文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討

【摘要】：隨著我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，我國(guó)的各行各業(yè)都進(jìn)入了辦公自動(dòng)化的時(shí)代，這應(yīng)當(dāng)說是一種大勢(shì)所趨。文書檔案作為記錄我國(guó)各類社會(huì)組織也企事業(yè)單位的政治、經(jīng)濟(jì)、研發(fā)等等不同領(lǐng)域的重要參考資料對(duì)于我國(guó)而言是具有極為重要意義的一項(xiàng)工作。在辦公自動(dòng)化的潮流下文書檔案工作也緊跟時(shí)代潮流進(jìn)入了辦公自動(dòng)化時(shí)代，但是文書檔案管理工作進(jìn)行自動(dòng)化應(yīng)用中還是存在著一些問題亟待解決，只有將這些問題解決才可以使得文書檔案的辦公自動(dòng)化真正的成為文書檔案管理的最佳助力。

【關(guān)鍵詞】：文書檔案;辦公;自動(dòng)化;應(yīng)用

隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使得我國(guó)的電子化進(jìn)程不斷加速，使得我國(guó)大部分行業(yè)都進(jìn)入了自動(dòng)化辦公的時(shí)代。文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。這些資料對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)決策有著重要的參考作用，因此其向電子化與自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變對(duì)于我國(guó)而言是具有重要意義的。簡(jiǎn)單來說文書檔案管理的辦公自動(dòng)化就是將原本的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)換為電子格式的檔案利用計(jì)算機(jī)對(duì)這些檔案進(jìn)行相關(guān)的建立、分類、利用及歸檔工作。下面我們就來談一談關(guān)于文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用。

1、文書檔案管理辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

1.1 文書檔案管理辦公自動(dòng)化節(jié)省了人工資源

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作對(duì)于人工資源的要求是較高的，其無論是建檔收集過程還是其分類與利用和歸檔都需要有專人進(jìn)行管理，如果文書檔案管理的單位較大那么其一天所需要整理歸納的文書檔案數(shù)量是非常大的，其需要很多工作人員同時(shí)進(jìn)行工作才能夠保證文書檔案管理工作的正常進(jìn)行。但如今文書檔案管理實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化之后對(duì)于人工資源就有了極大的節(jié)省，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用可以使得文書檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都變得更有效率，計(jì)算機(jī)可以輔助管理人員對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類，并且還可以利用專業(yè)軟件避免了檔案信息重復(fù)，且在文書檔案需要利用時(shí)也僅僅需要利用計(jì)算機(jī)將電子文件形式的文書檔案復(fù)制一份然后直接傳輸給檔案的需求者，省卻了提檔和歸檔的繁瑣程序。當(dāng)然這種形式的文書檔案利用只能是一般的不具保密性質(zhì)的文書檔案。

1.2 文書檔案管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了資源共享

在以往文書檔案雖然具有這較為重要的作用，但是由于共享的手段有限，文書檔案的需求者只能去文書檔案管理部門進(jìn)行申請(qǐng)然后調(diào)取相關(guān)的檔案，期間費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而如今有了互聯(lián)網(wǎng)和電子文件格式的文書檔案則將這樣的問題徹底解決，一些不具保密性質(zhì)的文書檔案可以直接被文書檔案管理人員儲(chǔ)存在共享電子文件庫(kù)當(dāng)中，需要這些文書檔案的人可以在任何時(shí)間直接進(jìn)入檔案庫(kù)調(diào)取相關(guān)的文書檔案，這使得文書檔案的利用方面更加方便，且在真正意義上實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。

1.3 文書檔案管理辦公自動(dòng)化便于檔案的保存

文書檔案管理的辦公自動(dòng)化，使得大量的原本紙質(zhì)的檔案變?yōu)榱穗娮訖n案。這就大量節(jié)省了文書檔案管理信息保管所需要的空間，過去紙質(zhì)的文書檔案管理信息的保存需要較大的存放空間，需要將不同的文書檔案管理信息放置在不同的書架或檔案柜當(dāng)中。電子化的文書檔案管理信息則只需要將文書檔案管理信息存儲(chǔ)到光盤、硬盤等各類數(shù)據(jù)載體當(dāng)中，需要的存放空間極小。降低了文書檔案管理信息的保管難度，由于紙質(zhì)文書檔案管理信息的特性對(duì)于文書檔案的保管環(huán)境有著很高的要求，為了防止文書檔案變黃或蟲蛀需要保管人員定期進(jìn)行通風(fēng)或晾曬工作。電子化的文書檔案管理信息對(duì)保管環(huán)境的要求則更為寬松，從而使保管工作更加輕松。

