民政社會救助檔案的管理體制以及原則探究

王孟軍

吉林省洮南市婚姻登記處

民政社會救助檔案的管理體制以及原則探究

王孟軍

吉林省洮南市婚姻登記處

社會救助是保護社會群眾自身利益的最后防線，在中國特色社會主義的構(gòu)建中有著重要作用。在進行社會救助中，隨著救助人員的增加，相應的文件資料數(shù)量也會隨之上漲，對于如何解決民政社會救助文件資料的繁雜、缺失、整理難的問題，是現(xiàn)階段檔案管理人員必須要關(guān)注的問題。基于此筆者結(jié)合多年的檔案管理經(jīng)驗，對民政社會救助檔案管理體制及原則進行具體分析。

民政社會；救助檔案；管理體制；管理原則

當前，在構(gòu)建和諧社會的大背景下，使人們更多的關(guān)注點走向社會救助問題，社會救助體系建設(shè)正在成為現(xiàn)代社會保障體系的核心內(nèi)容。按照《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》相關(guān)內(nèi)容，將社會救助檔案管理工作納入社會檔案構(gòu)建的范疇，同時該項工作在社會發(fā)展中占據(jù)著重要作用。本文首先對民政社會救助檔案進行分析，其次結(jié)合相關(guān)實踐經(jīng)驗，對檔案管理體制與原則進行說明。

一、對民政社會救助檔案的分析

第一，含義。從廣義的角度進行分析，民政社會救助檔案的含義為：民政政府在執(zhí)行救助活動中，所產(chǎn)生的文件資料，其中包含文書檔案和會計檔案以及專科救助檔案等；從狹義的角度進行分析，民政社會救助檔案的含義為：社會群眾救助文件資料，其中包含社會最低保障救助資金和低收入人群醫(yī)療救助資金、孤獨殘障人士供養(yǎng)資金與特殊人群救助資金、災后救助資金以及災后重建資金等，民政有關(guān)人員，根據(jù)審核、管理等方式，對民政社會救助檔案進行記錄與歸檔。

第二，特點。首先，按照性質(zhì)的不同，包括基本救助和專項救助以及臨時救助等；按救助主體的不同，包括城鄉(xiāng)居民和農(nóng)村五保人員、災區(qū)人員以及乞討人員等。其次，按照救助檔案管理部門的不同，包括縣政部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門、街道辦事處以及居委會等。再次，民政社會救助檔案是政府開展各項活動的有利依據(jù)，其中涉及眾多的數(shù)據(jù)信息與文件資料。最后，所有的文件檔案都具有申請、審批以及日常管理等多項資料，除乞討人員救助檔案。

二、民政社會救助檔案管理體制及原則

（一）民政社會救助檔案管理體制

從本質(zhì)上來講，民政社會救助檔案是專屬檔案的一種，檔案管理主體一般為民政機構(gòu)管理人員，同時國家政府檔案局具有依法指導和監(jiān)督的權(quán)利。在此過程中，省（市）檔案局、民政局二者之間需對各自范圍內(nèi)的檔案救助管理工作進行嚴格監(jiān)督，并結(jié)合本省或本市的實際情況，對民政社會救助檔案管理體制進行制定，其中鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門、街道辦事處以及社區(qū)救助站需采用專業(yè)的檔案管理人員，對社會救助檔案進行管理，否則會因管理人員的操作不當，造成救助檔案數(shù)據(jù)資料的缺失以及遺漏等。

（二）民政社會救助檔案管理原則

第一，依法原則。由于民政社會救助檔屬于專業(yè)檔案，雖然缺少相關(guān)法律、法規(guī)等法律文件的支持，但是在相關(guān)檔案管理制度制定過程中，是由國家民政部、檔案局共同協(xié)作完成，因此在進行社會救助檔案管理工作中，需按照標準的流程，對管理人員的行為進行規(guī)范化管理。

第二，分類原則。在社會救助檔案管理過程中，對于特點、審批以及資金發(fā)放等流程相同的檔案，應對進行統(tǒng)一管理，例如：災后救助檔案和臨時救助檔案、城鄉(xiāng)醫(yī)療檔案與農(nóng)村五保檔案等；對于乞討人員救助檔案，由因為乞討人員的檔案是由救助站完成，所以，關(guān)于該部分檔案管理工作，需建立專門的社會救助檔案管理制度。對于社會最低保障救助檔案，由于具有復雜、流動性強的特點，在檔案制度制定過程中，應結(jié)合《關(guān)于加強最低生活保障檔案管理的通知》，針對實際檔案管理工作中的難點與重點，制定符合社會發(fā)展的社會救助檔案管理制度。

第三，分級管理原則。按照救助工作整體結(jié)構(gòu)的不同，對各層次救助部門的責任進行明確劃分，其中省市民政機構(gòu)的職責為：對社會救助檔案管理工作相關(guān)文件的檢查以及監(jiān)督；鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門、街道辦事處以及社區(qū)救助站的職責為：實施具體的社會救助檔案管理工作。

三、關(guān)于民政社會救助檔案保管、利用、移交等問題

（一）民政社會救助檔案保管問題

目前我國救助檔案主要由縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))街道、居(村)三級機構(gòu)和救助站保管，盡管各單位的條件有所差別，但應積極創(chuàng)造條件，使救助檔案的保管達到“七防”要求，即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。保管期限，應按照救助管理機關(guān)和救助對象以及社會利用的實際需求，實行短期保管。具體說，乞討人員救助檔案保管時間為5年；日常管理檔案保管時間不應低于5年；其余救助檔案保管時間均不應低于3年。

（二）民政社會救助檔案利用問題

關(guān)于社會救助檔案，由于涉及到居民的個人隱私，因此，只限于社會救助檔案管理部門與救助主體享有依法查看的權(quán)利，而政府監(jiān)理單位或上級部門想要對部門救助檔案進行查看，需辦理相關(guān)查閱手續(xù)，并按照社會救助檔案管理部門的規(guī)定進行規(guī)范性查閱。

（三）民政社會救助檔案移交問題

對于保管時間較短的社會救助檔案，檔案管理部門無需考慮檔案移交問題，只需在保管期限已滿時，按照規(guī)定程序進行銷毀即可；對于具有歷史價值的社會救助檔案，在期滿后，可由國家政府檔案館對其進行管理，同時做好相關(guān)社會救助檔案移交資料。

結(jié)束語

總結(jié)上文，通過上文對民政社會救助檔案管理體制與原則的分析，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中，應采用規(guī)范的制度為標準，才能保障檔案的完整性以及合理性，在此過程中，檔案管理部門只針對保管期限內(nèi)的檔案存在保管義務，對于超出期限的檔案享受定期銷毀、鑒定的權(quán)利，而對于具有歷史價值的民政社會救助檔案，可由當?shù)卣木C合檔案管理部門進行管理。

[1]李沂濱.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J].辦公室業(yè)務,2012(17)：168-169.

[2]于濤,孫玲.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J].辦公室業(yè)務,2013(19)：105-106..

[3]高宏梅.社會救助檔案管理探討[J].赤子,2014(7)：233-233.

王孟軍（1966-），男，吉林省洮南市人，本科學歷，現(xiàn)任洮南市民政局福彩中心職員。