淺談企業檔案管理中的“人檔分離”

代冬敏

摘 要： 一份人事檔案，囊括了一個人的一生。隨著企事業單位人員流動性的增多，造成了“人檔分離”現象。遼河油田公司錦州采油廠保管職工檔案6954卷，其中有檔無人檔案為322卷。造成這些檔案滯留的原因主要是辭職、除名、歷史原因等。如何管理和轉遞這些人事檔案，本文將從“人檔分離”檔案的原因、“人檔分離”檔案保管與轉遞三個方面論述。

關鍵詞：人檔分離；檔案保管；檔案轉遞

一份人事檔案，囊括了一個人的一生。隨著企事業單位人員流動性的增多，造成了“人檔分離”現象。遼河油田公司錦州采油廠保管職工檔案6954卷，其中有檔無人檔案為322卷。造成這些檔案滯留的原因主要是辭職、除名、歷史原因等。如何管理和轉遞這些人事檔案，本文將從造成“人檔分離”檔案的原因、“人檔分離”檔案的保管與轉遞三個方面論述。

一、“人檔分離”的原因

1.辭職人員檔案滯留。近些年，企業員工由于個人原因紛紛辭職，辭職后通常檔案滯留企業，原因如下：一、辭職后未能馬上找到接收單位；二、辭職后找到接收單位，但接收單位為私營企業，對員工檔案不予以保管；三、辭職后未能考取研究生，在家繼續復習；四、入職后沒有實際參加工作立即辭職，新接收單位為員工新建檔案；五、辭職后出國定居，檔案滯留本單位。

2.除名人員檔案滯留。企業中，由于違反勞動紀律或是違法犯罪行為被企業除名人員，除名后檔案滯留企業，原因如下：一、除名人員在獄中服刑；二、除名人員未找到接收單位；三、除名人員重新就業，但由于個人隱瞞，在新單位新建檔案。

3.歷史原因檔案滯留。由于歷史原因與企業有償解除勞動合同，養老保險仍在企業續交人員，其檔案仍在企業保管，導致檔案的滯留。

二、“人檔分離”檔案的保管

由于很多年的積累，企業滯留人員檔案越來越多，一些辭職除名后找到新單位的人員能夠回企業辦理檔案的轉遞，而大部分未能找到工作或是個人原因導致檔案滯留，如何保管這些檔案。

1.提高對檔案工作重要性的認知程度

成立由有關領導掛帥的檔案工作檢查領導小組，對于檢查中發現的相關問題，及時下發整改通知書，并安排專人對檢查情況踐行督導。同時為了使檔案工作實現達標的要求，制定檔案工作開展的整體規劃，有利于檔案工作的順利開展。

2.爭取領導和政策支持，加大對檔案工作的硬軟件投入

（1）按照人事檔案管理規定中的有關要求，尋求政策和領導的支持，爭取資金，為人檔分離檔案配置符合辦公標準的微機室、檔案柜溫濕度計等硬件設施。

（2）加大辦公自動化和信息化程度，爭取資金引進管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，提高人事檔案資源的利用效率和速度，真正的實現“人檔分離”。

3.提高檔案管理人員的管理水平

（1） 按照崗位編制配置要求，合理安排專職或兼職檔案員。不定期組織檔案員參加各種檔案管理業務知識培訓，提高他們的業務素質。

（2） 檔案管理工作是一項十分瑣碎，繁重的工作，而且十分的乏味。這就要求檔案管理人員要愛崗敬業，無私奉獻，在扎扎實實干好自身工作的基礎上，要不斷創新工作方法，加強對信息化辦公的學習領會，全面高效的做好檔案管理工作。

4.加強人事檔案管理現代化和信息化建設

傳統的人事檔案管理方法已經不能滿足當今企業發展的需要，這就要求檔案工作者和有關管理部門跟上時代發展的潮流，引進現代化和信息化輔助手段，通過人事檔案管理軟件，對企業中的檔案信息按照不同的要求進行分類。實現要查找某一位員工的檔案室，可是快速、準確、全面的查到這個人的所有信息資料，大幅度提高檔案工作效率。

三、“人檔分離”檔案的轉遞

1.人事檔案屬于一個人的機要文件，只允許專人轉遞或者機要運輸，嚴禁通過郵政和快遞轉遞的。

2.需要轉遞的人事檔案必須毫無保留的轉遞，不能無故扣留或漏發。檔案內容須包括：學籍檔案、入黨材料、轉檔手續、婚育證明、原單位為國有企業的，必須有離職文件。

3.辦理轉出手續，認真填寫人事檔案轉遞通知單，轉出轉入單位名頭填寫清楚，轉出人和接收人簽字備案，方便以后知道檔案去向。

“人檔分離”體現人事檔案管理社會化的一種程度，符合人事檔案管理的發展方向，與傳統人事檔案管理中的“人檔統一”并不矛盾，而是在人事檔案保管和利用基礎上的繼承和發展。檔案囊括了一個人的一生，在我們的實際工作中，我們應該加強領導管理意識，按照人事檔案管理規定做好“人檔分離”檔案的保管與轉遞工作，確保每個人每個階段檔案的完整性。