高校會議室預(yù)約系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

馬鴻健+張耘凡+王關(guān)祥+車路+王嬌

【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校會議室預(yù)約正逐步走向信息化，并得到越來越多的應(yīng)用。本文依據(jù)我校會議室調(diào)度及使用管理制度，結(jié)合具體使用過程，采用S2SH、jQuery、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，設(shè)計并實現(xiàn)了高校會議室預(yù)約系統(tǒng)。不僅簡化了會議室申請及審批流程，而且規(guī)范了會議室資源調(diào)度過程，有效提高了會議室的使用效率。

【關(guān)鍵詞】會議預(yù)約；會議室管理；S2SH

【Abstract】The reservation of University meeting rooms is realizing informatization gradually， and be applied widely in many ways， with the development of information technology. This paper design and implement the University meeting rooms reservation system， based on our school meeting rooms dispatchment and management， combined with the actual process， using S2SH， jQuery， database technology. This system simplified the meeting rooms application and approval process， standardized the meeting rooms resource scheduling process， and improved the useing of the meeting room effectively.

【Key words】Meeting reservation； Meeting room management； S2SH

0 引言

會議室是高校進行日常管理決策的重要場所，是一種共享資源，通常，校內(nèi)的各個部門包括學(xué)院都可以申請使用會議室。同時，高校會議室也具有種類多、數(shù)量多、軟硬件條件參差不齊等特點，給會議室的共享造成不便。高校會議室在用途上包括會議室、學(xué)術(shù)報告廳、多媒體報告廳、禮堂、排練廳等；在數(shù)量上，各個學(xué)院和部門擁有會議室的個數(shù)不盡相同；在軟硬件條件上，會議室的座位數(shù)、空調(diào)、投影、網(wǎng)絡(luò)等條件參差不齊。

在傳統(tǒng)的會議室管理模式中，通常采用紙質(zhì)記錄的方式來預(yù)約會議室，程序繁瑣且容易產(chǎn)生沖突。用戶申請會議室時，無法了解當(dāng)前會議室的預(yù)定情況，往往要經(jīng)歷預(yù)約咨詢、填送報表、簽字蓋章等過程，用戶體驗不佳。同時，管理員面對大量的會議室資源和會議預(yù)約申請，依靠人力往往很難做出清晰的決策，因此導(dǎo)致了會議室資源利用不充分的問題[1]。

為了進一步規(guī)范會議室的使用和預(yù)約管理，提高預(yù)約效率，避免資源沖突，亟需建立會議室預(yù)約管理系統(tǒng)。用戶只需要通過登錄系統(tǒng)即可方便、快捷的了解每個會議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)定情況，進而提高申請被審核通過的可能性，最終提高會議室的使用率，同時節(jié)省會議室申請人及管理人的時間及精力。

1 系統(tǒng)設(shè)計

1.1 會議室申請流程

會議室申請流程包括提前申請、沖突情況、變更情況三部分。高校各職能部門、各學(xué)院使用會議室須向有關(guān)管理部門提交會議室使用申請（大型會議提前三天，一般會議提前一天），并在申請表上注明要求，包括要使用的多媒體設(shè)備、茶水等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；如遇多個單位同時申請使用同一個會議室，管理部門有權(quán)要求申請部門變更使用時間或地點，一般優(yōu)先安排學(xué)校的重要學(xué)術(shù)報告或重要行政會議；若申請部門使用會議室，遇到時間變更或需延長使用時間等情況，應(yīng)及時通知有關(guān)管理部門，以便進行相應(yīng)的調(diào)整和安排，保障會議的順利進行[2]。

1.2 需求分析

系統(tǒng)的目的是為了方便會議組織者和會議室管理人員的使用，使其能夠準(zhǔn)確的查看當(dāng)前會議室使用狀態(tài)，并根據(jù)會議人數(shù)與內(nèi)容快速選擇會議室，提高會議室的使用效率。

經(jīng)過分析，將會議室預(yù)定流程劃分為查看會議室預(yù)約情況、填寫預(yù)約信息、管理員審核預(yù)約信息、查看審核結(jié)果四個階段。系統(tǒng)共包含兩類角色，普通用戶和管理員用戶，不同角色擁有不同的功能模塊。普通用戶包含會議室查詢、會議室預(yù)定、賬號管理三個功能模塊；管理用戶包含會議室管理、會議管理、申請管理、賬號管理、報表管理五個功能模塊，如圖1所示。

