試析建委規范城建檔案管理

唐雅頌

（重慶市開縣城建檔案室 重慶開縣 405400）

試析建委規范城建檔案管理

唐雅頌

（重慶市開縣城建檔案室 重慶開縣 405400）

城建檔案是國家重要的經濟資源，具有很大的潛在的開發價值，是城市規劃中的重要依據。城建檔案工作中最重要的一部分就是城建檔案管理。雖然我國城建檔案的管理正在不斷的完善，但是，對城建檔案的管理還需要不斷的規范。本文通過對城建檔案的安全管理與使用管理的規范進行了詳細的探討，以期通過本文的討論給建委的工作人員提供參考。

建委；規范；城建檔案；管理

城建檔案是每一座城市在建設中進行規劃與發展時所累積的經驗，給未來城市的發展起著重要的參考作用。隨著社會發展的不斷加快，城建檔案管理的水平正在不斷的完善之中。但是由于城建檔案的時間比較久遠、數量較多，加上有限的人力與物力，使得城建檔案缺乏科學且規范的管理，容易導致錯誤的發生。因此，建委在對城建檔案進行管理時要不斷規范城建檔案的管理方式，讓檔案的利用效率得到不斷的提高，使城建檔案管理不斷的科學化、規范化。

1 規范城建檔案管理的重要性

城建檔案作為城市建設的發展中重要的參考依據，在城市的發展中發揮著重要的作用。城建檔案管理能夠促進城市進步，促進人們文化生活不斷的發展，讓城市的文化內涵得到提高。而城市建設的整體水平決定了一座城市的文化內涵。為了讓城市內涵更加的濃厚，將城建檔案規范化管理有利于城市的建設水平的提高。

城建檔案所記錄的每一座城市建設都包含了一個城市發展的重要軌跡，是一座城市重要的建設文明，更是未來城市建設中參照的重要依據。對城建檔案的管理工作進行規范有利于讓優秀的建筑文化得到弘揚。

2 規范城建檔案的安全管理

建委在對城建檔案進行管理時要不斷的規范城建檔案的安全管理。城建檔案都是一些紙質檔案，這些紙質檔案的保管容易受到各種各樣的損壞，所以保管的過程中不能出現任何的大意，要時刻的規范好安全管理的重要措施。

2.1 檔案管理規范

建委辦公室在對城建檔案進行收集及管理時要根據國家最新頒布的《城市建設檔案管理規定》與《檔案法》來對檔案進行管理與利用[1]。建委辦公室要及時的向委托單位以各個機關科室收集建委檔案并對其進行監督，讓委托單位、機關科室在規定的時間內完成檔案進行整理，并完成移交工作。

2.2 檔案整理規范

由于城建檔案大多都是紙質檔案，紙質檔案容易受到各種因素的破壞，所以在管理中要采取各種措施對其進行規范。在整理檔案之前要先做好檔案的消毒工作，以免因為保存時間過長而衍生蚊蟲對檔案進行破壞。其次，按照檔案形成的規律劃分保管的地點，整理要保證建筑圖紙、技術文件、軟盤等資料的完整性、準確性以及檔案的原始性。在整理檔案時要對已提高以及未提交的檔案做好記錄工作，做好后期的檔案管理，規范檔案的整理工作。

2.3 檔案交接規范

檔案在整理完成之后移交給城建檔案管理人員時，交接人員要做好檔案質量檢查。檢查檔案有無錯漏、字跡是否工整、紙質是否優良、圖樣是否清晰、檔案是否準確、系統是否全面等方方面面[2]。如果檔案未達到規定的要求，接受人則不能接受檔案；若符合規定要求，則由移交人造具移交清冊后移交人與檔案管理人員對案卷信息進行核對，確定并無錯漏后辦理交接手續，一式三份，作為檔案交接的憑據。

2.4 檔案庫管規范

在檔案分類、整理、記錄完成之后應該要將檔案移交到當地的城建檔案管理室對其進行管理。城建檔案移交庫房管理人員之后，庫管人員要及時完成檔案的分類、編目、登記、建卡之后將其按順序擺放在架子上。

庫房在對檔案進行管理時要嚴加注意庫房的安全問題，保證檔案室的干燥、整齊，以免因為雨雪或是大霧天氣對檔案產生影響。工作人員更要將防火防盜作為安全管理的主要問題，確保紙質檔案的完整性與安全性，讓城建檔案得到規范、科學的管理。

