淺談醫專學校檔案管理信息化建設

田園

南陽醫學高等專科學校

淺談醫專學校檔案管理信息化建設

田園

南陽醫學高等專科學校

在信息技術快速發展的時代下，傳統檔案管理方法已經被現階段信息檢索所淘汰，只有加強醫專學校檔案管理信息化建設，才能更好符合時代發展的要求。所謂的醫專學校檔案管理信息化建設，主要是通過信息化技術，完成檔案信息的分析與處理工作，使檔案資料得到有效的開發利用。而加大醫專學校檔案信息化建設，還更保證學校文件更具完整性和安全性，使工作效率得到明顯提高，降低管理人員的工作任務量，因此本文對醫專學校檔案管理信息化建設進行詳細分析。

醫專學校；檔案管理；信息化建設

對于醫專學校而言，其檔案管理工作的難度逐漸加重，其原因為：專業性強、周期性復雜以及分散性強的特點，導致在實際的檔案管理過程中，易造成數據信息的缺失。然而檔案管理信息化建設的發展，不僅有效地改善醫專學校檔案管理的現狀，還能使檔案管理工作更加地便捷，使其走向開放式的管理模式，由此可以看出，實現檔案管理信息化建設對于醫專學校檔案管理工作有著重要意義[1]。

一、對醫專學校建設信息化檔案管理的分析

信息化屬于統稱性的概念，具體分為數據信息的產生與檢測、傳輸、加工以及利用等過程。而檔案管理信息化是指：在檔案數據信息管理的基礎上，認識到信息的實用價值與社會價值，分為以下三種含義：第一，檔案數據信息的數字化特點，便于檔案管理人員對數據信息的查找與儲存；第二，實現檔案數據信息接收和傳遞、存儲以及利用一體化發展；第三，實現檔案數據信息管理的網絡化發展[2]。

其中在檔案管理信息化建設過程中，應按照規范性、效益型以及安全性等原則，完成數據存儲以及整理工作。另外，在檔案網站構建過程中，應利用主頁展示的方式，對檔案管理工作進行宣傳，其中具體包含以下幾個方面：機構信息宣傳和工作信息宣傳、資源信息宣傳以及服務質量宣傳，從某種意義上來講，檔案網站的構建，是醫專學校檔案管理部門和社會發展相結合的主要方式。

醫專學校建設信息化檔案管理所具有的作用主要包括：首先，是社會發展的需求；其次，是科技進步的重要體現；再次，有利于醫專學校保障檔案數據信息的真實性與完整性；最后，提升檔案信息開發與利用的能力。

二、醫專學校建設信息化檔案管理存在的不足

如今，在建設信息化檔案管理過程中，還存在許多不足之處需要改進，具體為以下兩方面。

一方面，醫專學校并沒有認識到建設信息化檔案管理的重要性。在醫專學校中，許多管理人員和相關領導往往忽略了檔案管理的作用，因此，在信息化建設中，也會普遍存在重視不足的現象，這些人員認為傳統管理方法和現代管理相比較，沒有明顯差異，并且檔案管理并不屬于學校管理內容，加之現代化管理會花費大量資金。所以，醫專學校很難將這一工作真正落實到實處，造成檔案管理和時代發展出現嚴重脫軌的現象，不能被社會所接受，最終導致管理工作不能正常進行。

在醫專學校中，關于檔案管理信息化系統具有安全系數低的特點，如果不對其進行妥善處理，則會造成大量數據信息的丟失。在此過程中，學校的檔案類型多數為學生的基本信息，如信息化系統系數較低或易發生黑客侵襲，發生學生信息泄露事件，則產生的后果將會難以想象[3]。另外，醫專學校檔案管理信息化系統還存在管理人員專業水平不足的現象，例如：在實際的調查中，部分醫專學校對于檔案管理人員的選擇，是以計算機課教師兼任的狀態，在此背景下，由于計算機教師一人身兼兩職，難以按照規范地時間對檔案管理信息系統進行定期維修與保養，造成相關數據信息的缺失與不健全。

三、醫專學校建設信息化檔案管理的有效措施

醫專學校想要改善建設信息化檔案管理中存在的問題，就應在管理人員思想、管理團隊、建設力度三方面出發，只有結合建設過程中存在的不足，才能保證信息化建設的順利進行。

第一，對醫專學校檔案管理人員思想進行轉變，并且加大建設的資金投入，對檔案管理制度進行有效優化，使其更加完善。對于信息化管理，相關人員應真正認識到它的重要意義，并對項目的建設提供有力幫助，和相關學校領導保持統一意見，在思想上達成共識。而資金投入過程中，還應避免出現任何麻煩，可設置相應的條款內容。

第二，建立強有力的檔案管理團隊，培養更多管理人才，使整體管理水平得到有效提高。在檔案管理過程中，人為因素屬于影響建設的關鍵所在，對于管理團隊而言，只有做好內部建設工作，并對團隊專業水平進行不斷加強，才能促進醫專學校檔案管理信息化建設更好的發展；對于管理人員來講，加強自身管理能力，并合理應用自身基礎知識，不斷豐富管理經驗，確保檔案管理工作的順利進行。另外，還應對自身道德修養進行嚴格培訓，以最佳狀態迎接檔案管理信息化的建設。

第三，加強檔案的信息化管理，確保管理體系的順利建設。網絡的應用有利也有弊，為人們提供方便和快捷的同時，還在安全方面有一定的缺陷，所以，網絡是否具有安全性，一直是當前所關注的重要話題。在醫專學校建設信息化檔案管理中，網絡具有重要意義，雖然能儲存大量數據資料，但是個人信息一旦發生泄漏，會造成嚴重后果[4]。因此，在信息管理工作中，要嚴格遵守“安全”的原則，例如：設置信息權限等，確保檔案管理工作可以順利開展。

結束語

文章通過對醫專學校檔案管理信息化建設的分析得出，檔案管理的信息化建設屬于醫專學校、我國教育人員所關注的重點，并具有重要意義，是現階段時代發展主要方向。醫專學校主要結合自身實際情況，建立適合學校的管理系統，當檔案管理發生漏洞時，可以對其及時進行診斷，減少不利因素的出現。在信息化建設過程中，應大量投入人力和物力，并對建設工作提供有力措施，確保檔案管理適應目前時代的發展要求。

[1]周全湘,余福強.淺談醫學專科學校衛生事業管理學的教學實踐與體會[J].黔南民族醫專學報,2015,28(2)：138-139.

[2]秦功禮,劉珍,胡媛媛,等.淺談醫專院校大學生創業教育[J].商業文化月刊,2012(1)：256-257.

[3]郭志敏.淺談學校升格期間的檔案管理[J].檔案管理,2015 (4)：91-91.

[4]徐銘謙.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的實踐[J].中國科技縱橫,2015(8)：201-201.