淺析文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新

王昌君　徐祥

【摘要】本文介紹了文書(shū)檔案管理的特征以及必要性和迫切性，探討了文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理；工作創(chuàng)新；策略

一、前言

文書(shū)檔案記載著社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、科學(xué)決策、強(qiáng)化管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。文書(shū)檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，如何創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求及適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，已成為文書(shū)檔案工作面臨的新課題。

二、文書(shū)檔案管理的特征

（一）文書(shū)檔案管理的目標(biāo)是記錄“歷史”。文書(shū)檔案管理主要是對(duì)發(fā)生的事件，包括相應(yīng)的文件、文書(shū)等進(jìn)行記錄并整理歸檔。其中文書(shū)檔案管理主要涉及到文本資料的收集、整理、編號(hào)、保存、借閱等過(guò)程，這就要求文書(shū)檔案具有一定的安全性和完整性。文書(shū)檔案管理最終的目的是記錄歷史，以便于后人對(duì)歷史真相的了解和借鑒，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。

（二）文書(shū)檔案管理的核心是文書(shū)工作。文書(shū)檔案產(chǎn)生的基礎(chǔ)是文書(shū)工作。文書(shū)工作主要包括對(duì)文件的收集、整理、分類(lèi)、歸檔以及過(guò)程中涉及的登記、轉(zhuǎn)運(yùn)、催辦等事務(wù)。檔案工作在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、檢索、保管等工作，其主要來(lái)源于文書(shū)。

（三）文書(shū)檔案內(nèi)容的豐富性。文書(shū)檔案是一個(gè)群體中真實(shí)事件的記錄與反映，內(nèi)容豐富多樣，可以是行政管理、黨群管理、科技管理、會(huì)計(jì)管理等產(chǎn)生的文書(shū)文件，也可以是照片、錄音、影像等電子檔案。

三、文書(shū)檔案管理工作在新形勢(shì)下進(jìn)行創(chuàng)新的必要性和迫切性

（一）文書(shū)檔案管理工作表現(xiàn)出的滯后性。不適應(yīng)科學(xué)化管理的要求，缺乏制度創(chuàng)新。大部分事業(yè)單位和國(guó)企在新形勢(shì)下進(jìn)行了大力度的創(chuàng)新，分管領(lǐng)導(dǎo)主抓建設(shè)大制度，但是很少有人問(wèn)津修編檔案規(guī)制，對(duì)法制化、科學(xué)化和規(guī)范化檔案管理造成了嚴(yán)重影響。文書(shū)檔案管理工作帶有明顯的黨政機(jī)關(guān)檔案管理色彩，機(jī)制幾十年不變，不能適應(yīng)新的外部環(huán)境。“重藏輕用”的傳統(tǒng)思想一直存在于實(shí)際工作中，在可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下檔案工作顯得相對(duì)滯后，使文書(shū)檔案工作在價(jià)值上大打折扣。

（二）在新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新工作面臨新的機(jī)遇。文書(shū)檔案工作在改革發(fā)展中面臨全新的人文環(huán)境。如今的信息社會(huì)在信息運(yùn)轉(zhuǎn)效率上對(duì)企事業(yè)單位的要求更高；將會(huì)有大量深層次的歷史問(wèn)題出現(xiàn)伴隨著國(guó)企及事業(yè)單位的改革，文書(shū)檔案工作需要為國(guó)企和事業(yè)單位提供佐證；整理、收集、利用信息的工作在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中比以往都重要，這些重任應(yīng)該由檔案管理部門(mén)來(lái)承擔(dān)。文書(shū)檔案工作因?yàn)樾畔⒒瘜⒚媾R新的技術(shù)環(huán)境。在建設(shè)遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)及局域網(wǎng)方面各個(gè)企事業(yè)單位隨著國(guó)家信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)也取得了不同程度的進(jìn)展。文書(shū)檔案管理部門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)、管理手段也應(yīng)該與技術(shù)環(huán)境同步發(fā)展，這樣才能更好地編研、歸集信息來(lái)為企事業(yè)單位提供利用服務(wù)。

四、文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）管理制度創(chuàng)新。文書(shū)檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)內(nèi)容。在創(chuàng)新的過(guò)程中需要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，并在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補(bǔ)。同時(shí)應(yīng)重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的創(chuàng)新，以此來(lái)為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外，應(yīng)保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求之間相適應(yīng)，提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

（二）管理手段創(chuàng)新。信息時(shí)代的到來(lái)給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當(dāng)前已經(jīng)很難滿(mǎn)足時(shí)代的需求，因此，需要從文書(shū)檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是文書(shū)檔案的信息化管理，應(yīng)認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上提升文書(shū)檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式積極轉(zhuǎn)換成為信息管理形式，將檔案進(jìn)行編號(hào)整理，并對(duì)其進(jìn)行安全設(shè)置，保證信息的安全性同時(shí)也能方便檔案信息的及時(shí)調(diào)取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來(lái)進(jìn)行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應(yīng)用性，同時(shí)也能有效提升工作的效率。

（三）管理人員素質(zhì)創(chuàng)新。管理人員是保證文書(shū)檔案管理水平上升的重要部分，因此單位一定要重視起文書(shū)檔案管理中的人員管理，并對(duì)此制定相應(yīng)的管理制度。作為管理人員素質(zhì)上一定要積極地進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)還要有素質(zhì)上的提升。對(duì)此，單位應(yīng)定期的組織管理人員參與到工作能力測(cè)試當(dāng)中去，針對(duì)測(cè)試當(dāng)中的不足之處來(lái)制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，使之能及時(shí)地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質(zhì)發(fā)展。此外，單位應(yīng)積極創(chuàng)新激勵(lì)制度，通過(guò)激勵(lì)的方式來(lái)徹底的改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀，將文書(shū)檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

（四）工作效率創(chuàng)新。工作效率的創(chuàng)新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應(yīng)加大文書(shū)檔案管理的宣傳工作，并明確單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標(biāo)，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書(shū)檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調(diào)管理，要認(rèn)識(shí)到工作效率的提升與各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性是不能分開(kāi)的，只有在思想上達(dá)到了共同的認(rèn)識(shí)，在工作中才能相互指導(dǎo)、相互服務(wù)，從而提升工作效率。此外，工作效率提升中應(yīng)重視員工的工作經(jīng)驗(yàn)積累。管理人員需要根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)找到工作中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷地改進(jìn)，這對(duì)工作效率的提升將起到重要作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和管理效率的不斷提高，檔案管理觀念需要不斷地更新，文書(shū)檔案工作的創(chuàng)新具有深遠(yuǎn)影響。檔案管理手段還需要積極的探索和嘗試新辦法，才能對(duì)企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)成果和整體發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行全面、真實(shí)的反映。

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