淺談如何使檔案管理工作更規范化、標準化

郝麗春

【摘要】現在各個企業在發展過程中都需要涉及相應的檔案管理，但是各個企業進行的檔案管理還有很大的不同，這就需要對各個企業對檔案的管理進行全面的研究。從實踐研究中清楚地看出要想對檔案的管理有一定的提高，就需要對檔案實施規范化和標準化的管理模式，只有這樣才能提高檔案在企業中的作用。這就需要采用合理有效的措施對檔案的標準化和規范化進行一定的提高，進一步促使企業得到更好的發展。

【關鍵詞】檔案管理；規范化；標準化

總的來說，企業在發展的過程中都會產生一些檔案，針對于這些檔案的出現就需要通過合理有效的方法對檔案進行有效的管理，這樣不僅僅能夠使得檔案的查詢更加便利，而且對企業的發展也起到非常重要的作用。而且在社會科技的不斷發展過程中，對檔案管理方式也有了很大的創新，很多企業對檔案管理也不再局限于傳統的檔案管理方式，而是采用計算機檔案管理軟件對檔案實施更加有效的管理政策。

一、制發公文的推進

公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提。公文是檔案的前身，檔案山公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅而尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂；二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等；四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文小要濫用簡稱和使用小規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。現在不少企業對檔案管理的要求也有很大的提升，不僅僅要求對檔案能夠按照企業自身的制度規章進行管理，還需要對檔案進行標準化和規范化的管理方式。這種管理方式的實施最根本的目的在于使得檔案的管理和使用能夠發揮自身最大的作用，而且在對檔案進行檢查和收集的過程中也會非常便利。但是目前企業經常會發生檔案重復和檔案順序混亂的情況，這兩種情況的發生對整個檔案進行規范性管理起到嚴重的阻礙作用。因此這就需要采取合理有效的方法對這兩種檔案管理中出現的問題進行有效的管理。在實踐研究中清楚的發現實施以我為主的檔案管理模式對以上出現的兩個問題能夠有效的解決。在對檔案管理的過程中實施以我為主的管理方式，主要在于以企業自身的檔案管理要求對檔案實施有效的管理。這種管理方式的實施對保障檔案管理的規范化和標準化起到非常重要的作用。而且在實行這種檔案管理方式的時候還需要對檔案管理中存在的三個問題進行全面的解決。第一，在進行檔案管理的過程中需要對檔案確立的時間進行了解。這主要是因為現在社會上存在的大多數檔案的可用年限都有很大的不同，而且在檔案進行完成之后才可以允許進行立卷歸檔的工作，在沒有完成的檔案只能進行繼續管理。這一檔案管理主要是依靠檔案管理的時效性進行的，而這種時效性管理的根本目的在于減少檔案在管理過程中混亂和無序的情況發生。第二，在對檔案進行立卷歸檔的時候，僅僅只依靠一個檔案管理人員是根本不行的，需要有多個檔案管理人員才能夠完成檔案的立卷歸檔。而且在進行這一步驟的時候還需要對檔案管理人員進行合理的立卷分工，并且還需要依靠以我為主的基本原則進行立卷歸檔的工作。需要注意的是對文件和資料進行全面的分析，并根據分析結果進行合理的劃分。對于形式相似的檔案和文件需要按照檔案自身的性質對檔案和材料進行區分，這樣不僅僅便于管理，而且在進行檔案查閱的時候對人力和物力的需求也有一定的降低。第三，在堅持以我為主的前提下還需要對檔案的完整性進行一定的保障，要知道任何檔案的管理都是以檔案完整性為主要執行目標。在檔案收集完畢進行歸檔時還需要對檔案進行主次劃分，對歸檔的檔案進行詳細審查，防治不應該歸檔的檔案混入其中或者檔案缺失情況發生。在進行歸檔之后還需要對檔案進行立卷，這樣做的根本目的在于歸檔之后查閱檔案能夠更加便利的進行。對涉及問題和解答的檔案還需要對其中的問題和相應的及解決方案進行全面的分析，在保持檔案完整的同時對檔案自身的可用價值也有一定的提升。

三、提高案卷質量

這是推進檔案工作規范化、標準化的可、靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構，構成一個嚴密完整的組織體系。文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段，再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理，中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的，而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入日關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

四、結束語

綜上所述可以清楚地看出要想促使檔案得到更好的保管，就需要在對檔案保管的過程中，保證檔案的規范性和標準性。這主要是因為這兩種性質對檔案的內容的變化起到一定的控制作用，對保障檔案自身的真實性和可用率起到非常重要的作用。因此這就需要在社會的發展過程中通過合理的方法來提高檔案保管的規范化和標準化，促使企業內部的檔案保管得到更好的發展。