文書檔案計(jì)算機(jī)管理的利與弊

張端

摘 要 隨著信息化時(shí)代的到來，作為檔案工作的重要方面之一，文書檔案管理如何實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理一直都是檔案信息化建設(shè)中的重點(diǎn)。本文結(jié)合文書檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)與不足之處，提出了一系列措施，以提高文書檔案計(jì)算機(jī)管理水平，促進(jìn)文書檔案的高效開發(fā)與利用。

關(guān)鍵詞 文書檔案；計(jì)算機(jī)管理；利弊

中圖分類號(hào) TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）163-0089-02

作為檔案工作的重要組成部分之一，文書檔案記錄了社會(huì)歷史的發(fā)展，也全面承載著領(lǐng)導(dǎo)決策、基礎(chǔ)建設(shè)、研究開發(fā)等系列成果。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，文書檔案管理也開始朝著計(jì)算機(jī)管理方向發(fā)展，文書檔案計(jì)算機(jī)管理具有顯著的優(yōu)勢(shì)，但也存在一定的缺陷，因此，有必要明確文書檔案計(jì)算機(jī)管理的利與弊，采取有效措施提高文書檔案計(jì)算機(jī)管理水平，促進(jìn)文書檔案管理工作的不斷優(yōu)化。

1 文書檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)與缺陷

1.1 計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)

1）十分便捷。就傳統(tǒng)文書檔案管理工作而言，主要是依靠有關(guān)人員的手寫實(shí)現(xiàn)的，不僅工作量極大，而且對(duì)于工作人員的字跡等要求十分嚴(yán)格，不僅耗時(shí)耗力，而且極易出錯(cuò)。隨著計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)，檔案資料存儲(chǔ)、整理過程十分便捷。不僅如此，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用極大地減少了工作人員的工作量，減少了錯(cuò)誤率，提升了文件的整理、分類、開發(fā)、利用效率，有助于促進(jìn)單位宣傳。

2）實(shí)現(xiàn)了資源共享。傳統(tǒng)人工管理導(dǎo)致很多優(yōu)秀資源無法實(shí)現(xiàn)充分共享，致使檔案資源利用效率低下，不僅造成了資源浪費(fèi)，還導(dǎo)致企業(yè)信息傳遞困難重重。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入極大地優(yōu)化了文書檔案管理機(jī)制，提高了檔案資源開發(fā)、利用、管理效率，促進(jìn)了各部門的資源共享。

3）提升了管理效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，極大地提升了文書檔案的管理效率，管理人員無需手工查找，只需要錄入關(guān)鍵詞等信息即可查閱資源，避免了與原件的接觸，保護(hù)了原件資料的完整性。

1.2 引入計(jì)算機(jī)管理的弊端

1）保密性削弱。引入計(jì)算機(jī)管理之后，文書檔案管理內(nèi)容發(fā)生了巨大的改變，也導(dǎo)致其傳統(tǒng)固定形勢(shì)缺失，導(dǎo)致文件的保密性被削弱。不僅如此，檔案信息內(nèi)容極易受到修改，改動(dòng)過程甚至毫無痕跡。雖然，存在部分技術(shù)能夠避免偽造檔案文件，防止在“原文件”基礎(chǔ)上進(jìn)行增、刪、改等活動(dòng)，但是，檔案資源的內(nèi)容發(fā)生可能性的機(jī)率較紙質(zhì)文件而言仍大得多，而且很難對(duì)檔案內(nèi)容原貌加以修復(fù)。計(jì)算機(jī)管理的引入，導(dǎo)致文書檔案字跡缺乏特定性，人們可選擇各種字體、字號(hào)將文件資源輸出，但卻難以根據(jù)字跡辨別其真?zhèn)巍⑹欠駷樵嘉募矡o法為各文件蓋印、簽名等，難以利用印章、簽署字跡等對(duì)電子文件是否為原件加以科學(xué)判斷。如此種種，極大地挑戰(zhàn)了文書檔案的保密性。

2）安全問題嚴(yán)峻。網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的進(jìn)一步發(fā)展，使得文書檔案計(jì)算機(jī)管理工作的安全性和可靠性問題逐漸突出，當(dāng)前，安全性問題已經(jīng)成為管理工作的最大難題。在一般情況下，網(wǎng)絡(luò)效益和網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)性隨著網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量的增長(zhǎng)而增加，且成幾何級(jí)速率增加。在發(fā)達(dá)國(guó)家，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全性已經(jīng)成為國(guó)家最高的重視領(lǐng)域，例如美國(guó)，一些安全性的指令通常是由總統(tǒng)發(fā)出的。計(jì)算機(jī)病毒入侵、黑客入侵、修改網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、內(nèi)部攻擊以及泄漏保密信息等是威脅計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全性的最主要原因。網(wǎng)絡(luò)安全問題和信息管理問題是文書檔案工作存在的普遍問題，也是影響文書檔案計(jì)算機(jī)管理工作發(fā)展的重要因素。