2、文書檔案管理辦公自動(dòng)化的缺點(diǎn)

2.1 文書檔案的真實(shí)性受到了威脅

文書檔案管理信息的真實(shí)性受到了一定程度的影響。紙質(zhì)文書檔案有著不可修改或是修改后痕跡明顯的特性，電子文書檔案卻具備著可讀寫性并且很難找到修改痕跡。文書檔案管理信息的安全性受到了一定程度的威脅。

2.2 提高了對(duì)文書檔案管理人員的素質(zhì)要求

文書檔案辦公自動(dòng)化使得其提高了對(duì)文書檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)使用的要求。在整理環(huán)節(jié)中文書檔案管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)的使用達(dá)到非常熟練的程度才能較為輕松地完成整理工作，在這一過程中管理人員不僅需要對(duì)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)操作十分熟練，并且需要對(duì)檔案管理的專業(yè)軟件有深入地了解才能最大限度地提高整理效率。

2.3 文書檔案管理辦公自動(dòng)化降低了文書檔案的安全與保密性

由于一部分文書檔案具有保密的性質(zhì)，例如技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品研發(fā)等，都具有極強(qiáng)的隱秘性，需要受到高度的重視與保護(hù)。文書檔案管理信息的電子化使得其必將面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題，如果沒有一個(gè)較為強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)很可能因?yàn)楹诳凸簟㈦娔X病毒等原因，對(duì)文書檔案的所有權(quán)單位造成不可估量的損失及十分嚴(yán)重的后果。電子化文書檔案管理信息的保管除了外部入侵會(huì)造成損失之外，內(nèi)部由于系統(tǒng)錯(cuò)誤或者是人為疏漏同樣會(huì)造成文書檔案管理信息的損失，因?yàn)椴煌诩堎|(zhì)文書檔案信息的實(shí)物保存方式，數(shù)據(jù)虛擬的文書檔案信息面臨著更加巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

3、對(duì)于文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的改進(jìn)措施

3.1 提高對(duì)文書檔案的審核力度

針對(duì)電子化文書檔案內(nèi)信息的真實(shí)性問題，我們應(yīng)當(dāng)制定更加嚴(yán)格的審核制度，對(duì)于文書檔案在建立階段就進(jìn)行嚴(yán)格的審核，在審核過程中認(rèn)真尋找修改的痕跡和不真實(shí)的地方，如果發(fā)現(xiàn)了修改痕跡和檔案信息內(nèi)容不真實(shí)的情況就必須向相關(guān)部門反映，并且及時(shí)對(duì)不真實(shí)的資料進(jìn)行詢問和修改，以保證其檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

3.2 對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)

在文書檔案從人工管理向自動(dòng)化管理推進(jìn)的過程中必然會(huì)有很多工作人員對(duì)此感覺到迷茫和無措，我們應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期對(duì)其進(jìn)行文書檔案管理自動(dòng)化辦公的課程培訓(xùn)，教會(huì)他們?nèi)绾问褂糜?jì)算機(jī)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，并且還要將文書檔案自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)告訴他們，讓他們從技術(shù)和心理上同時(shí)接受這種管理方式的改變。

3.3 加強(qiáng)對(duì)電子文書檔案的安全管理工作

構(gòu)建計(jì)算機(jī)安全防火墻，對(duì)部分需要保密處理的文書檔案管理信息進(jìn)行電子加密處理，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)實(shí)行專人專機(jī)對(duì)外來的光盤、軟盤進(jìn)行嚴(yán)格地電腦病毒查殺工作，務(wù)必保證管理人員計(jì)算機(jī)的安全性從而減少重要文書檔案泄密的可能性。應(yīng)當(dāng)構(gòu)建備用數(shù)據(jù)系統(tǒng)，定期將電子化的文書檔案管理信息進(jìn)行備份，存放到不同的電子載體當(dāng)中，防止在特殊情況下文書檔案管理信息的遺失。

結(jié)束語(yǔ)：我國(guó)的文書檔案管理的自動(dòng)化辦公應(yīng)用目前還處于初級(jí)階段或者說是過渡階段因此我們必須對(duì)這項(xiàng)工作有著一定的耐心和重視，使其可以快速且平穩(wěn)的進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而讓更多的檔案管理人員及檔案利用者受益。

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