基于就業背景下高校學生檔案管理措施分析

孟妍妍

【摘要】學生檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，檔案是對學生在校期間各種表現的記錄，是對一個學生學習生涯的總結和評價。我國高校畢業生逐年增加，由此增加了就業壓力。隨著社會的發展，現階段的畢業生就業逐漸向市場化機制發展，以市場發展為導向，實行雙向選擇。用人單位可以通過學生檔案了解學生在校期間的表現，從而決定是否符合企業發展的需求。所以說學生檔案管理工作非常重要，文章對于基于就業背景下高校學生檔案管理措施進行了分析，對于提高學生檔案管理水平具有重要的意義。

【關鍵詞】高校；學生檔案；管理服務；就業

在新的社會發展形勢下，高校學生檔案管理工作應該充分發揮服務功能。在學生檔案中，對學生在校期間的生活、學習、社會實踐、獎懲情況以及高考成績等進行詳細的記載，是對學生學習生涯的總結。學生檔案是高校畢業生向用人單位自薦的重要資料，用人單位通過對學生檔案的分析，來判斷是否為企業所需要的人才。在學生畢業后，學生檔案會隨學生進入用人單位而變成人事檔案，在從業過程中所需要的保險、職稱以及學歷教育等相關事項，都需要使用人事檔案來辦理。所以學生檔案管理非常重要，需要高校做好學生檔案管理工作。

一、高校學生檔案管理的現狀

（一）學生檔案內容單一

學生檔案應該是對學生在校期間各種表現的綜合體現，但是在部分高校的學生檔案管理工作中，內容比較單一，僅是對學生學習成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創新活動、職業技能考核以及心理狀況等沒有詳細的記載。基于就業背景下，用人單位通過學生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學生的綜合素質能力進行判斷，由此檔案對于學生就業沒有起到任何作用。

（二）檔案材料歸檔格式不規范

學生檔案管理應該遵循統一的標準格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發利用提供方便。但是部分高校的學生檔案沒有統一的格式要求，檔案材料的歸檔標準不統一。用人單位在參考學生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉出工作造成一定的制約。

（三）畢業生檔案意識薄弱

檔案是跟隨學生一升的資料，但是仍有部分高校畢業生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學生畢業后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業生就檔案自己保管，這對于就業后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。

（四）學生檔案轉遞不規范

在學生畢業后，檔案會隨學生一起轉出，原則上檔案是跟隨學生轉到用人單位，但是目前很多學生在中小企業、外資企業或者私營企業工作的居多，但是這些企業大部分不具備檔案接收權。而學生由于不了解檔案管理制度，在就業協議書上的檔案轉遞單位填寫工作單位，在學校審查不嚴的情況下，就會造成檔案在轉遞的過程中丟失，這是高校學生檔案轉遞面臨的重要問題。

（五）高校學生檔案管理制度不健全

高校學生檔案由檔案部門集中統一管理，但是，目前仍有部分高校學生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務，沒有單獨的人員管理。有的高校學生檔案歸學生工作管理部門或者學工處；有的高校學生檔案歸學生就業部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個學院（系），實行分散管理。畢業期間由于短時間內要將全部學生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務重，容易出現錯裝、漏裝現象，給學生就業造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。

二、提高高校學生檔案管理水平，發揮就業指導功能

（一）完善高校學生檔案信息收集內容

高校學生檔案除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理部門，應采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規范檔案材料的收集內容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。

（二）強化學生檔案意識

高校學生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能。一方面高校應充分利用圖書館的優勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯合起來，既拓展學生的知識面，又增加學生的學習興趣。另一方面在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識。

（三）嚴格畢業生檔案轉遞手續

畢業生檔案收發要由專門的機構管理，保證收發轉遞的渠道單一，管理有序。每年學生畢業時，數千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復雜，有的公司沒有機要權限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執行登記手續，確保交換環節的準確無誤。

（四）實現高校學生檔案工作的信息化管理

高校招生規模逐漸擴大，學生檔案數量逐年增加，這就要求學生檔案管理工作實現現代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務畢業生就業，首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。其次，充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。

三、結束語

高校學生檔案管理關系到學生的一生，尤其是在就業形勢比較緊張的情況下，高校更應該加強學生檔案管理，完善檔案管理內容，對學生在校期間的情況進行詳細的記載，為用人單位提供全面的參考依據。向學生宣傳檔案管理的重要性，并且做好檔案轉遞工作，確保檔案管理工作的高效運行，為學生就業提供有利的保障。

參考文獻

[1]李媛.高職院校學生檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2013，（4）.