我國事業單位檔案管理發展趨勢的探討

戰崴

【摘要】隨著科學技術的飛速發展，我國已逐步進入了信息化時代，互聯網便成了人們生活中不可或缺的一部分。換言之，信息化時代的到來，給人們的工作方式帶來了很大的改變，當然也包括我國事業單位的檔案管理。現如今，我國檔案管理由紙質版漸漸地轉換為電子版，是事業單位的檔案管理工作更加方便，快捷。同時，信息化的檔案管理依然有很大的不足之處。因此，為提高事業單位檔案管理工作的效率，必須全面分析其現狀及存在的問題并探討有效策略解決問題。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；發展趨勢

一、引言

在科學技術的不斷發展和進步中，我國事業單位檔案管理方式也在不斷發展，信息化的檔案管理模式已逐步代替了傳統的管理模式，并取得了一定的成果。由此看來，信息化的檔案管理在當今社會的發展空間很大，但是，由于領導者對信息化的檔案管理模式的不重視，我國事業單位并沒有完善的信息化系統及嚴格規章制度，以及技術人員短缺，使檔案管理工作的發展不容樂觀。因此，必須加強對事業單位信息化檔案管理的重視和研究。

二、就事業單位檔案管理目前現狀及問題分析

（一）當前事業單位檔案管理的地位及發展趨勢。現如今，事業單位檔案管理在我國檔案管理制度中占有一定的地位。事業單位檔案管理主要涉及到檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等內容。基于此，必須做好檔案管理工作，領導必須高度重視信息化檔案管理，并且，工作人員必須以身作則，認真準確的完成檔案管理工作。另外，由于事業單位具有一定的社會性，事業單位檔案管理也具有一定的社會屬性，這使得事業單位的檔案管理體現出了其一定的社會價值，所以，高度重視事業單位檔案管理是毋庸置疑的。同時， 在發達地區，各種信息技術和網絡技術得到了廣泛的應用，并逐漸的將這先進的技術和觀念引向了落后地區。由此來看，隨著科學技術的快速發展，檔案管理將向著數字化方向發展，這樣將會在很大程度上提高事業單位檔案管理的效率及質量。同時，由于互聯網的廣泛使用，社會將需要大量的技術性人才，所以事業單位信息化檔案管理將向著專業化方向取得進一步發展。總之，信息化的檔案管理模式有足夠的發展空間，將給人們的工作及生活帶來更多便捷。

（二）沒有完善的檔案管理系統及規章制度。隨著社會經濟與科技的發展，事業單位檔案管理工作取得了極大的進步，同時，由于事業單位的領導者對該項檔案管理工作的不重視，信息化的檔案管理模式的發展受到了一定的限制。目前，絕大多數領導者并沒意識到信息化檔案管理的重要性，對信息化檔案管理系統所投入的資金少之又少，沒有建立完善的檔案管理系統。另外，由于沒有完善的規章管理制度，事業單位檔案管理的工作進度受到了約束。

（三）工作人員問題。信息化的檔案管理需要一定的技術和水平。目前，絕大多數事業單位檔案管理的工作人員具有一定工齡的老員工，甚至是退休人員，而這些工作人員并沒有經過專業的技術培訓，沒有掌握工作流程及信息化的管理方式方法，這樣在很大程度上影響了該項工作的順利進行，影響了事業單位檔案管理工作的進一步發展，最終導致事業單位檔案管理無法達到較高的信息化水平。與此同時，還有一些員工缺乏職業素養，工作穩定性差，以至于出現員工突然辭職甚至是檔案數據泄露的現象，這對事業單位來講是一個不小的安全隱患。

三、如何解決事業單位存在的問題

（一）高度重視事業單位檔案管理工作。就目前社會發展趨勢來看，信息化檔案管理模式是必不可少的。作為領導者是至關重要的，一定要充分了解我國國情及當前發展形勢，認知檔案管理信息化建設的必要性。信息化的檔案管理相對于傳統的檔案管理，使檔案管理工作既方便又快捷，所以高度重視信息化檔案管理建設，事業單位檔案管理才能得以發展。例如，事業單位應大力推廣信息化檔案管理模式的使用，擴大檔案管理信息化管理平臺等。

（二）完善事業單位檔案管理系統及規章制度。事業單位的檔案管理工作要想發展，就必須完善事業單位信息化檔案管理系統及規章制度。因此，領導者應該加大對事業單位信息化檔案管理的投資，這樣才能及時更換檔案管理工作需要的新設備，來提高檔案管理工作的效率和質量。無規矩難以成方圓。因此，建立相應的規章制度并嚴格執行在開展檔案管理工作時有著非常強大的推動作用，這樣工作人員才能以身作則，積極認真的完成檔案管理工作。另外，規章制度應該獎罰分明，這樣更有助于員工之間相互監督，更有助于提高工作效率。

（三）培養專業化技術人才。信息化時代的到來，事業單位逐步進入信息化檔案管理。很多人認為，檔案管理工作時份簡單的工作，只要端正工作態度，認真負責就能完成，其實并沒有想象的那么容易。實際工作中，一些員工唯有掌握檔案管理技術，缺乏專業知識導致他們不能勝任這份工作，由此看來，培養專業化的技術人才是不可或缺的。事實上，檔案管理人員不僅要努力提升自己的業務技能與管理水平、服務意識、較高的文化修養和素質，還要加強信息技術操作水平的提升，以適應當前的檔案電子信息系統的應用，才能緊跟時代的發展步伐。因此，事業單位應對檔案管理工作人員進行系統的培訓，盡最大可能使每位員工掌握電子檔案的分類、整理、錄入、檢索、調用等各項工作流程，做到熟練地進行計算機操作與應用，確保檔案資源的準確性與有效性。另外，還要盡可能地學習計算機的網絡管理知識，掌握計算機與網絡運行的過程當中存在的安全隱患，及時發現系統中存在的漏洞，及時更新修復，避免發生電子檔案資料被惡意篡改、刪除或盜取。同時，檔案管理工作人員應該在業余時間多學習計算機的相關知識，保證快速有效準確無誤的完成工作。

四、結語

綜上所述，為了提高事業單位信息化檔案管理工作的效率及質量，為了信息化檔案管理模式有更好更大的發展，事業單位必須高度重視檔案管理，對其進行徹底的研究和分析，并探討出有效的對策。相信通過不懈努力，我國事業單位信息化檔案管理將會有更大的突破。

參考文獻

[1]王協舟，張玉香.圖書情報與檔案管理研究生人才需求與創新能力培養研究綜述[J].檔案學研究，2012（2）.