會議室管理主要實現(xiàn)管理員對會議室的增刪改查操作，具體包括會議室名稱、所屬部門、用途、座位數(shù)、設(shè)施情況、位置等信息，普通用戶可根據(jù)會議人數(shù)與內(nèi)容快速查找會議室；會議室狀態(tài)針對普通用戶、管理員用戶實現(xiàn)不同，普通用戶會議室狀態(tài)顯示主要包括當(dāng)天及以后的會議室預(yù)定的摘要信息（主要包括會議地點、時間等），管理員用戶則在此基礎(chǔ)上，提供詳細信息查看功能。為方便用戶使用，會議預(yù)定狀態(tài)圖采用日程表的方式展現(xiàn)當(dāng)前的會議預(yù)約狀態(tài)，使用戶查看更加直觀；會議室預(yù)定主要實現(xiàn)普通用戶填寫預(yù)定信息并提交。預(yù)約信息包括（會議室選擇、會議名稱、會議內(nèi)容、使用的起止時間、話筒數(shù)量、茶杯數(shù)量、參會主要領(lǐng)導(dǎo)、申請人姓名、聯(lián)系方式等），提交時間自動記錄；審核狀態(tài)查詢實現(xiàn)用戶對申請審核狀態(tài)的查詢，可查看返回意見并重新預(yù)約；申請管理是由管理員對用戶的申請信息進行審核，審核處理時自動記錄下審核時間，還可以進行撤銷會議、標(biāo)記付款、查詢審批記錄等操作；賬號管理實現(xiàn)管理員對普通用戶的增刪改查操作，以及管理員密碼修改；報表管理實現(xiàn)管理員通過指定的條件進行查詢，支持多條件組合查詢，查詢的結(jié)果可直接導(dǎo)出excel報表或在當(dāng)前頁面直接打印，打印申請表根據(jù)原有申請表制作，重要會議可以打印會議申請表簽字留存。

2 關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)

2.1 技術(shù)架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)如圖所示，采用Struts2、Spring、Hibernate三大框整合架搭建而成。前臺采用jQuery技術(shù)完成對界面的設(shè)計，采用JSON格式與后臺進行數(shù)據(jù)交互。Web端由Ajax訪問服務(wù)器端組件，服務(wù)器端由Struts2以JSON格式統(tǒng)一處理和發(fā)送數(shù)據(jù)，各組件都由SpringloC容器負責(zé)生成并管理，整個服務(wù)器端數(shù)據(jù)處理的過程全部在Spring的生命周期管理和事務(wù)管理的范圍內(nèi)，極大的確保了數(shù)據(jù)的安全性、一致性。

2.2 fullcalendar日歷插件

fullcalendar是jQuery的日程管理控件，能夠用日歷的形式直觀的展示日程安排，具有豐富的屬性設(shè)置和方法調(diào)用，同時也具有良好的用戶體驗。系統(tǒng)會議預(yù)定狀態(tài)圖頁面，采用fullcalendar日歷插件開發(fā)，部分代碼如下。在調(diào)用action返回json格式的會議預(yù)定信息applies時，只需將title、start、end做相應(yīng)的賦值，即可顯示會議預(yù)定日程。

2.3 My97DatePicker日歷控件

My97DatePicker是常用的日期控件，支持靜態(tài)限制，動態(tài)限制，腳本自定義限制，適用于不同時間范圍設(shè)置的需求。系統(tǒng)在用戶提交申請界面，需要實現(xiàn)無論先填寫哪個時間，會議開始時間都只能小于會議結(jié)束時間，因此，將會議開始時間和會議結(jié)束時間兩個字段用My97DatePicker中的WdatePicker進行約束，主要代碼如下。其中minDate和maxDate分別為最小日期和最大日期，用于限定日期的范圍，$dp.$D函數(shù)用于進行日期運算。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)采用MyElipce10進行軟件開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用MySQL5.5，部署環(huán)節(jié)服務(wù)器采用Tomcat8.0，保證了系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

用戶在選擇會議室時可直接查看會議預(yù)定狀態(tài)圖，頁面如圖3所示。并可按照日、周、月進行會議室預(yù)定狀態(tài)的顯示，在日、周顯示界面可以準(zhǔn)確看到會議的開始時間、結(jié)束時間、會議室名稱，方便用戶快速定位，提升用戶體驗。

用戶提交申請界面如圖4所示，會議室通過下拉菜單進行選擇，參會人數(shù)、話筒數(shù)量、茶杯數(shù)量、桌子擺放形式等信息的填寫，可以方便會議室管理人員布置會議場所。此外，管理員在審批申請時可以指派此次會議的負責(zé)人，用戶申請在審核通過后，能夠直接查看到該負責(zé)人的聯(lián)系方式，方便溝通。

4 結(jié)論

經(jīng)過實際的部署和運行，會議室預(yù)約系統(tǒng)解決了之前會議室管理中存在的問題，完成了會議室的共享及預(yù)約任務(wù)，為教學(xué)、科研、管理人員提供了便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使會議室資源得到了有效利用，證明了本文方案的正確性。

【參考文獻】

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]