如何改善企業檔案主體管理，提高企業整體競爭能力

【摘要】：隨著社會的發展，我國企業開始注重檔案的管理，而一個企業的檔案主要是指一些企業在生產過程中，一些對國家、社會和企業有保存價值的文字、影像、聲像等記錄。加強企業的檔案管理工作主要是將企業的檔案按照一定的科學分類進行整理和分配，并登記在冊，統一管理，以便實現檔案的有效價值。本文針對企業檔案管理中出現的問題進行分析和討論，提出一系列解決問題的措施和方法。

【關鍵詞】：企業檔案管理;企業的整體競爭力

江蘇中能硅業科技發展有限公司（以下簡稱“中能硅業”）是目前世界上最大單體投資規模最大的多晶硅生產基地，是香港上市公司保利協鑫（HK3800）全資控股的高純多晶硅生產企業。隨著企業的快速擴張，檔案管理的重要性日益凸顯。作為企業發展歷程的真實記錄，檔案承載并濃縮了一個企業的歷史面貌與興衰記憶。通過完善檔案管理，為企業的生產、科研、管理提供準確、系統、動態性的檔案支持，有利于企業決策者對企業的整體狀態進行科學性的把握。

一、檔案工作的管理特點

1.技術含量高、保密性強

中能硅業通過引進國際高端裝置和技術，深化組合、集成再造，目前已打造具有自主知識產權的“GCL法”多晶硅生產工藝。企業內擁有大量尖端技術、先進設備及高級技術人才。這就決定了該企業的檔案管理技術強、保密性強，要求檔案管理人員熟悉企業生產流程，并正確認識檔案保密與利用關系，做到有聚有散、有收有放、上下一條龍統一管理，密而不懈。

2.涉及專業面廣、種類繁多

光伏行業屬于高新技術產業范疇，其中多晶硅制造更是集合了化學、固體物理學、材料學、材料工藝、機電工程、儀器設備開發等多學科和綜合性技術的系統工程。這就要求檔案管理人員熟悉掌握各項目各裝置的結構、建筑、管道工藝、系統等多專業內容。這一特點決定了該企業檔案管理的復雜性與艱巨性。

3.檔案存量增加迅速

中能硅業的飛速發展導致檔案存量迅速積累，這就要求中能檔案管理人員不斷提高自身素質，加強基本功的訓練，高速度、高質量的工作，跟上企業的快速發展步伐。

4.電子化程度高

中能硅業作為上市企業，具有其先進的管理理念及管控手段，辦公自動化程度高，檔案的借閱及利用基本已實現無紙化操作，這就要求企業檔案管理人員必須熟練掌握相關信息設備，跟上企業高速發展的運轉步伐，使檔案管理能夠更好地為企業服務。

綜上所述，中能硅業檔案管理既有一般新能源企業檔案管理的普遍性，即高保密性、覆蓋面廣，同時又有其特殊性，即檔案增長量迅速、電子化程度高。這就要求企業的檔案管理工作必須從企業實際出發，認真研究建立完善適合于企業發展的檔案工作管理體系，為企業檔案信息資源的整合擴展及綜合利用創造條件。

二、企業檔案管理中存在的問題

1.認識淡薄，手段落后

隨著社會的發展，經濟全球化趨勢的不斷加深，導致許多領導將企業的精力和企業的資金都投入到企業的生產和銷售過程中，而對于檔案管理投入的資金和投入精力卻十分低，所以導致我國企業的檔案管理水平落后。

2.檔案利用不規范。

企業的檔案的管理人員對于企業檔案的管理十分松弛，對于檔案借閱者的管理也十分松散，導致許多借出去檔案沒有及時的歸還，造成出現部分檔案不能及時收回的現象，使得企業檔案得不到充分的管理和利用。

3.檔案管理不規范。

企業檔案管理人員對于檔案不能實現歸口管理，缺乏明確的管理制度，不能夠實行綜合管理，導致出現檔案管理十分不規范的現象。

三、如何分析解決檔案管理存在的問題

1.制度完善

幾年來，中能硅業綜合檔案室全體人員，在集團領導、公司領導的關心和精心指導下，認真貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，堅持依法治檔，建章立制，強化管理，使檔案工作逐步實現了規范化、制度化、科學化、現代化，檔案資源為中能硅業的建設、發展提供了有效服務。

通過開展檔案達標升級活動，健全檔案工作規章制度，完善檔案管理體系，提高檔案工作質量，推進檔案工作現代化進程，充分利用檔案資源，使其更好地為企業的經濟建設和發展服務。

中能硅業綜合檔案室制訂并落實了文件材料整理歸檔、檔案保管、鑒定銷毀、保密、利用、檔案人員崗位責任制、電子文件歸檔管理等檔案工作制度，采取了“三納入”、“四參加”等控制措施和手段，以保證檔案的完整、準確、系統。一些重要制度已上墻，并注重執行，切實把各項制度落實到實處，有效地促進了檔案管理工作走上制度化軌道。

2.整理規范

綜合檔案室制定了檔案分類方案，涵蓋公司各門類、載體的檔案，并按照要求做到了類目設置合理，編號科學。綜合檔案室均將檔案材料按不同門類、載體和不同的保管期限統一、有序排列存放，建立起各類檔案的立卷標準，使各類檔案整理規范，編目、編號科學，符合國家和行業有關規范要求。各類檔案資料整理上架，無積存零散的文件資料

3.歸檔及時

綜合檔案室按照國家檔案局第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》要求編制了文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。截至目前，各種門類、載體的應歸檔文件材料齊全完整，各類案卷均符合《江蘇省企業單位檔案工作規范》的要求。檔案材料歸檔及時，字跡均符合國家規定的質量要求。文件形成程序規范、簽署完備、內容準確。

4、利用有效（利用案例、編研情況）

隨著公司檔案管理工作的不斷完善與提升，從2010年起，綜合檔案室即主動根據單位年度工作計劃及重大活動安排情況制定主動提供檔案利用服務計劃，為公司各項工作的開展提供了大量而有效的檔案資料支持。我們始終把利用貫穿于整個檔案管理之中，把利用作為管理檔案的目的，制定了利用制度，建立了借閱登記簿，記錄了歷年來借閱利用情況，同時建立了利用登記和利用效果登記薄，不僅能夠做到及時登記，同時還將檔案利用效果典型事例匯編成冊。

結束語

企業的檔案管理對于每一個企業來說都是十分重要的。因此企業要將檔案的管理工作提高企業的工作重心中來，發揮出企業檔案的實際職能，為企業和社會的發展提供強力的保證。

參考文獻：

【1】張鑫 " 企業基層單位人事檔案管理信息化思考 " "現代商業 " " 2012.3

【2】蘇小苒 如何開展企業的檔案的管理 " 企業文化 " " "2014.9