關于現代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考

楊荷

文章編號：2095-6835（2016）13-0059-01

摘 要：隨著科技的發(fā)展，當今世界已經進入了信息時代，企業(yè)信息化建設也逐漸步入正軌。對于現代企業(yè)檔案管理而言，信息化建設顯得尤為重要，特別是云計算和大數據的產生更加方便了企業(yè)檔案管理。記錄企業(yè)生產經營活動的檔案是企業(yè)的無形資產，因此，需要創(chuàng)新現代企業(yè)檔案管理。就現代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新進行了分析，探討了檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)生存發(fā)展的必然聯系、管理工作中存在的弊端以及關于創(chuàng)新的實施路徑。

關鍵詞：檔案管理；生命周期；管理模式；無紙化辦公

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.13.059

1 檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)發(fā)展的必然聯系

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案作為記錄企業(yè)生存和發(fā)展的信息資料，與企業(yè)的未來息息相關。在企業(yè)管理中，檔案是企業(yè)進行人事、商品策劃、生產、銷售等一系列活動的重要信息依據，是企業(yè)生命周期真實的記錄，在企業(yè)的各項管理中發(fā)揮著重要的作用。

在新時期的企業(yè)檔案管理工作中，必須進行數字化、自動化、集成化和互動化的創(chuàng)新，利用現代信息技術創(chuàng)新工作方式，保存好企業(yè)發(fā)展過程中的各項信息資源，提高企業(yè)檔案管理的利用率，最終推動企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)的生存和發(fā)展有著必然的聯系。

2 檔案管理工作中存在的弊端

2.1 檔案管理模式落后

檔案是用來記錄企業(yè)發(fā)展的資料，而對檔案的管理主要指保存歸檔，因此，該工作比較煩瑣。隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理的模式仍具有手工管理的特征，這不利于檔案管理工作效率的提升，且易出錯，企業(yè)對檔案管理工作的規(guī)劃也會出現偏差。

2.2 工作線路存在偏差

在現代企業(yè)檔案管理的信息化建設中，缺乏總體規(guī)劃的概念，一般采取由局部到總體的工作方針，導致檔案管理無法與其他部門有效統(tǒng)一起來，使企業(yè)運行中的各個系統(tǒng)無法協(xié)調統(tǒng)一、有效溝通，進而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

3 檔案管理創(chuàng)新方面的思考

現代企業(yè)檔案管理中存在的問題阻礙了企業(yè)的發(fā)展，因此，相關人員需要反思企業(yè)檔案管理的模式和制度。當前的檔案管理不能沿用以往的模式，需要更新觀念，認識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，建立檔案信息化管理平臺，提高企業(yè)檔案信息的利用率，從而使企業(yè)的檔案管理適應時代和自身的發(fā)展要求。具體而言，可以從以下6方面入手創(chuàng)新企業(yè)檔案管理：①創(chuàng)新企業(yè)全員的檔案管理理念，增強全員對檔案管理工作的責任意識。應從企業(yè)各層級負責人抓起，實現制度化，即將檔案管理的相關要求納入部門和員工的職責范圍內。②了解企業(yè)檔案管理中存在的弊端，重新確立歸檔模塊，并依靠現代信息技術實現對歸檔模塊的科學性、信息化、自動化管理；以企業(yè)核心業(yè)務為主線條，實現歸檔模塊的自動化、數字化、集成化和互動化建設。③更加注重管理過程。從企業(yè)經營發(fā)展的角度考慮，項目和專業(yè)工作的關鍵節(jié)點輸入、輸出記錄固然重要，但管理過程中的內容往往更具有借鑒意義和含金量。④總結企業(yè)檔案管理的失敗經驗，在新時期檔案管理工作中填補工作漏洞，完善檔案管理系統(tǒng)，實現檔案信息的最優(yōu)利用，推動企業(yè)的發(fā)展。⑤提高檔案管理人員的業(yè)務水平和專業(yè)知識理論水平，從而提高檔案管理工作的效率，不斷推動檔案管理工作的創(chuàng)新。⑥了解中外企業(yè)各階段經營成功或失敗的典型案例檔案。

4 檔案管理的創(chuàng)新路徑

4.1 加快檔案信息的數字化建設

隨著科技的發(fā)展，企業(yè)逐步實現了無紙化辦公，這對企業(yè)檔案管理是一次很大的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)要逐步完善檔案信息的數字化建設，提高檔案信息的數字化水平。企業(yè)應重新收集和整理檔案，并將其錄入到檔案數據庫中；采用大數據檔案管理模式，并分析檔案信息，從而提高企業(yè)檔案信息的利用率。

4.2 加快檔案管理的自動化建設

在企業(yè)檔案管理數字化的基礎上，要實現檔案管理的自動化建設，實現檔案管理中識別、掃描、加密、身份認證等技術的運用，從而實現檔案檢索和利用自動化。借助計算機、網絡及其他信息設備，在檔案錄入、收集、整理歸檔時可減輕工作人員的工作量，并縮短人工整理檔案的時間。

4.3 加快檔案信息的集成化建設

檔案信息管理就是一個集成化的過程，即將供電企業(yè)工作中各個階段、部門、層次的相關檔案資源組織、協(xié)調起來。供電企業(yè)檔案信息管理包括軟件、硬件、數據、業(yè)務和服務等平臺的集成化管理，包含了文檔一體化、各類檔案間的數據整合、檔案信息數字化、檔案工作流程管理等業(yè)務內容。檔案管理人員或檔案信息用戶能通過一站式查詢綜合查閱檔案信息，這代替了人工匯總，且不需要進入不同的信息系統(tǒng)，消除了系統(tǒng)間的差異和異構性。通過運用集成化的數據存儲管理和數據組織管理模式，建立了基于網絡存儲，具有多級、多類數據的安全保障體系。

4.4 加快檔案管理的互動化建設

在企業(yè)檔案管理實現數字化、自動化和集成化的基礎之上，檔案管理還要與企業(yè)、各部門、員工互動，方便企業(yè)、部門、員工使用管理系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理的互動化建設方便了各部門的交流，使企業(yè)運行更加流暢，有利于發(fā)揮企業(yè)的整體優(yōu)勢；優(yōu)化了檔案信息資源的配置，提高了檔案的利用率，實現了企業(yè)效益的最大化，并在市場經濟的背景下提高了企業(yè)的綜合實力和競爭力。

5 結束語

在信息化時代，企業(yè)檔案信息管理要與時俱進，相關管理人員應加大對企業(yè)檔案管理的重視程度，抓住信息時代的機遇，利用信息化技術推動檔案管理數字化、自動化、集成化以及互動化建設，優(yōu)化企業(yè)信息資源配置，實現信息資源利用率的提升。

參考文獻

[1]王彥芳，王金財.關于現代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考[J].企業(yè)檔案工作聚焦，2012（06）.

[2]張靜怡.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].昆明：云南大學，2013.

〔編輯：張思楠〕