公文檔案管理中過渡數據庫的建立

陳小趁

【摘 要】本文簡要敘述了公文檔案管理的特點及重要性，并結合實踐經驗對公文檔案的分類、編目、歸檔等方面進行了探討，指出在檔案管理實現信息化前建立過渡數據庫對公文檔案進行管理，可以有效提高檔案管理的效率。

【關鍵詞】公文檔案；管理；過渡性數據庫

【Abstract】This paper describes the features and importance of archives management， and discusses the classification， cataloguing and pigeonhole of archives on the basis of practices. It suggests that a transitional database can lead to better archives management before the realization of IT application in archives management.

【Key words】Management archives； Management； Transitional database

0 引言

公文檔案是一種重要的文獻資源，具有業務領域廣泛、專業針對性較強、內容及時性和指導性強等特點，是企業生產經營決策的直接載體，對后續的生產管理活動也具有較高參考價值。

由于公司信息化建設工作剛剛起步，在目前公文檔案管理過程中，整理歸檔還處于人工操作狀態，加之管理人員分工限制，不能及時對公文檔案進行有效整合，造成公文檔案資源無法完全實現有效利用。因此，建立過渡性數據庫對公文檔案及時進行分類、編目、歸檔，可以在使用時迅捷檢索到所需的相關公文，避免重復檢索，并能在檔案信息化建設完成后，直接將文檔數據導入最終的數據庫。這樣將有效降低公文檔案管理成本，提高公文檔案的管理效率。

下面，本人就工作實踐中總結的經驗和建議提出來供大家批評指導，以便在以后更好地開展相關工作。

1 傳統公文檔案管理方式

1.1 整序方法

傳統的公文檔案整序方法包括分類、編目、歸檔，是常規的管理方式。鑒于公文檔案的特點和公文檔案的數據庫管理趨勢，為節約管理成本，在實際工作中可以運用簡化的整序方法，利用word文檔或Excel建立二維數據文獻目錄表進行管理。首先在表頭列明所收集和整理的公文檔案的關鍵著錄要素名稱，一般關鍵著錄要素有分類號（涉密文件還需有密級和期限標識）、公文文件標題、公文文件號、公文文件來源、主送領導及單位、抄送領導及單位、年月信息、卷號、頁碼等。接著根據公文文件的內容初步篩選歸類，將各公文文件按分類號一一對應編號（以便可隨時檢索、查找該文獻）。然后，把公文文件主要著錄要素列入表內。最后，將公文文件立卷歸檔。表格形式可根據自身要求自行調整。

現以《關于開展 “四風”問題整治情況“回頭看”實施工作的通知》這份公文文檔為例，簡述填表情況。首先編寫公文文件分類號，一般用公文文件發文處室的英文首寫字母表示以及公文號雙重信息的標識，《關于開展 “四風”問題整治情況“回頭看”實施工作的通知》的分類號用公司黨發（GSDF-2016-4英文首字母縮略語以及文件號）表示，再按各項要素將公文文件分別填入表中（見表1）。

由于二維表格的空間有限，文件的摘要可另建word文檔編輯，用超鏈接的方式查閱，這里不在累述。對每份文件中論述的其他有價值的內容，應注意做好備注，便于充分利用該文件。另外，電子文獻都是以PDF格式為主，對其它格式的文獻如果有條件可以轉換為PDF格式存貯，因為現在的大多數數據庫都支持對PDF格式文件的鏈接，這樣可為以后進行數據庫管理做好準備。隨著所收集的公文文檔數量不斷增加，公文類型逐步豐富，還應定期編制公文資料目錄總表，裝訂成冊[3]。

采用簡化的整序方法對電子文獻分類、編目、歸檔，待以后有條件再建立數據庫。這種具有過渡性質的文獻管理方法可有效解決建立數據庫的經費和文獻管理需求的矛盾。但其仍具有較大局限性，文件目錄表中的記錄信息只是最基礎的概況信息，檢索后再找相應的紙質或電子文件。且在檔案信息化管理系統建設完成后，數據的導入存在二次轉化的問題，較為繁瑣。

1.2 文件檢索鏈接方法

鑒于簡化的整序方法局限性，筆者在現實工作中進行了嘗試，借鑒國家圖書文獻管理辦法，利用WORD的超鏈接方式，對公文文檔進行整理、立卷和歸檔，取得了一定效果。

現在依然以《關于開展 “四風”問題整治情況“回頭看”實施工作的通知》為例，簡述制作方法的情況。首先將公文文件按照類別分類，再結合大型文獻數據庫的格式，將基礎關鍵著錄要素登入標準格式中（見表2）。這樣即能夠滿足檢索查詢，又能直接查閱文件。但是依然存在數據的導入時的二次轉化問題。

