醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略探究

吳江榮

摘 要：醫(yī)院的辦公室有大量不同種類和內容的重要檔案，為減少物資及勞力的消耗，工作人員有必要采取措施優(yōu)化檔案的管理工作，工作的改革應當從轉變員工意識、改進管理方式兩方面入手，本文簡單介紹了優(yōu)化檔案管理活動的方案。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；辦公室

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的特點

（一）種類和內容較多

首先，醫(yī)院有許多各科室以業(yè)務指導為目的的、更新頻繁的檔案，醫(yī)院的很多操作規(guī)程及日常規(guī)范均在持續(xù)完善著，檔案內容及種類就會較為多樣；其次，醫(yī)院檔案中有大量涉及醫(yī)患關系的文件，患者在就醫(yī)時，可能會和醫(yī)生及院方發(fā)生糾紛，于是就會生成很多鑒定、解決方法、調查等重要檔案。

（二）管理活動延續(xù)完整

一般來說，完整、延續(xù)的管理檔案會因比較穩(wěn)固的人員安排得到保證，為更好服務于查閱，工作人員會做好歸類及整理檔案的工作。

（三）細致的文書書寫

管理者文書質量的優(yōu)劣會在很大程度上影響著檔案的總體質量，檔案的管理也包括了媒體對建設及發(fā)展醫(yī)院有關內容的報導。

二、優(yōu)化檔案管理的意義

優(yōu)化檔案管理的必要性在于：第一，提高了資源利用率，減少了物資、勞力消耗，傳統(tǒng)的管理檔案會消耗許多資源于錄入、存儲檔案上，其原因就在于使用功能單調的計算機系統(tǒng)，若普及使用先進的電子技術，既會因引入互聯(lián)網(wǎng)技術為跨地調用檔案提供了便利，又可使管理工作高效進行；第二，引入先進技術會豐富管理方式，也可促進信息共享工作的進行，不同醫(yī)院及科室均可同時使用信息，使用效率得到大大提高，不過面對權益有關事宜，如公開檔案權、信息隱私權及使用權等，工作人員應當謹慎處理。為保證管理檔案活動的順利、高效進行，醫(yī)院應當致力加強人們的守法意識及并做好風險防范，管理檔案活動會在普及電子技術、完善計算機系統(tǒng)之后變得更具實效性。在安全存儲及科學使用檔案信息中，因便捷度高、內容和形式豐富、全面及可大量保存，電子技術優(yōu)勢明顯，尤其是搜索技術的使用，可為管理工作帶來更大的便利及更高的效率，因此，優(yōu)化管理檔案過程在經(jīng)濟模式持續(xù)轉變及迅速使用信息的現(xiàn)代社會中已經(jīng)勢在必行。

三、優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作的策略

（一）優(yōu)化管理意識

1.與時俱進。管理者應當加強其業(yè)務能力及道德水平，使管理工作不落后于時代。缺少科學意識、受教育程度低、無法緊跟時代及專業(yè)水平低是現(xiàn)今一些管理檔案者的狀態(tài)，這樣會使得檔案無法得到有效整理、歸類，既而被不斷擠壓，結果給使用、查看及存儲活動帶來障礙，也難以讓檔案最大化體現(xiàn)用途。

2.提高安全意識。實物檔案的安全管理包括：①晚上做好防盜；②空氣干燥時抓好防火；③下雨，尤其是梅雨天氣時關注防潮；而為預防木馬、黑客侵入，提前備份，保證在無危險狀態(tài)下使用網(wǎng)絡和機器系統(tǒng)是安全管理電子檔案時應要做好的工作；此外，若有人要提供、抽調檔案，注意不得將其任意放置。

