質資料出現破損之后，可以調閱相關的電子檔案，同時電子檔案的存儲空間相對比較寬裕。同時進一步拓展了檔案的形式，可以將一些圖片、視頻、音頻資料進行有效保存，這些資料也是可以說明相關人員的歷史問題的一些材料，電子檔案的建立就可以實現這種非紙質資料的有效整理。

3.4 制定基本流程

知識管理的流程包括知識目標、知識鑒別、知識獲取、知識開發、知識共享與傳播、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等目標。在進行事業單位檔案工作前，首先需要明確工作目標，在鑒別知識后，才可以實施管理工作。比如，在獲得知識產品軟件、知識地圖、專家所長、專家經驗等方面，可以通過網絡或者實物進行收集，然后結合實際情況選擇軟件與平臺進行知識評估。

3.5 完善知識管理制度建設

為了保證在事業單位管理中充分利用知識管理辦法，提升檔案管理水平，必須制定嚴格的使用制度。現如今，知識管理應用于事業單位的檔案管理工作中的案例比較少，因此，事業單位首先需要明確知識管理的重要性，在實踐中總結經驗，提出一些試點性質的制度，時刻觀察分析其應用結果，并在總結的過程中不斷改善。

3.6 加大管理投資力度

事業單位檔案管理的重要基礎是成本，為了促進知識管理在事業單位檔案管理中充分發揮作用，并且能夠穩步持續的推行，必須在資金方面給予足夠的支持。對此，檔案管理部門需要對于預算的分析能夠詳明，且能夠控制在單位的承受范圍之內，向財政部門進行及時的上報，在這個過程中要反復推敲，不斷落實跟進資金去處，發現問題，應該及時的匯總上報，從而找到有效的解決辦法。

3.7 提前制定知識管理運用規劃

為了促進知識管理在事業單位檔案管理的過程中的應用，提升檔案管理水平，要對具體的實施過程落實到方案的制定上，明確管理流程。在管理方案中，還需要確保將知識管理應用于檔案管理中的目標，采用有效的的實施策略、管理內容，確定管理范圍。另外，在總的流程中還要有應用技術、平臺、資金等的詳細說明，這樣可以為部門準備工作提供材料，保障知識管理工作的順利開展。

3.8 提高知識管理工作人員綜合素質水平

在事業單位檔案管理中，工作人員綜合素質會對管理效果產生直接影響，而知識管理的過程也是工作人員相互學習的過程，對此，可以構建學習小組，在日常工作中形成競爭關系，刺激員工的學習欲望，從而在這樣的學習模式下提高個人的綜合素質水平。

4 結語

綜上所述，新時期，事業單位檔案管理工作必須與時俱進，對此，可以應用先進的知識管理辦法，促進檔案管理理念轉變，創新激勵機制，運用現代化技術，完善知識管理制度建設，結合實際情況制定管理流程，加大投資力度，同時還需要提升管理人員綜合素質，這樣才能夠促進事業單位檔案管理工作水平的提高。

[1]頊迎芳，康旭琴.知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].長治學院學報，2013，30（4）：115～117.

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[3]王亮.如何提高事業單位檔案規范化水平[J].中國管理信息化，2016，19（2）：36～37.

G271

A

1004-7344（2016）31-0005-02

2016-9-29

徐韶立（1964-），男，大專，主要從事市政公用設施檔案和城市管理綜合執法檔案的收集和管理工作。