2 過渡性數據庫的應用

2.1 建立過渡性數據庫的重要性

2.1.1 數據庫管理信息的優勢

1）能夠存儲大量數據，且占用空間較少；

2）管理操作方便、快捷，數據維護簡單、安全；

3）檢索統計準確、迅速、高效；

4）數據運用共享性能好，提高數據的使用效率。

2.1.2 建立過渡性數據庫是滿足過渡階段需求的有效手段

鑒于傳統公文檔案管理的局限性，實行檔案信息化成為一種大的趨勢。目前我國對企業，特別是國企的信息化建設提出了較高要求，并在十二五規劃中給予明確。但是我國各大企業的情況不同，各類信息化系統建設有輕重緩急之分。在公司檔案管理系統還沒有建設完成的過渡階段，筆者通過對現實情況的認識與總結，提出一種設想，即先建立一個小型過渡性數據庫，來對公文進行管理。

利用過渡性數據庫管理公文檔案，可以讓文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱環節變得更加方便、有序；有利于增強資料錄入的規范性；有利于提高檔案信息保管的安全性和穩定性；有利于提高檔案資料的利用率和及時性；而且便于今后將基礎數據導入最終檔案信息數據庫，確保數據不丟失。

2.2 過渡性數據庫的建立

數據庫的建立需要遵循以下幾個步驟：

（1）需求分析

（2）需求建模

（3）數據庫建模

（4）建表

企業一般可通過兩種方式建立自身的過渡性數據庫：

①委托專業化數據庫開發公司開發；

②利用本部門現有的計算機配置和技術力量，自行開發。

委托專業公司開發，因為其具有較成熟的專業技能，建模相對較容易，但去對需求企業的實際情況不了解，對客戶的需求分析可能會不夠深入和準確，數據庫的調試和最終應用將占用較大物質和時間成本，比較適合資金充足，且沒有迫切需要的企業。

第二種方法是目前則較廣泛的運用于規模較小的單位、部門，在實際運用中起到了較好的效果。有能力的企業自行開發，一方面對實際需求的掌握更準確，開發人員和使用人員之間的溝通更便捷和有效，同時還可以鍛煉和培養企業自身的信息化開發人員，能夠實現雙贏的局面。

但在自行開發的過渡性數據庫的過程中，除了具備專業的開發人員之外，還需考慮以下幾個實際應用方面因素對數據庫應用帶來的影響：

（1）印本文獻抽取全文索引

收集的紙質文件中包括近期的印刷本文獻、上世紀80、90年代的印刷本文獻，甚至有60、70年代的鉛字印刷本文獻，這幾種版本文件在抽取全文索引時，都需要與成熟的OCR軟件集成，以提高識別率。這是目前很多數據庫系統都存在的問題。

（2）公文檔案分類變化

建立過渡性數據庫系統時，注意對公文文件的題名、內容、業務范圍等進行較細的分類，并給出分類號。這樣可減少因文件專業設置這個分類框架的不斷變化給系統帶來更新和數據處理的困難。

（3）與第三方系統的集成

公文文件數據庫系統需要做一定程度的二次開發，以滿足與第三方系統的集成。比如：與OPCA系統集成以實現公文文檔在OPCA系統中的多途徑檢索及全文獲取[4]。

2.3 注意事項

建立公文文檔過渡性數據庫時還須注意以下幾個問題：

2.3.1 避免重復

對于過渡性資源數據庫的建設，事前應該做充分的查新、論證工作，盡可能地避免重復建設，寧缺勿濫。

2.3.2 具有特色

建設過渡性資源數據庫時，可以結合企業自身情況而定。不要求“大，全”，而應該求“精、特”，也就是說內容不要太雜，面不要太廣，要重點關注某一領域，盡可能地將該領域內的有價值的東西收錄進來，體現數據庫的專題性和獨特性。

2.3.3 立足需求

過渡性數據庫的建設選題要立足現有和潛在的用戶需求，充分考慮其實用價值和需求程度。

2.3.4 發揮優勢

要充分發揮資源優勢和技術優勢。保證過渡性數據庫具有較高學術價值，對重點學科、重點項目的建設有所補益。

2.3.5 保護與利用

對本企業館藏的公文文檔、工程建設檔案、聲像等資源視具體情況分階段采用數字化處理，并制作成數據庫，為用戶提供服務。

同時，還必須注意這些數字化資料的長期保存問題。整理文件目錄的工作完成后，應及時備份文件目錄及全文。通常可采用3種備份方式：磁帶備份；硬盤備份；光盤刻錄備份。備份好數據后按公文文件的專業類別留存資料庫。

3 結論

通過采用過渡性數據庫對公文文件的有效管理，可以充分利用和保存有價值的文件資源，能極大地方便使用者快速、準確地檢索文件，提高檢索效率。在實踐中針對各企業的信息化建設實際情況合理運用多種手段對公文文件進行管理，使其是從傳統的文件檔案管理平穩過渡到公文檔案數字化管理，是文檔管理人員需要思考并實踐的一項重要工作。

【參考文獻】

[1]姜愛蓉，黃美君，竇天芳.數字資源整合與信息門戶建設[J].現代圖書情報技術，2006（11）：2.

[2]都平平.學科門戶網絡資源關鍵著錄元素探討[J].情報理論與實踐，2006（5）：572.

[3]《圖書館業務知識》編寫組. 圖書館業務知識[M].四川：四川聲圖書館學會，1997：48，72.

[4]趙陽，姜愛蓉，吳建新.高校學位論文全文數據庫建設實踐[J].現代圖書情報技術，2006（5）：6，9.

[責任編輯：張濤]