文秘行政管理能力培養(yǎng)途徑探析

王榮 曹昆

（國(guó)網(wǎng)安徽省電力公司潛山縣供電公司 安徽潛山 246300）

文秘行政管理能力培養(yǎng)途徑探析

王榮 曹昆

（國(guó)網(wǎng)安徽省電力公司潛山縣供電公司 安徽潛山 246300）

改革開放以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展對(duì)文秘行政管理能力提出了更高的需求，文秘不僅僅作為一種文職崗位存在于企業(yè)中，同時(shí)也有著銜接各部門工作的行政職能，文秘的行政管理能力關(guān)乎著企業(yè)的日常辦公效率。本文從文秘的定義與特點(diǎn)入手，對(duì)培養(yǎng)文秘行政管理能力的作用與策略進(jìn)行了探討。

文秘；行政管理能力；培養(yǎng)

前言

文秘工作在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中的地位日益重要，逐漸成為輔助企業(yè)行政管理的重要助手，可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層決策與基層員工反饋進(jìn)行上傳下達(dá)。培養(yǎng)優(yōu)秀行政管理能力的文秘可以推進(jìn)企業(yè)制度化、服務(wù)化的發(fā)展進(jìn)程，有利于提升企業(yè)的行政管理水平。基于這一現(xiàn)狀，對(duì)文秘行政管理能力培養(yǎng)途徑進(jìn)行探討具有著一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 文秘崗位的概述

所謂文秘，主要指的是從事秘書與文書職責(zé)的工作人員，文秘工作的主要構(gòu)成就是文字書寫與日常接待事務(wù)，在不同語(yǔ)境下，文秘既可以指代為文秘工作人員，也可以泛指為文秘工作崗位[1]。文秘工作具有職業(yè)性與多樣性的特點(diǎn)，如圖1所示，文秘工作不僅要求文秘具有系統(tǒng)的職業(yè)核心能力，還應(yīng)當(dāng)具備多樣的職業(yè)基本能力。與此同時(shí)，文秘行政管理工作的開展大多是從企業(yè)的整體角度出發(fā)的，主要包括企業(yè)對(duì)外公關(guān)工作、對(duì)外事務(wù)的處理、部門間管理工作的協(xié)調(diào)等等，文秘的行政管理工作具有很強(qiáng)的公共性。

圖1 文秘綜合能力邏輯圖

2 培養(yǎng)文秘行政管理能力的作用

2.1 有利于提高文秘的工作效率

找到合適的途徑培養(yǎng)文秘的行政管理能力，有利于提升文秘的工作效率，有利于文秘人員掌握高效的行政管理技巧。在企業(yè)日常管理過(guò)程中，高效的行政管理技巧有利于文秘?fù)?dān)負(fù)起企業(yè)辦公運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞智能，可以有效地協(xié)調(diào)企業(yè)辦公活動(dòng)的各項(xiàng)事務(wù)。現(xiàn)階段文秘這一崗位往往僅被單純地看做文職崗位，難以獲得相應(yīng)的行政管理培訓(xùn)，導(dǎo)致文秘的工作多以基礎(chǔ)性工作為主，難以幫助文秘人員獲得綜合能力的提升。

2.2 有利于增強(qiáng)文秘的書寫能力

在文秘的日常基礎(chǔ)性工作中，書寫任務(wù)占了很大的比重。現(xiàn)階段文秘行政管理培訓(xùn)的不足導(dǎo)致文秘書寫能力的不足，書寫的內(nèi)容往往流于形式，缺乏系統(tǒng)的實(shí)踐支撐。通過(guò)合適的途徑培養(yǎng)文秘的行政管理能力，可以有效地提升文秘的實(shí)踐能力與理論水平，通過(guò)提升文秘的綜合能力有效地增強(qiáng)文秘的書寫能力。在優(yōu)秀行政管理能力的指導(dǎo)下，文秘可以運(yùn)用綜合性的知識(shí)與技能，在書寫內(nèi)容中體現(xiàn)優(yōu)秀的實(shí)踐價(jià)值。

2.3 有利于培養(yǎng)文秘的服務(wù)意識(shí)

我國(guó)絕大多數(shù)的文秘工作都存在特殊性，在工作過(guò)程中往往只側(cè)重于日常工作的進(jìn)度以及工作開展的效率，服務(wù)意識(shí)較為薄弱，難以擔(dān)負(fù)起上傳下達(dá)的樞紐職能。通過(guò)合適的途徑培養(yǎng)文秘的行政管理能力，有利于文秘梳理清晰企業(yè)間管理這與被管理者之間的關(guān)系，從而深刻認(rèn)識(shí)到服務(wù)意識(shí)在日常工作中的重要地位。通過(guò)培養(yǎng)文秘的行政管理能力，不能可以提升文秘的工作效率與質(zhì)量，還可以幫助文秘樹立起自身的服務(wù)意識(shí)。

3 培養(yǎng)文秘行政管理能力的策略

3.1 積極開展行政管理知識(shí)的培訓(xùn)

為了培養(yǎng)文秘優(yōu)秀的行政管理能力，可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際工作情況以及文秘自身的行政管理能力基礎(chǔ)，開展一系列的行政管理知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理能力的提升[2]。首先，企業(yè)可以制定相應(yīng)的行政管理培訓(xùn)課件，聘請(qǐng)專業(yè)的培訓(xùn)人員開展培訓(xùn)講座，通過(guò)如圖2所示的培訓(xùn)課堂將行政管理知識(shí)傳授給文秘工作人員。在培訓(xùn)結(jié)束之后，應(yīng)對(duì)文秘行政管理能力的掌握情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，并及時(shí)地進(jìn)行考核，對(duì)于成績(jī)不理想的文秘工作人員應(yīng)進(jìn)行再次培訓(xùn)，從而有效地提升文秘人員的行政管理能力。

