做好事業(yè)單位的檔案保密工作探討

【摘要】：當(dāng)今社會(huì)處于信息爆炸的時(shí)代，信息量非常大，并且呈現(xiàn)出復(fù)雜性，在信息爆炸的沖擊下，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案保密工作非常重要，無論是哪種類型的檔案都應(yīng)該做好保密工作。但是從目前的情況來看，事業(yè)單位檔案保密工作還存在著不完善的地方，本文就如何做好事業(yè)單位的檔案保密工作進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位;檔案管理;保密工作

0.引言

在信息時(shí)代，人們對事業(yè)單位的檔案管理工作給予了更高的重視，也提出了更高的要求，檔案信息的保密工作是檔案管理工作的重要組成部分，只有做好檔案保密工作，才能更好的促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，同時(shí)對于員工的發(fā)展也更有利。目前檔案保密工作還受到多種因素的在制約，一定要采取有效的措施促進(jìn)事業(yè)檔案保密工作的有效性。

1.做好事業(yè)單位檔案保密工作的必要性

檔案對于事業(yè)單位以及事業(yè)單位的員工來說都非常重要，檔案記錄了一個(gè)人成長的歷程，與個(gè)人的工資調(diào)整和職稱晉升都息息相關(guān)。通過檔案，事業(yè)單位也能更好地了解一個(gè)員工的身份背景、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷等，可以幫助事業(yè)單位作出正確的決策。從事業(yè)單位的角度來看，一些檔案和事業(yè)單位的發(fā)展具有緊密的聯(lián)系，甚至還關(guān)系到國家的發(fā)展。正是由于事業(yè)檔案具有如此重要的作用，因此必須做好事業(yè)單位檔案的保密工作。如果檔案管理中報(bào)名工作沒有做好，造成了檔案的流失，對個(gè)人或者事業(yè)單位來說都非常不利，甚至還會(huì)危害社會(huì)的安危。因此，事業(yè)單位中，對于檔案管理必須要做好檔案保密工作。

2.做好事業(yè)單位檔案保密工作的措施

2.1加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的職責(zé)建設(shè)

事業(yè)單位的檔案保密工作沒有做好最大的影響因素就是檔案工作人員對檔案的保密工作沒有給予高度重視，導(dǎo)致在實(shí)際工作中對檔案保密工作過于隨意。針對這種情況，一定要改變檔案工作人員的工作態(tài)度，加強(qiáng)其對檔案保密工作的重視程度，在工作過程中全身心的投入到檔案保密工作中，所以一定要加強(qiáng)管理人員的職責(zé)建設(shè)，讓所有的檔案管理人員都認(rèn)識(shí)到自己崗位職責(zé)。事業(yè)單位在建設(shè)檔案管理人員的崗位職責(zé)時(shí)，一定要結(jié)合事業(yè)單位檔案保密工作的現(xiàn)狀來建設(shè)，使職責(zé)建設(shè)更具針對性和有效性，真正提高每一個(gè)檔案管理人員的責(zé)任感和使命感。在建設(shè)崗位職責(zé)時(shí)，首先應(yīng)該結(jié)合國家在檔案管理方面的規(guī)定和法律來制定檔案保密工作的制度和規(guī)定;其次還應(yīng)該舉辦各種會(huì)議來對檔案保密工作的重要性進(jìn)行講解和宣傳，加強(qiáng)員工思想上的重視;另外應(yīng)該將檔案保密工作責(zé)任到人，所有的檔案在操作時(shí)都應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)，并且在檔案保密工作中一定要結(jié)合檔案的保密制度和檔案的管理制度的要求開展工作;最后，事業(yè)單位應(yīng)該安排專門的人員開展檔案利用和統(tǒng)計(jì)工作，對于檔案的保存、接受和利用等都應(yīng)該詳細(xì)記錄，做好匯編工作。

2.2加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督

要促進(jìn)事業(yè)單位全體檔案管理人員做好檔案保密工作，制定了各種相關(guān)的規(guī)定和規(guī)章制度之外，還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督，對于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該給予更高的重視，這樣才能使檔案保密工作發(fā)揮作用。為了做好檔案管理的監(jiān)督工作，事業(yè)單位首先應(yīng)該建設(shè)專門的監(jiān)督管理隊(duì)伍，結(jié)合員工的實(shí)際工作情況，從單位中選出幾名具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力、政治素質(zhì)高同時(shí)了解檔案監(jiān)督工作知識(shí)和法律法規(guī)的人員，成立一支綜合素質(zhì)高的專門檔案管理監(jiān)督隊(duì)伍，讓其在日常工作中做好對檔案管理保密工作的監(jiān)督。此外，還可以通過將檔案保密工作與工作人員的薪資相掛鉤來提高工作人員做好檔案保密工作的積極性，對于檔案保密工作效果不佳、態(tài)度不好的員工應(yīng)該給予懲罰，對于嚴(yán)格實(shí)施檔案保密工作的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。只有將工作人員的檔案保密工作和其薪資掛鉤在一起，才能讓更多的人員參與到檔案保密工作中。最后，對于一些特殊載體的檔案同樣應(yīng)該做好監(jiān)督指導(dǎo)，進(jìn)行重點(diǎn)整理和盤查，做好記錄，避免出現(xiàn)檔案流失情況。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的規(guī)范化管理

要想保證檔案保密工作的有效性，就一定要實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的規(guī)范化管理，讓檔案保密工作更加規(guī)范，才能真正取得效果。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，為檔案保密工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)和硬件基礎(chǔ)，使檔案保管具有更好的條件，加大對檔案柜的投入。為了實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的規(guī)范化管理，事業(yè)單位應(yīng)該制定新的歸檔要求，結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題制定符合單位發(fā)展的新歸檔要求，對于以往歸檔過程中存在的問題應(yīng)該及時(shí)糾正。只有建立新的歸檔要求，機(jī)關(guān)文書材料以及其他的檔案才能更好的歸檔整理。另外，在檔案管理的過程中，對于綜合檔案的接收應(yīng)該嚴(yán)格盤查和把關(guān)，所有的檔案材料都應(yīng)該仔細(xì)盤查，對于不完善或者不統(tǒng)一的檔案應(yīng)該提出并解決之后再歸檔。另外，為了避免紙質(zhì)檔案的流失和破損，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案室的環(huán)境管理，提供適宜的溫度和濕度，同時(shí)應(yīng)該添置一些防霉藥劑或者防蟲藥劑，在日常工作中應(yīng)該注重保持檔案室的干凈整潔、干燥。檔案的管理就是為了更好的利用，因此事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用，不斷完善檔案的檢索，如下表1所示，使檔案的查閱更方便。

表1檔案檢索內(nèi)容

檢索工具的內(nèi)容 檔案目錄

檔案卡片目錄

檔案全宗介紹

檔案復(fù)印

檔案抄錄

3.結(jié)語

事業(yè)單位的檔案發(fā)揮著非常重要的作用，不僅關(guān)乎個(gè)人的發(fā)展，同時(shí)還關(guān)乎整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展，因此，事業(yè)單位一定要加強(qiáng)對檔案的保密工作，提高所有檔案管理人員的保密意識(shí)，加強(qiáng)保密工作的宣傳，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的職責(zé)建設(shè)，同時(shí)建立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督，對檔案保密工作進(jìn)行規(guī)范化管理，提高檔案保密工作的有效性。

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