信息化技術在高校檔案管理行政中的應用研究

畢大鵬

摘 要 本文主要就云計算角度探討了信息化技術在高校檔案管理行政之中的應用，首先，分析了云計算的內涵及特點，然后，分析了檔案管理行政工作應用云計算的需求：彌補人才短缺問題；解決基礎設施問題；軟件方面；安全系數較高，然后分析了應用云計算提升檔案信息化的實踐措施：動態虛擬進行檔案管理；完善數據庫建設，提升檔案信息的共享率；建構良好的高校檔案行政管理信息化的人才培養機制。

關鍵詞 信息化技術；高校；檔案管理；行政

中圖分類號 TP39 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）164-0130-01

伴隨著檔案資源不斷的增多以及社會對檔案資源的利用程度提升，傳統模式的檔案管理及利用方式已經不能夠滿足人們對于檔案利用的需求。檔案管理的信息化以及應用網絡技術完成檔案管理的行政工作被提上了日程。本文主要就檔案管理行政工作之中應用云技術做出了探討，希望云技術能夠提升檔案管理信息化程度，從而做好相關的檔案管理工作。

1 云計算的內涵及特點

所謂云計算或者云技術是當前信息技術服務的一個趨勢。信息技術曾經歷經大型計算機時代、微型計算機時代、互聯網時代、云計算時代這4個時代。當前，我們正處于步入云計算的時代。

云計算基于互聯網計算的最新成果，共享相關的硬件資源與信息，經過選擇傳輸給計算機和其他設備，云計算的運行方式類似于電網。當前云計算實現服務的方式主要有3種：軟件服務、平臺服務、基礎設施服務。

云計算應用到檔案管理之中，必然需要考慮到安全。就云計算的安全方面的考慮，云計算這項技術服務是有著非常大的優勢的。云計算利用建設比較先進的云計算安全模式實現安全保證，模型包含動態防控設計和安全設計管理模式。并且應用網絡設施安全以及硬件安全措施進行數據的嚴格保護。

2 檔案管理行政工作信息化的需求

2.1 彌補人才短缺問題

當前的檔案部門開展信息化建設的最大難題在于人才問題。從各層級的部門來講，一方面需要懂檔案業務的人才，還需要此人才懂得計算機信息化相關的技術。但是，此類人才比較短缺。云計算技術的應用很大程度上解決了此類問題。

2.2 解決基礎設施問題

在檔案信息化技術之中，基礎設施問題是需要資金投入的問題。引入云計算技術加強檔案信息化的程度，可以解決一些中小檔案室的基礎設施問題。就基礎設施的短缺以及投入的資本較大而言，云計算的應用可以很大程度上解決此類問題。

2.3 軟件方面

計算機網絡技術發展比較迅猛，3年到5年便是一個階段，在軟件技術、數據格式等方面都會有變化。當前，高校行程管理工作之中使用的軟件技術，更新快，淘汰速度快，無形之中增加了成本，云計算技術可以應用更新的要求，自我升級，降低軟件投入。

2.4 安全系數較高

當前狀況，紙質檔案容易損壞且不易查詢，保護程度普遍較差。云計算可以很好的處理這些問題。電子檔案雖然容易復制、粘貼且傳送，但是電子檔案的保存卻有著得天獨厚的優勢。

3 應用云計算提升檔案信息化的實踐措施

3.1 動態虛擬進行檔案管理

云計算應用在檔案行政管理之中，可以實現動態、虛擬以及可延伸的方式進行數據庫的架構，實現基礎設施和服務的統一管理與實現。可以按照使用資源、按需使用服務，降低下屬單位信息化門檻，提高整體信息化水平。應用的快速部署，加快應用實施和推廣速度。構建統一的平臺，節約其他資本的用途。實現互聯網技術至上的互相共享資源，規范化檔案的使用以及信息化。

3.2 完善數據庫建設，提升檔案信息的共享率

積極構建行政管理工作的數據庫資源，完善行政檔案管理的信息數據傳輸以及傳送的流程，積極地努力運用最新的多媒體技術：計算機資源建設、縮微、掃描等技術，進行檔案的信息處理工作。借助云計算技術的優勢，實現高校檔案行政管理的信息化。檔案管理及信息服務網絡的構建，需要滿足其目標，目標在于技術需要先進、部門間和諧溝通以及運作，行政管理信息高效傳遞，并且檔案管理的信息能夠滿足各式各樣的查詢以及調取。在檔案管理工作之中，實現檔案管理工作的效率提升，增強行政管理工作的資源不斷循環以及有機共享，使高校檔案行政管理資源信息的使用價值達到最大。

3.3 建構良好的高校檔案行政管理信息化人才培養機制

實踐檔案管理的信息化，相關的人員才是關鍵。高校檔案行政管理管理的信息化是一個動態的曲折并且科學的管理過程，高素質的檔案管理人員需要運用專業的知識進行檔案的信息化管理。在檔案管理信息化的建設過程之中，一方面培養人才的檔案管理的專業知識；另一方面，加強人才的計算機知識的理論素養。并且，需要使得檔案管理人員能夠全面了解并且不斷自動貫徹相關的檔案管理的法律以及法規。日常的檔案管理工作的實踐之中，應該科學管理以及進行即時維護局域網、軟件升級、網絡必備設備、數據庫相關的建設，實現系統內各個功能的提升，提升檔案行政管理工作的效率，確保檔案管理行政工作的安全。建構合理并且高校的高校檔案行政管理人才培養機制，對人才進行全面并且系統的教育以及深化相關的學習工作，以適應高校檔案行政管理信息化發展的新需要。

參考文獻

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