醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)分析

王喆

摘 要：目前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理模式還處于傳統(tǒng)階段，采用低效率的人工收集信息、檔案整理、檔案歸檔，實用價值低導(dǎo)致檔案管理在醫(yī)院無法受到重視，不利于檔案管理各項工作的開展。如何充分開發(fā)并利用檔案資源，發(fā)揮其實際應(yīng)用價值是檔案管理部門的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)的普遍，社會的信息化程度越來越明顯，如今，社會各行各業(yè)幾乎都已經(jīng)開始向信息化靠攏，醫(yī)院的檔案管理工作自然不能例外。促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的信息化管理不僅是社會發(fā)展的客觀要求，更是醫(yī)院管理部門的重要課題。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）擺脫傳統(tǒng)的檔案歸檔模式

傳統(tǒng)的檔案管理成本較高，所占用空間資源較高，而且很難實現(xiàn)永久存儲。建設(shè)信息化檔案管理模式，可以將紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n，這在存儲上節(jié)省了大量空間并相應(yīng)降低了成本。對檔案的數(shù)字化存儲可以加強對檔案的保護(hù)與保密工作，此外，對于檔案信息的高效率檢索也將是一個極大的推動。

（二）擺脫檔案的傳統(tǒng)資源利用模式

通過電腦和網(wǎng)絡(luò)搭建的信息系統(tǒng)，對文檔進(jìn)行數(shù)字化存儲，醫(yī)院可以在短時間內(nèi)高效、快速、安全的獲得檔案的完整信息及內(nèi)容，且整個過程不受地域、時間的限制，從而在一定程度上實現(xiàn)了對檔案資源充分利用與共享。

（三）提升資源利用的高效性并提升檔案的價值

傳統(tǒng)的檔案管理模式，局限于檔案的保護(hù)、保密與完整，缺少主動服務(wù)功能，導(dǎo)致檔案資源不能有效服務(wù)于醫(yī)院，致使檔案的存在可有可無，不被重視。網(wǎng)絡(luò)為醫(yī)院和檔案資源之間建立一條便利、快捷、安全的通道，方便醫(yī)院充分開發(fā)利用檔案資源，從而在無形之中提升了檔案本身的價值。

（四）提高了檔案管理的質(zhì)量與效率

信息技術(shù)的引入，降低了檔案存儲成本，節(jié)省了空間，提高了資源利用率，為資源的配置進(jìn)行了優(yōu)化，從而實現(xiàn)了檔案信息的現(xiàn)代化科學(xué)管理。

二、實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案信息化管理的觀念較陳舊

目前，多數(shù)醫(yī)院依舊沿襲傳統(tǒng)的人工檔案管理方法與管理模式，將大量時間花費在信息查詢、檔案整理、歸檔、目錄匯編等工作上，導(dǎo)致工作效率低下。其次，由于檔案管理無法為醫(yī)院創(chuàng)造實質(zhì)上的經(jīng)濟(jì)效益，因此并未受到高層的重視。對檔案管理的人力、財力、物力等資源的投入也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以支撐信息化建設(shè)的開展，這是制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

（二）檔案管理者的專業(yè)技能處于較低層次

一般情況下，醫(yī)院檔案管理工作者都是由醫(yī)院委派或者任命，檔案管理部門沒有決定權(quán)。由于醫(yī)院對檔案管理工作的認(rèn)知度不夠，因此在人才的選用上不能真正滿足管理工作的需求，主要表現(xiàn)在兩方面：一、所選人才的專業(yè)技能、專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)，無法提升檔案管理水平。二、某些工作人員是被動接受任命，并非主動。這會很大程度上削弱工作積極性與工作熱情，更無所謂檔案管理工作的創(chuàng)新與開發(fā)。

（三）尚未形成檔案管理信息化系統(tǒng)

雖然醫(yī)院的檔案信息由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，然而文檔僅僅是其中一小部分，其他檔案資源如音頻、視頻等都分散在其他各個部門。而且，各個部門的管理存在差異化，這導(dǎo)致檔案整體管理系統(tǒng)尾大不掉，無法形成統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。

（四）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層缺乏對檔案信息化管理的認(rèn)知

多數(shù)檔案的管理基礎(chǔ)都比較薄弱，這是由于相關(guān)硬件跟不上，如專業(yè)掃描儀、移動硬派、方便檔案管理的專門空間等。而且，由于領(lǐng)導(dǎo)階層不夠重視，開展信息化建設(shè)的局域網(wǎng)以及大型服務(wù)器也無法及時到位。最后，管理人員的信息化意識弱，沒有危機意識，不能為數(shù)字檔案進(jìn)行備份，這種情況下一旦服務(wù)器崩潰或者計算機損壞，所有的工作很可能前功盡棄。

三、加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施探析

（一）掙脫傳統(tǒng)管理觀念束縛，樹立檔案信息化管理理念

意識是行動的前提，加快檔案的信息化建設(shè)務(wù)必先樹立員工及領(lǐng)導(dǎo)階層的信息化觀念。信息化建設(shè)并非一人或者一個部門的事，而是整個醫(yī)院的事。檔案管理部門首先需要對檔案管理的信息化建設(shè)做出整體規(guī)劃，然后號召其他部門進(jìn)行協(xié)助，同步發(fā)展，落實到醫(yī)院的各個部門，進(jìn)而形成新的檔案管理理念。這為信息化建設(shè)營造了良好的氛圍，更有利于檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)

由于檔案資源無法得到充分開發(fā)，其價值未充分體現(xiàn)，導(dǎo)致其地位低微。院方對其人事配備上并不重視，甚至委派給其他崗位的某些員工，以兼職的身份進(jìn)行工作。再者就是安排一些已退休的醫(yī)生來管理醫(yī)院檔案。檔案管理人員沒有相關(guān)專業(yè)知識且沒有任何信息管理技術(shù)，這對檔案管理模式的更新是致命的影響。院方可以嘗試吸引年輕的技能型人才，通過引入新鮮血液促進(jìn)信息化建設(shè)。另外，在績效激勵制度上進(jìn)行完善，以充分激發(fā)管理工作者的工作積極性與創(chuàng)新意識，提高檔案管理的整體水平。

（三）建立系統(tǒng)化的檔案信息管理體系

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)體系的形成，明確量化的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)展過程不斷進(jìn)行完善優(yōu)化，并與時俱進(jìn)，才能保證檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)。依據(jù)《檔案法》《醫(yī)療檔案管理方法》等相關(guān)法律法規(guī)制定出科學(xué)合理的管理制度。其運作模式應(yīng)是醫(yī)院各個部門，自上至下相互協(xié)作、良性互動下的高效運作。最終提高檔案管理的信息化水平。

（四）引入信息化施工技術(shù)

檔案信息化建設(shè)難以展開，硬件設(shè)備不達(dá)標(biāo)是關(guān)鍵因素。檔案管理部門與院方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，加大資金的投入，置備信息化建設(shè)的必備設(shè)施，為實現(xiàn)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

無紙存檔代替紙質(zhì)存檔，不僅降低了存檔成本，還大大節(jié)約了存儲空間。加快信息化建設(shè)的腳步務(wù)必要擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念，樹立檔案管理信息化理念。從根本上樹立醫(yī)院自上至下的整體信息化意識，解決施工技術(shù)問題，優(yōu)化檔案管理部門的人力資源結(jié)構(gòu)、完善信息化管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)信息化建設(shè)的順利開展，保證醫(yī)院的快速發(fā)展。

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