（二）優(yōu)化開發(fā)、應用檔案資源的方式

1.加強源頭管理。優(yōu)化源頭管理，強化檔案管理建設應從2個地方入手：①辦公室人員的處事水平應提升，為盡可能優(yōu)化應用檔案的價值，管理者應隨時掌控檔案資源品質、及時儲備檔案，管理者要盡力做到不失去檔案完整用途，為此，應精心、仔細的存儲已匯總、搜集好的檔案。管理者改善管理策略時，應注意要有一個順利的開端。管理者若要迅速獲取正確的、用戶想要的資源，就要從管理源頭上加以強化、建立順暢的系統(tǒng)循環(huán)，將管理質量提高上去。應注意：在醫(yī)院一切科室配合密切的前提上，再優(yōu)化專職檔案管理者工作方式，才會做好源頭管理。另外，醫(yī)院應在年末評定、考核中審查各科室的管理狀況，及時嘉獎管理出色者，這樣才能夠讓員工更為負責及主動；②醫(yī)院應加強培養(yǎng)員工的業(yè)務素質，為此，應開展各類培訓、提升員工能力，為更高質、高效的開發(fā)運用檔案資源，醫(yī)院應提高相關的資金投入[1]。

2.抓好關鍵點及突破口。醫(yī)院應督促管理者把握工作關鍵點及突破口，并根據(jù)實際情況采取最優(yōu)措施，而不可僅僅以傳統(tǒng)、過時的手段展開工作，為此：第一，醫(yī)院應盡快將信息化管理做到位，“改變立卷”、“建設網(wǎng)絡”、“精簡流程”、“劃分專題”均可看作管理突破口，這樣才會實現(xiàn)社會、經(jīng)濟收益的共同提高；第二，可在工作中使用全自動辦公系統(tǒng)，若要保證規(guī)范、有序的開展管理工作，管理者可在辦公系統(tǒng)中記入工作所有步驟中的檔案信息，為盡快達到系統(tǒng)化、數(shù)字化管理的目標，醫(yī)院應在有序管理及歸檔電子資料，完備存儲檔案上更多著力。

3.從點至面、逐層遞進。醫(yī)院應從全局著眼，做好管理檔案的工作。醫(yī)院要想提高其經(jīng)營的社會、經(jīng)濟收益，就應建立合理、完備的應用及開發(fā)檔案系統(tǒng)；管理檔案的從點至面、逐層推進才可保證其得以長期、穩(wěn)健的發(fā)展。第一，信息化管理方式應在所有科室推行；第二，醫(yī)院員工應及時做梳理、總結及創(chuàng)新，令信息化建設得以持續(xù)進行；第三，不得急于求成，允許存在一個信息化逐漸推進的過程，這樣才會可持續(xù)的進行辦公室檔案管理活動[2]。

4.強化物質和技術保障。物質上具備良好的設備、保存空間及工作條件，技術上讓員工擁有優(yōu)異的方便管理的電腦操作水平及專業(yè)技能，才可保證管理工作的順利開展，醫(yī)院不可忽略技術條件、物質條件任何一方的充分準備，醫(yī)院若想高效、可持續(xù)的開展管理工作，就必須同時加強技術及物質上的投資建設。

5.完善資源的開發(fā)應用。管理者工作的目的及責任是有序、規(guī)范的使用及開發(fā)檔案資源，方便于用戶。其中，為保證其他工作的順利推進及最后的科學應用信息，搜集、理順及加工檔案信息至關重要。

四、結論

為提高資源利用率、促進信息共享，醫(yī)院辦公室有必要對檔案管理的全過程加以優(yōu)化，為此，醫(yī)院應當加強培訓，讓管理檔案員工觀念跟上時代、且具有較強的風險防范意識；同時，還應當督促員工提高業(yè)務能力，緊抓關鍵點及突破口，強化物質和技術保障，全面、可持續(xù)的做好檔案管理工作。

參考文獻：

[1]黃睿一.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應用研究[J].辦公室業(yè)務，2013，21（7）：161-162.

[2]嚴莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設思路探索[J].辦公室業(yè)務，2016，01（5）：94-96.