圖2 文秘行政管理能力培訓(xùn)講座

與此同時(shí)，企業(yè)可以選取內(nèi)部行政管理能力較為突出的文秘人員作為培訓(xùn)人員，由這些行政能力突出的文秘人員負(fù)責(zé)其他文秘工作人員的能力培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中可以采用責(zé)任制的培訓(xùn)形式，將行政管理人員的業(yè)績(jī)同文秘行政管理能力培訓(xùn)相掛鉤，對(duì)取得了良好培訓(xùn)效果的行政管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募为?jiǎng)，對(duì)于培訓(xùn)效果較差的行政管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，利用適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度激發(fā)行政管理人員的工作積極性。

3.2 建立行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)

文秘工作不僅存在一定的文職性，而且存在相當(dāng)程度的實(shí)踐性，因此在行政管理過(guò)程中可以通過(guò)建立行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)培養(yǎng)文秘的行政管理能力。企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，為文秘工作人員提供相應(yīng)的管理實(shí)踐崗位，利用一系列的技能實(shí)踐有效地培養(yǎng)文秘的行政管理能力，當(dāng)文秘的能力水平達(dá)到了崗位要求后，即可獲得這類崗位的入職機(jī)會(huì)。在此類行政管理實(shí)踐崗位中，可以充分發(fā)揮出文秘的行政管理技能，不僅可以進(jìn)一步培養(yǎng)文秘的行政管理能力，而且有利于實(shí)現(xiàn)文秘人員的自身價(jià)值，從而提高文秘人員的工作積極性。在文秘開展行政管理工作時(shí)，企業(yè)可以組織相應(yīng)的行政能力考核小組，根據(jù)文秘實(shí)際行政管理表現(xiàn)進(jìn)行考核工作，深入分析文秘行政管理工作的薄弱點(diǎn)，從而進(jìn)一步提升文秘的行政管理能力。在文秘經(jīng)過(guò)了一定時(shí)期的行政管理崗位實(shí)踐后，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)情況組織相應(yīng)的技能比賽，通過(guò)這種行政管理比賽的形式，可以為文秘提供相應(yīng)的行政管理實(shí)踐平臺(tái)，通過(guò)營(yíng)造良好的行政管理氛圍，可以有效地幫助文秘了解到自身工作能力的不足。

3.3 構(gòu)建行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制

通過(guò)構(gòu)建行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)文秘對(duì)于行政管理經(jīng)驗(yàn)與心得的資源共享，有助于文秘在良好的經(jīng)驗(yàn)交流氛圍下提升其行政管理能力，可以有效地提升文秘的日常工作效率[3]。為了建立相應(yīng)的行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制，可以利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建相應(yīng)的資源交流平臺(tái)。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)式的經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，可以提升文秘參與經(jīng)驗(yàn)交流的便捷性與及時(shí)性，文秘可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)同企業(yè)其他文秘人員溝通工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)反饋?zhàn)陨碓谛姓芾矸矫娴囊蓡柵c不足，獲得有經(jīng)驗(yàn)的文秘人員的幫助，從而提升文秘行政管理能力的培養(yǎng)效率。同時(shí)企業(yè)可以加強(qiáng)同其他企業(yè)間的合作，與其他企業(yè)聯(lián)合開展行政管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)間文秘行政管理經(jīng)驗(yàn)的資源共享，通過(guò)資源共享可以在不同程度上提升各企業(yè)的行政管理水平，從而提升企業(yè)的綜合能力。

3.4 對(duì)文秘的行政管理職能進(jìn)行明確定位

現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)對(duì)于文秘的職能定位都停留在文職工作方面，未能全面地體現(xiàn)出文秘的行政管理職能。因此在培養(yǎng)文秘行政管理能力的過(guò)程中，需要對(duì)文秘的行政管理職能進(jìn)行明確定位。企業(yè)可以結(jié)合實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況，賦予文秘一定程度的行政管理權(quán)限，鼓勵(lì)文秘利用自身的行政管理權(quán)限，開展相應(yīng)的行政管理工作。通過(guò)給予文秘一定的實(shí)踐平臺(tái)，可以使其管理能力得以提升。與此同時(shí)，可以將文秘的行政管理水平同績(jī)效向掛鉤，通過(guò)合理的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)起文秘行政管理的積極性，使文秘積極參與到行政管理工作中，由被動(dòng)的能力培訓(xùn)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)的能力實(shí)踐，從而有效地培養(yǎng)文秘的行政管理能力，提升文秘的實(shí)際工作效率。

4 結(jié)論

總而言之，文秘崗位是關(guān)乎現(xiàn)代化企業(yè)生存與發(fā)展的重要崗位部門，在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中發(fā)揮著重要的樞紐職能。文秘行政管理能力的高低，直接影響著企業(yè)發(fā)展的未來(lái)走向以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此企業(yè)不能單單地將文秘看做簡(jiǎn)單的文職工作，應(yīng)當(dāng)重視起文秘行政能力的培養(yǎng)力度，通過(guò)開展行政能力培訓(xùn)、構(gòu)建經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)、構(gòu)建能力實(shí)踐平臺(tái)等培養(yǎng)途徑，提升文秘的行政管理水平。

[1]張露萍.文秘行政管理能力培養(yǎng)研究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2015，02：108～110.

[2]李鶯.探析培養(yǎng)高效行政文秘職業(yè)能力的對(duì)策措施[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011，19：41～42.

[3]劉鳴曄.論如何做好行政文秘工作[J].科技風(fēng)，2013，10：224.

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