3 規范城建檔案的使用規范

3.1 查閱規范

檔案在進行管理時要保證檔案查閱的規范性。機關人員查閱檔案時要嚴格的遵守查閱規定并且只能查詢自己職責范圍以內、與自身檔案不具有任何關聯的檔案。建委以外的單位需要查詢檔案時如果沒有單位簽發或將所需查詢檔案的目的與內容已標注出的正式介紹信，則不具備查詢檔案的資格[3]。對于持有介紹信的單位，需要經城建檔案主管責任人仔細批閱后才能查閱檔案，對于沒有經過批準的單位，檔案管理人員則不予接待。

3.2 借閱規范

機關人員在借閱檔案時必須嚴格的按照檔案借閱的規范進行借閱。在借閱檔案時首先要經過檔案管理人員同意。其次，認真仔細的將借閱登記表填寫完整。對于建委外的單位或者是個人原因需要借閱城建檔案的，管理人員要根據國家批準的借閱文件辦理檔案借閱的手續。檔案管理員將檔案借出時一定要明確歸還檔案的時間，否則不予借閱。確保檔案的去出，規范檔案的借閱效率。

3.3 用檔規范

借閱人員注意檔案保護檔案完整性。在查閱時不得在檔案上做任何的涂改、批注、劃線等標記，不能出現折疊檔案、裁剪檔案、銷毀檔案等行為，在使用時不能吸煙、喝水，以免因為一時的疏忽導致檔案被燒毀、浸濕，縮短檔案的使用壽命或直接損毀檔案。檔案使用完畢后要在換擋期限內歸還檔案，以免因為其他的事情而耽誤了還檔時間或是二次借出等情況。

3.4 復制規范

閱檔人員在查閱檔案時一定要接受檔案管理人員嚴格的監督，不能復制、摘抄、復制檔案中的任何內容。對于一些可以復制、拍攝的檔案，必須到專用地點對檔案進行復制或者拍攝。閱檔人員必須使用建委專用的紙張進行摘抄，復制工作過后檔案管理人員對內容進行核實無誤后加蓋檔案印章[4]。若所摘抄的內容并未加蓋印章，則復制、摘抄、拍攝的檔案則不具備任何的效用。

4 加強對城建檔案管理隊伍的建設工作

規范城建管理工作的重要途徑是加強對城建檔案管理隊伍的建設工作。所以，加強對城建檔案管理隊伍的建設工作又助于提高檔案管理人員對于管理工作的思想認知。全面貫穿我國三個代表的重要思想，培養檔案管理人員的責任感與全心全意為人們服務的重要精神。

城建檔案管理人員的素質決定了檔案管理的效率。作為一名檔案管理人員必須要具備較高的綜合素質與能力，對檔案管理方面的知識爛熟于心，在城市建設、信息處理、通信技術、工程技術以及多媒體等方面的知識有一個全面的認識，對能夠熟悉檔案進行分類管理的各個環節，將檔案進行分類整理時做到準確無誤。

加強對檔案管理人員的創新精神與現代意識的培養，有助于提高城建檔案管理的效率，規范檔案管理的流程。檔案管理最基本的因素就是管理人員，檔案管理人員必須要加強對網絡技術的學習，樹立信息化的觀念，將現代化的管理模式貫徹到檔案管理的模式中去，是檔案管理的整體水平得到提高。檔案管理的過程中要不斷的發現管理中出現的問題，對于一些不規范的管理方式要及時的摒棄，樹立積極進取的工作精神，發揮管理人員的主管能動性。使城建檔案的管理在高效的工作環境下進行管理，提高檔案的管理質量與管理規范。

5 結束語

城建檔案記錄著我國城市的發展歷史與發展中積累的各種經驗。因此城建檔案的管理對于我國的城市化的發展起著至關重要的推動作用。因此，為了保持城建檔案的完整性，要規范對城建檔案的管理過程，提高城建檔案管理的效率，建委在對城建檔案進行管理的時候不僅要加強對檔案入庫時的管理，還要加強檔案在查閱時期的管理，規范查閱流程，保證檔案管理的規范化與科學化，提高檔案管理的安全性。

[1]魏桂云.城建檔案管理工作的發展趨勢分析[J].現代交際，2014，10（29）：110～111.

[2]郭愛艷.如何提高城建檔案管理人員的政治業務素質[J].河北能源職業技術學院學報，2012，9（22）：87～89.

[3]王偉國.創新城建檔案管理理念提升城建檔案管理水平[J].辦公室業務，2013，11（21）：52～53.

[4]王慧楨.試論新時期如何創新城建檔案管理工作[J].辦公室業務，2014，12（23）：63～65.

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1004-7344（2016）01-0001-02

2015-12-25