知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的四大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變

王巍

知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以智力資源的占有、配置為基礎(chǔ)，以科學(xué)技術(shù)為主的知識(shí)的生產(chǎn)、分配、傳播和使用（消費(fèi)）為支柱，以創(chuàng)造性的人力資源為依托的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)將極大地改變?nèi)祟?lèi)社會(huì)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和人們的生產(chǎn)、生活及思維方式。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案將面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和極為難得的發(fā)展機(jī)遇。與此同時(shí)，新的時(shí)代也必將給企業(yè)檔案管理帶來(lái)許多新的理念和新的課題。

一、由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變

所謂實(shí)體管理，就是圍繞檔案實(shí)體所進(jìn)行的一系列管理行為；而人力資本管理則是以人力資源為管理對(duì)象的管理行為。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實(shí)體為中心的管理模式，它在一定程度上忽視了對(duì)人的心理和行為規(guī)律性的研究和人力資源的開(kāi)發(fā)及利用。然而，歷史和現(xiàn)實(shí)的經(jīng)驗(yàn)都表明，人力資本是事業(yè)發(fā)展的根本動(dòng)力和關(guān)鍵因素，只有首先把管“物”的人管好，才可能真正把“物”管理好。沒(méi)有一批思想素質(zhì)好、業(yè)務(wù)水平精的高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理干部隊(duì)伍，我們?cè)谥R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代就缺乏檔案工作改革和發(fā)展的最重要的推動(dòng)力，我們的所謂管理科學(xué)就會(huì)落伍于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們就會(huì)失去知識(shí)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)的良好發(fā)展機(jī)遇。

二、由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變

長(zhǎng)期以來(lái)，我們已習(xí)慣于用“館藏檔案的數(shù)量、提供利用的人次、編印檢索工具和添置設(shè)備的種類(lèi)”等等這樣一些硬性的指標(biāo)來(lái)衡量一個(gè)檔案館（室）的情況。不容否認(rèn)，在特定的歷史條件下，這種管理方法是積極的、有效的。它不僅極大地豐富了我國(guó)各級(jí)各類(lèi)企業(yè)檔案館（室）的館藏，而且?guī)?dòng)了企業(yè)檔案工作各個(gè)方面的發(fā)展，使我國(guó)的企業(yè)檔案工作有了今天的發(fā)展成就。然而，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一個(gè)不同于以往的時(shí)代。在這樣一個(gè)時(shí)代，知識(shí)、技術(shù)的含量及其所產(chǎn)生的效益才是衡量事業(yè)發(fā)展的重要標(biāo)尺。要使企業(yè)檔案信息資源在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮它應(yīng)有的作用，我們必須也應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為現(xiàn)代的知識(shí)管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識(shí)含量、價(jià)值含量、提供利用所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量企業(yè)館（室）藏檔案的情況，從而使企業(yè)檔案信息資源不斷適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，適應(yīng)企業(yè)對(duì)檔案利用的需求。

神州國(guó)華徐州發(fā)電有限公司積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線(xiàn)服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。近年來(lái)，公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。①開(kāi)發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益。公司#7鍋爐長(zhǎng)期排煙溫度高，低負(fù)荷時(shí)再熱汽溫低，鍋爐效率大大降低。公司工程技術(shù)人員從2001年開(kāi)始到綜合檔案室調(diào)閱大量的科技檔案，對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行研究論證。最后形成了#7爐降低排煙溫度、增加再熱汽溫的改造方案，把原光管省煤器改造為螺旋鰭片管省煤器并增加了受熱面積，低溫再熱器進(jìn)行了改造，在水平煙道增加了再熱器管束。同時(shí)把再熱器爐頂聯(lián)箱進(jìn)行了更換。通過(guò)改造達(dá)到了預(yù)期的目的，使排煙溫度和再熱汽溫均達(dá)到了設(shè)計(jì)值，年經(jīng)濟(jì)效益顯著。②發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)

