信息化發展時期的科技檔案管理

魏春華 陳杰

（國家新聞出版廣電總局八三一臺 321106）

信息化發展時期的科技檔案管理

魏春華 陳杰

（國家新聞出版廣電總局八三一臺 321106）

隨著社會的不斷進步，我國已經逐漸步入電子信息化時代，科技檔案的管理也應該與時俱進，伴隨時代的發展不斷變革。科技檔案管理是指對科學技術檔案實體進行管理，是信息開發利用的一項專門工作，在企業、事業單位和城市建設工作當中應用比較廣泛，科技檔案管理為組織管理工作提供重要的信息依據，現代化、信息化的科技檔案管理，可以實現資源共享，促進企業、事業單位不斷發展。

信息化；科技檔案管理；經濟發展；資源共享

1 科技檔案及科技檔案管理概述

1.1 科技檔案的概念

科技檔案是指與生產技術等相關的各種資料，包括：設備資料、工農業生產技術資料、基礎建設資料、科研醫療資料等，科技檔案與普通檔案相比，比較復雜，包含種類比較多，而且專業性比較強。科技檔案在企業發展中作為一種知識儲備，可以為企業提供重要的資料依據，從而促進企業快速發展。

1.2 科技檔案管理的概念

科技檔案管理是為保障科技檔案的安全性，利用一定的模式和方法對科技檔案進行管理。科技檔案管理主要包括：收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等過程。收集是指在勞動生產過程中形成的各種資料進行采集，并交由相關部門進行管理。整理是指將采集的資料，按照一定的規律特點進行分類，以便于查找。鑒定是對整理出來的資料進行鑒別，將有價值的資料予以保存，沒有價值的資料予以銷毀。保管是指利用合理的手段和技術，將有價值的資料進行保管，確保檔案的安全性和完整性。統計是指統計相關資料檔案的數量，了解資料的具體情況，便于日后的使用。利用是指使用現代化的新方法，將科技檔案進行進一步開發，探索資料中的深度信息。

2 科技檔案管理信息化的必要性

2.1 有利于科技檔案的現代化管理

科技檔案原有的管理方法存在一定的弊端，原有檔案大多以紙質材料為主，經過反復的查閱，會對檔案資料造成一定程度的損壞，紙質材料的安全性不高、易破損，管理人員一旦疏于管理，會造成檔案資料丟失或損壞，給日后的管理工作帶來一定的困難，影響檔案資料的再次利用。科技檔案信息化管理不僅使用方便、操作簡單，而且安全性比較高。科技檔案管理信息化利用電子設備可以將檔案信息完整的保存下來，通過電子檢索，方便查找和使用。

2.2 有利于提高科技檔案的使用價值

科技檔案信息化管理不僅僅局限于文字的單一形式，還可以通過表格、圖片、照片、視頻等形式將科技資料記錄下來，與普通的科技檔案管理相比，信息化科技檔案更加生動形象。科技檔案還可以通過互聯網絡，將檔案資料進行接收、傳遞、存儲、共享等。通過信息化管理可以有效地提高科技檔案的利用率，從而大大提升科技檔案的使用價值。

2.3 有利于促進科技事業的快速發展

科技檔案的保留可以真實的記錄當時的科學技術水平，反映出當時的生產能力，科技檔案也可以成為企業發展的重要依據，通過信息化的科技檔案管理，科技研究人員可以對檔案資料進行分析，并通過深入研究，改革科學技術現存的問題，并對科學技術提出創新的想法，在企業發展生產過程中，提高技術水平，改變生產方式，使企業獲得更大的經濟效益。

3 信息化發展時期加強科技檔案管理的措施

3.1 提高科技檔案管理人員的素質

科技檔案管理人員在科技檔案管理工作中起著重要的作用，管理人員的素質不高，會直接影響檔案管理的效果，難以發揮科技檔案的作用。在科技檔案管理工作中應該建立一支專業化的管理隊伍，明確科技檔案管理負責人，將管理責任落實到個人，樹立責任意識。在科技檔案管理過程中，加大宣傳力度，了解管理的重要性，轉變管理人員思想。定期進行專業化的培訓，掌握國內外先進的信息化管理方法，還可以舉辦研討會，討論最適合的管理模式，管理人員進行取長補短，相互學習，不斷提高自身的專業素質，保證科技檔案管理實現信息化。

3.2 加強科技檔案標準化建設

科技檔案管理缺乏統一的標準，會造成科技檔案中的重要資料丟失，還有可能造成科技檔案雜亂無章，嚴重降低檔案資料的使用率。在科技檔案管理過程中，檔案管理部門應該與其他部門進行協商，對科技檔案的內容、形式等制定統一的管理標準，科技檔案管理部門在收集、整理、統計的過程中，嚴格按照統一的標準，進行分類整理，各個部門在使用科技檔案時，按照統一標準檢索，可以快速查閱到科技檔案資料，節省大量的人力物力財力。實行科技檔案標準化管理是保證科技檔案科學管理的前提，進一步推動科技檔案信息化管理。

3.3 規范科技檔案管理程序

科技檔案管理工作需要按照一定的程序規范，首先，各部門在日常的生產過程中，養成良好的收集習慣，以部門為單位，將科技檔案進行采集、整理。然后，各部門將科技檔案資料進行及時匯總，由管理人員進行分類整理、歸檔，制定檔案目錄。將紙質檔案與電子檔案分開，將紙質檔案按照類別裝訂成冊，進行歸檔處理，電子科技檔案認真做好編號，規范科技檔案管理程序。另外，在科技檔案管理過程中，對于保密性的檔案，為確保其安全不被泄露，應該進行加密處理，并由專人負責管理，信息化發展時期的科技檔案管理應按照相關程序進行操作。

3.4 完善科技檔案管理制度

在科技檔案管理過程當中制定相關的管理制度，在提高科技檔案利用水平的同時，還可以發揮科技檔案的使用價值。科技檔案管理人員在工作中嚴格要求自己，對工作認真負責。科技檔案在被借閱時，嚴格遵照借閱制度，做好相關登記，加強網絡監管，禁止隨意轉載、復制或是修改科技檔案資料。對于重要的科技檔案資料及時做好備份，保證檔案的安全性，實現科技檔案的實用目的。

4 結語

科技檔案對企業的發展起著必不可少的作用，信息化發展時期，利用互聯網絡和電子設備對科技檔案進行管理，可以使科技檔案更加安全，使用人員更加方便，大大提升科技檔案的使用價值。提高科技檔案管理人員的綜合素質，建立完善的科技檔案管理制度，推動科技檔案管理信息化水平，為企業帶來更大的經濟效益。

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2015-12-20