2 加強(qiáng)文書檔案計(jì)算機(jī)管理的策略

2.1 樹立科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理理念

無論任何行為，在其開展前都需要借助于科學(xué)思想理念的指引。文書檔案計(jì)算機(jī)管理工作也不例外，為了優(yōu)化管理工作，必須以現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，以現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理理念為指導(dǎo)，充分借助于計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，逐步提高文書檔案管理工作的質(zhì)量、效率。具體而言，應(yīng)注重深化對(duì)文書檔案管理工作的科學(xué)認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性、必要性，堅(jiān)持創(chuàng)新計(jì)算機(jī)管理觀念，有計(jì)劃、有針對(duì)性地開展文書檔案管理工作。同時(shí)，應(yīng)注重增加資金投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施，結(jié)合文書檔案的不同分類，科學(xué)地進(jìn)行資料收集、分類、整理，提高文書檔案管理的實(shí)效性。

2.2 搭建完善的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)

為了促進(jìn)文書檔案資源的充分共享，必須搭建完善的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分開發(fā)、利用，挖掘其深層次潛力，以更好地服務(wù)用戶。通過構(gòu)建計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)，有助于原始檔案內(nèi)容、技術(shù)、服務(wù)的優(yōu)化、整合，對(duì)檔案資源進(jìn)行收集，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化深度加工，并通過多元媒介的形式加以呈現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源的傳播。此外，利用該平臺(tái)開展數(shù)字化檔案應(yīng)用增值服務(wù)，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。例如，可以構(gòu)建NEUSOFT？SEAS7.5檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案收、存、管、用的一體化管理，提升檔案管理效率。

1）構(gòu)建檔案加工整合系統(tǒng)。在初步設(shè)計(jì)文書檔案加工時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體的文書檔案管理情況而定，通過創(chuàng)建加工系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)文書檔案工作資料的搜集與整理。對(duì)文書檔案計(jì)算機(jī)管理中文件模塊進(jìn)行綜合，為文件提供錄入、刪除、修改和打印文件報(bào)表等功能。上述功能將文件收發(fā)管理融入檔案管理，并提供數(shù)據(jù)源給查詢和統(tǒng)計(jì)工作，采用加工系統(tǒng)進(jìn)行管理，能大大降低文書檔案人力資源，縮短管理工作時(shí)間，進(jìn)而提升管理效率。

2）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。鑒于文書檔案資源量大，管理任務(wù)重，必須利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建相應(yīng)的預(yù)歸檔、檔案管理模塊，將有保存價(jià)值的檔案轉(zhuǎn)存到數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)歸檔，確保文件資源的完整性。并就移交來的檔案加以分類處理，將其存儲(chǔ)于文書檔案庫內(nèi)，就此類文件加以收集、檢索、整理、統(tǒng)計(jì)、打印等，促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理，提高檔案資源利用效率。

3）構(gòu)建檔案查詢與保密系統(tǒng)。為了解決保密性這一問題，要求管理人員在軟件開發(fā)過程中，必須就各類檔案資料分類加以管理，構(gòu)建文書檔案管理權(quán)限，構(gòu)建檔案利用模塊，可就電子檔案文件進(jìn)行查詢、下載、打印，提交在線借閱申請(qǐng)，或?qū)⑵涮砑拥绞詹貖A。管理員可利用工作臺(tái)模塊就用戶收藏夾內(nèi)容、信息等進(jìn)行管理，并就上傳下載等情況加以設(shè)置。就重要檔案資料而言，授權(quán)用戶使用時(shí)應(yīng)提前網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)，等待審批，審批通過之后方可查閱、下載、使用，確保檔案安全性的前提下，充分促進(jìn)檔案資源的共享。

2.3 完善安全管理機(jī)制

結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，就檔案管理整個(gè)環(huán)節(jié)加以全面分析，確保文書檔案的可靠性、完整性。同時(shí)，應(yīng)注重防范網(wǎng)絡(luò)安全等問題，設(shè)置高效的防火墻，同時(shí)，及其相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，完善安全管理機(jī)制。

3 結(jié)論

總而言之，計(jì)算機(jī)在文書檔案管理中具有諸多優(yōu)勢(shì)，但仍然存在一些弊端。在實(shí)際文書檔案管理工作中，應(yīng)針對(duì)情況制定合理的方案和措施，確保文書檔案管理工作的安全性、有效性和真實(shí)性，最大程度發(fā)揮計(jì)算機(jī)在文書檔案管理中的作用，提升管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]倪慧敏.機(jī)關(guān)檔案室文書、檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，23（4）：284-285.

[2]王麗巖.強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2014，13（2）：394-395.