新形勢下事業單位檔案管理的優化措施探討

【摘要】：隨著我國事業單位體制改革的不斷深入，目前已經逐步進入深水區之際，只有加強檔案標準化、規范化管理，才能夠確實提高事業單位檔案的利用率。本文深入探討了新時期事業單位檔案管理的優化措施，具有一定的參考價值。

【關鍵詞】：新時期;事業單位;檔案管理;優化

1. 引言

檔案資料是事業單位開展黨務管理、行政管理、人事管理等活動的重要歷史憑證。隨著我國事業單位體制改革的不斷深入，目前已經逐步進入深水區之際，只有加強檔案標準化、規范化管理，才能夠確實提高事業單位檔案的利用率。

2. 行政事業單位檔案管理的特點

2.1成套性特征

行政事業單位檔案實質上就是圍繞著行政事業單位的各項業務活動及人事管理來進行展開，進而形成一系列相關的檔案材料，這些檔案材料對行政事業單位的全部業務過程進行了反映和記錄，形成了一個完整的文件體系，這就是行政事業單位檔案的成套性特征。遵循成套性特征是行政事業單位檔案管理的特點，也是行政事業單位檔案分類整理的主要理論依據。行政事業單位檔案的開發、鑒定、歸檔、統計、保管、利用、移交等工作都應該體現出成套性特點。

2.2基于多樣性的載體類型來進行管理

隨著科技的快速發展，行政事業單位檔案管理也有了多樣性的載體類型，不僅僅只是紙質化，還有電子化、網絡化。因此，在開展行政事業單位檔案管理工作時，既要根據特定檔案載體的保存技術要求和物理性質，又要保持所有載體類型的完整性和成套性進行針對性地管理。

3. 檔案管理在事業單位中的重要作用

3.1 檔案管理是事業單位運營的必要基礎條件

事業單位檔案管理是一項基礎性、瑣碎性、經常性的工作，涉及到檔案的銷毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過程或行為。規范化的檔案管理對于推動事業單位發展、體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其是目前我國事業單位的各項工作都在逐步邁向標準化、規范化、科學化，在這種情況下，加強事業單位檔案管理勢在必行。

3.2 檔案管理是衡量事業單位檔案管理水平的重要標準之一

事業單位檔案管理已經成為了現代事業單位管理中不可或缺的組成部分，屬于事業單位軟件建設中的重要組成部分，事業單位檔案涵蓋了事業單位會議記錄、合同協議、工作計劃、年度總結、委任書、統計資料、發展規劃等重要內容，它既是事業單位狀況的記錄，又是事業單位發展歷程的縮影，是事業單位管理走向科學化、規范化、制度化的重要標志。

4. 新時期事業單位檔案管理的優化措施

4.1建立健全事業單位檔案管理制度

新時期事業單位檔案管理的關鍵就在于要建立起較為健全、完整的檔案管理制度，通過制度來約束管理，同時要在檔案管理制度中明確規定檔案保管期限、檔案保管方法、歸檔范圍、檔案利用等，由事業單位檔案室來統一管理事業單位各個載體、各個門類、各個部門的檔案，以便能夠讓事業單位各項業務與事業單位檔案管理能夠同步發展、同步評價、同步考核。此外，事業單位檔案室還應該編制各類檔案檢索工具和檔案資料存放示意圖，為檔案查閱提供方便快捷的服務。

4.2 提高事業單位檔案管理人員的業務素質

眾所周知，事業單位的檔案數量繁多，涉及到黨務工作檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務資料檔案等，由很多科室和部門負責管理，有的事業單位檔案管理人員的業務素質較差，甚至還不能對普通資料和應該歸檔的檔案進行區分;另外，事業單位下屬部門在調換或搬遷時，檔案交接手續辦理不及時，這樣就造成了較為嚴重的檔案流失現象。針對這種情況，事業單位應該指派專人來對事業單位檔案予以負責，定期盤點，科學管理，進而提高事業單位檔案管理水平。

隨著網絡的發展，事業單位檔案管理必然是走向數字化、信息化的方式。網絡安全問題已經成為了影響事業單位數字化檔案管理的重要因素。因此，務必要深入開展信息安全檢查，嚴控安全風險，以便能夠確保數字化檔案資料的安全。一是對事業單位檔案室各個計算機、服務器殺毒軟件安裝使用情況進行檢查，要求及時更新病毒庫，并定期全盤查殺病毒;二是對事業單位檔案室網絡使用情況進行檢查，杜絕檔案室專網與互聯網混用的情況發生;三是對事業單位檔案室計算機安裝安全管理軟件情況及客戶端接入策略進行檢查，要求所有接入統計專網的計算機、服務器必須安裝此客戶端軟件，對接入計算機進行嚴格管理。四是對事業單位檔案室各項應用系統備份情況進行檢查，確保發生問題時，能夠第一時間進行系統恢復。

4.3培養高素質的事業單位檔案管理隊伍

事業單位檔案管理是一門科學，也是一項實踐性、經濟性、技術性、政策性都很強的工作，涉及到多個學科的知識和成果。事業單位檔案管理人員除了要具備本專業知識外，還要掌握計算機應用、檔案管理法規法律等知識，融經濟知識與技術于一體，這就離不開高素質事業單位檔案管理隊伍的培養。同時，要不斷完善檔案管理人員的激勵機制，對在檔案管理工作中取得優異成績的檔案管理人員給予表彰，為新時期優化事業單位檔案管理奠定堅實的人才基礎。還應該選派多名人員集中辦公，對所有檔案資料進行全面收集和整理，做到統一立卷、統一編號、統一規格，并完善形成一整套規范的檔案管理制度，實現各門類檔案集中統一管理，有效提高工作效率。

4.4 健全考核制度

把事業單位檔案管理工作列為事業單位年終績效考核重要內容，定期對事業單位各科室、各部門的檔案立卷歸檔、檔案交接、檔案保管等情況進行檢查考核，對違反檔案規定的部門或者科室及時下發整改通知書，限期整改，確保事業單位檔案工作健康發展。同時，加強責任，進一步促進檔案管理工作落實。召開檔案管理工作會議，明確各部門檔案管理工作的具體內容及要求，明確各部門“一把手”為檔案管理工作責任領導，專職檔案工作人員及檔案工作聯絡員為責任人，分別負責各所在部門檔案管理工作相關事宜。

4.5加大投入，加強檔案配套設施建設

根據本單位實際情況，逐步加大對檔案管理工作的投入，及時解決檔案管理工作中所遇到的問題和困難。投入一定量的人力、物力、財力來設置檔案專用庫房和榮譽陳列室，購買密集架、微機、掃描儀、空調、自動化裝訂機和防磁柜等設備，進一步擴大檔案庫房面積，實現辦公室、查閱室和庫房的三分開，為檔案的保管與利用提供方便。事業單位檔案室盡量要實現整潔美觀，檔案資料排列整齊、裝訂結實，案卷標題簡明扼要，卷內目錄清晰無誤，分類清楚有序，保管期限劃分準確，各種軟硬件設施齊備，以便能夠提升檔案管理工作水平。

5.結語

總之，事業單位檔案管理是一門科學，也是一項實踐性、經濟性、技術性、政策性都很強的工作，涉及到多個學科的知識和成果。新時期事業單位進一步優化檔案管理，對于事業單位的可持續性發展極為重要，必須要予以足夠的認識，及時總結并找出以往檔案管理過程中所存在的問題，制定相應的措施來確保檔案管理工作能夠有序、穩定展開。

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