濟(jì)和社會(huì)效益。例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司為響應(yīng)國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”產(chǎn)業(yè)政策，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，適應(yīng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。決定關(guān)停小機(jī)組、“上大壓小”建設(shè)兩臺(tái)100萬(wàn)千瓦超超臨界發(fā)電機(jī)組，兩臺(tái)100萬(wàn)機(jī)組分別于2011年12月20日、12月31日投產(chǎn)發(fā)電。在公司2臺(tái)100萬(wàn)千瓦機(jī)組擴(kuò)建工程實(shí)施中，檔案工作人員信息服務(wù)，堅(jiān)持各種資料隨要隨到，立等可取。公司工程籌建處、生產(chǎn)技術(shù)部等單位的工程技術(shù)人員到公司檔案室查閱了大量的老廠#1-#8機(jī)組原始基建竣工檔案、設(shè)備檔案等科技檔案，為擴(kuò)建工程的順利實(shí)施奠定了基礎(chǔ)，檔案在機(jī)組擴(kuò)建工程中起到了很重要的作用。③提供檔案為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002年12月發(fā)電廠朱廠長(zhǎng)借閱徐州發(fā)電廠征地實(shí)況及紅線(xiàn)圖以及#1、#2灰場(chǎng)等處征地問(wèn)題的批準(zhǔn)通知書(shū)及協(xié)議書(shū)等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。④?chē)@企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作做好資料匯編。公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門(mén)合作完成了《生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析》、《科研成果匯編》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬(wàn)字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時(shí)還編制了檢索工具28種161冊(cè)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。如《電氣設(shè)備銘牌手冊(cè)》、《征地文件匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開(kāi)的工具，深受工程技術(shù)人員的歡迎。

三、由紙質(zhì)管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

檔案部門(mén)的主要優(yōu)勢(shì)是收藏了大量的原始檔案。它作為企業(yè)的重要信息資源，加速其開(kāi)發(fā)利用勢(shì)在必行。利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和現(xiàn)代通訊技術(shù)的成就，使企業(yè)員工通過(guò)上網(wǎng)全息查詢(xún)，能及時(shí)、有效地獲得所需的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)大范圍的檔案信息資源共享。

公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤(pán)，充分利用公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢(xún)和檢索。公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢(xún)和檢索。

2014年1月24日，公司圖形信息系統(tǒng)已上線(xiàn)運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

四、由信息資源管理向創(chuàng)新型管理轉(zhuǎn)變

在新環(huán)境、新形勢(shì)、新要求下，企業(yè)檔案工作不論從觀念、思維、方式、方法，還是從整個(gè)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境形勢(shì)，都要求創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，跳出傳統(tǒng)的思維束縛，迎合企業(yè)檔案工作新局面。企業(yè)檔案面臨一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇，要?jiǎng)?chuàng)新檔案運(yùn)行機(jī)制，創(chuàng)新檔案利用與服務(wù)，創(chuàng)新檔案隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新檔案工作環(huán)境。

例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過(guò)上級(jí)主管部門(mén)審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開(kāi)始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過(guò)程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門(mén)在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開(kāi)東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買(mǎi)方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿(mǎn)意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買(mǎi)企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買(mǎi)下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見(jiàn)，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

為爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，公司邀請(qǐng)中電建協(xié)專(zhuān)家組對(duì)我公司百萬(wàn)機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢(xún)檢查，專(zhuān)家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專(zhuān)業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評(píng)選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場(chǎng)檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國(guó)施工協(xié)會(huì)專(zhuān)家組來(lái)公司進(jìn)行國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。國(guó)優(yōu)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查按“兩會(huì)三查”方式對(duì)工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過(guò)檢查，專(zhuān)家們高度肯定了公司2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績(jī)。一致認(rèn)為公司2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程符合國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢(xún)檢查及國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查中，公司籌建處、生技部等各部門(mén)及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過(guò)國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。

（作者單位：神州國(guó)華徐州發(fā)電有限公司）