信息時代我國檔案管理體制的思考

【摘要】：隨著信息時代的到來，計算機技術越來越多地應用到檔案管理中，使原有的檔案管理模式受到了巨大的挑戰。為了進一步提高檔案管理的數據化、系統化、網絡化水平，檔案管理體制需要進行改革以適應信息時代的發展需要。針對信息時代檔案管理中存在的問題，對其管理體制進行了探討。本文就通過對檔案管理體制的探討，了解我國檔案管理體制的現狀，又通過對現代化檔案管理的分析，提出了較傳統檔案管理的創新方法并提出改革意見。

【關鍵詞】：信息時代;檔案管理;體制思考

前言：二十一世紀是一個信息化的經濟時代 其信息技術的廣泛應用為世界的經濟體系發展做出了巨大的貢獻，并且創造了大量的財富。但是在現代社會的信息技術飛速發展的過程中，人們在工作過程所產生的電子文檔數量在不斷的增大， 而以往的檔案管理措施也無法再充分的滿足現代社會的檔案管理需求所以檔案管理體制的變革是一個必然的發展趨勢。檔案作為一種信息資源，如果可以充分開發和利用，那么檔案就可以發揮其作用，為社會服務。本篇文章主要針對信息時代我國檔案管理體制的思考進行了全面詳細的探討。

1.信息時代檔案管理體制存在的問題

1.1 檔案軟件缺乏通用性

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理軟件開發力度加大，雖然這些管理軟件能夠滿足當前檔案管理的需要，但是從長遠來看，現階段的檔案管理軟件無法滿足檔案管理與電子政務系統、辦公自動化系統一體化的發展需要。當前我國的檔案管理部門使用的計算機型號、規格都存在不同，這樣檔案管理軟件就無法應用到所有的計算機中，因此檔案管理軟件普遍缺乏通用性，檔案信息間不能相互協調通用，這在很大程度上也降低了檔案信息的共享性，對檔案管理的信息化、現代化造成一定的影響。

1.2 檔案的安全性與保密性偏低

在信息時代，信息傳播迅速，而檔案管理工作也由傳統的手工作業逐步轉為電子檔案管理，電子檔案可以輕易地被更改，這對于檔案的安全性與保密性造成了極大的威脅。很多不法分子會利用網絡技術和計算機技術篡改檔案信息或是刪除、損壞檔案內容，這使得檔案信息存在巨大的風險。另外，由于電子檔案文件的結構比較復雜，存儲方式也有很多種，這樣一旦計算機系統受到網絡攻擊或是存在病毒的話，電子檔案就存在丟失的風險。

1.3 檔案管理人員素質需提高

檔案管理人員時檔案管理信息化的主要執行者，但就我國當前的檔案管理情況來看，很多檔案管理人員的素質需要提高?，F階段檔案管理人員主要是檔案專業人員，雖然他們具有專業的檔案管理知識，但是對信息時代性的信息素質卻很缺乏，這樣他們就無法適應網絡工作環境與計算機工作環境。檔案管理部門由于缺乏網絡技術與檔案管理知識和技能的復合型人才，因此檔案管理人員普遍存在綜合素質偏低的問題，這在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的建設與發展。

2.提高檔案管理體制效率的方法

2.1加強檔案管理與電子技術的有機結合

信息時代的檔案管理工作更具技術性，特別是電子檔案對電子技術有一定的依賴性，因此檔案管理工作者需要在具備檔案管理基礎知識的基礎上，掌握檔案管理的基本原則與方法，同時也要掌握一定的計算機技術和電子信息技術，這樣才可以實現檔案信息管理的信息化，有效解決在檔案管理過程中的技術問題。在檔案管理的初步階段，檔案管理工作者的知識結構和技術能力不能滿足相關要求，因此檔案管理工作者需要加強檔案管理與電子技術的有機結合，充分發揮自身的專業優勢，同時調動工程技術人員發揮電子專業技術優勢，將檔案管理與電子技術有機結合，這也是信息時代檔案管理體制需要著重考慮的內容。

2.2 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案信息的安全性與保密性是檔案管理的關鍵，在信息時代隨著檔案信息化建設的不斷加快，信息的安全性問題也日益凸顯。為了進一步保障檔案信息的安全性與保密性，檔案管理體制需要建立健全檔案信息安全保障體系。一方面要保證檔案信息的存儲安全，一方面要保證檔案信息的使用安全。在信息時代，信息技術的快速發展在一定程度上也帶動了信息的競爭，使得檔案安全受到了嚴重威脅，因此對于檔案管理工作，既要提高檔案信息安全與網絡安全意識，也要防范非法分子利用網絡技術盜取檔案信息，因此檔案管理工作需要采取有效的管理方法加強對用戶的身份認證，同時加強對計算機網絡系統的監控，盡可能地將內網與外網隔離，對于數據庫的信息也要經常備份，防患于未然，這樣才可以確保檔案信息的安全性。

2.3推進檔案管理制度建設

根據我國目前檔案管理體制來看，雖然在檔案管理工作中取

得了一定的進展，但是與發達國家在檔案管理模式方面相比還相差甚遠。尤其是我國企業在檔案管理運行過程中，其管理體系基本都相同，大多數都采取分級管理的方式，加上集中統一、企業自主和條塊結合為基本原則，使我國企業的檔案管理工作可以達到運行的狀態。其中，統一管理的意識是說企業在運作的過程中需要建立起專門的檔案管理部門對整個企業的所有檔案進行統一的管理，使企業的檔案有序，工作有效。從理論上分析這種管理模式，其運用的管理措施可以在管理過程中產生良好的效果，而且還會為企業工作效率的提升助力，但是與現實進行對比就會發現，由于企業在現代化建設方面經驗不足，再加上技術有限等實際情況，檔案管理工作并不盡人意。

3.結語

檔案在我國社會發展中有著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內容與任務，這是負責保護寶貴的文化財富重任更是一項造福子孫的宏偉事業。檔案管理工作還負擔著為其他行業發展提供信息資料的重任，是為現代化社會建設提供信息資源的主要方式。檔案的開展是各項工作得以順利進行的前提和必然條件只有充分的發揮檔案資源應有價值和效益才能夠科學合理的為社會發展做貢獻?，F發揮著重要作用。檔案資源是現代社會運行過程中的一個重要組成部分， 而對于檔案資源的開發和利用就是其檔案管理現代化管理的核心內容。因此在我國經濟體系迅速發展的情況下檔案管理工作也必然隨著信息技術的提高而進行創新、改革只有靈活的應用現代化的信息技術來對檔案管理工作進行改革，才能夠切實有效的實現檔案管理的網絡現代化，從而最大限度的提升檔案管理效率 為我國社會的發展作出貢獻。

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