計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

周洪興

（河南省漯河水利技工學校 河南漯河 462000）

計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

周洪興

（河南省漯河水利技工學校 河南漯河 462000）

近幾年，我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，各項科學技術(shù)的應(yīng)用范圍也不斷擴大，計算機技術(shù)是人們?nèi)粘Ｉ钪袘?yīng)用比較多的技術(shù)之一，尤其是在辦公自動化中，包括計算機文字數(shù)據(jù)處理技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機多媒體技術(shù)等，這些技術(shù)的應(yīng)用進一步完善了辦公自動化體系，在競爭日益激烈的時代背景下，辦公自動化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，而計算機技術(shù)便是實現(xiàn)辦公自動化的重要核心，本文就針對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進行了分析。

計算機技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時代背景下，毫無疑問，計算機已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡闹匾ぞ咧唬S著計算機技術(shù)的不斷改進和更新，其應(yīng)用范圍也越來越大，計算機技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用促進了辦公自動化的形成，這種自動化辦公模式的形成不僅能進一步提高辦公效率，增強企業(yè)的競爭力，同時也有利于調(diào)整企業(yè)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化資源配置，促進企業(yè)的長久健康發(fā)展。

1 辦公自動化的概述

辦公自動化是當今時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，通過將計算機技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代辦公中，并建立自動化信息處理系統(tǒng)，便能實現(xiàn)自動化辦公，計算機硬件、軟件、各種辦公設(shè)備和通信設(shè)備是進行自動化辦公不可或缺的工具，利用這些工具可進行信息數(shù)據(jù)的存儲、加工、更新、收集和傳輸，現(xiàn)代化企業(yè)中的信息處理系統(tǒng)、公務(wù)管理系統(tǒng)等都屬于辦公自動化體系的組成部分。從本質(zhì)上看，辦公自動化就是一個傳遞、收集、利用和處理信息的過程，辦公制度、辦公信息、技術(shù)工具、組織結(jié)構(gòu)等都屬于辦公自動化的組成要素[1]。辦公自動化的核心技術(shù)便是計算機技術(shù)，主要利用通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學和行為科學來對文字、圖像、語音等進行收集和存儲，從而滿足辦公需求[2]。企業(yè)各部門的工作人員、所有信息資源以及辦公室都能通過辦公自動化聯(lián)系在一起，從而組成一個完整高效的人機信息系統(tǒng)，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便是搭建起該人機信息系統(tǒng)的必不可少的平臺，操作安全方便、效率高、人性化、信息及時等是自動化辦公的突出特點。現(xiàn)代企業(yè)追求的是信息的及時性和準確性，以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化平臺便是企業(yè)收集、分析和處理信息的主要載體，這足以看出辦公自動化在當今企業(yè)發(fā)展中的重要地位，只有不斷完善辦公自動化體系，才能從根本上推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2 計算機技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的意義

2.1 有利于降低企業(yè)的管理成本

將計算機技術(shù)運用到現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化中，一方面有利于減少各種不必要的辦公環(huán)節(jié)，節(jié)省企業(yè)管理成本，另一方面也有利于減少員工的工作量，提高工作效率，實現(xiàn)人性化、自動化的管理模式，提升員工對企業(yè)的滿意度，從而最大限度激發(fā)出員工的工作熱情。顯然，這對企業(yè)的長遠發(fā)展來說是大有裨益的。此外，計算機技術(shù)的應(yīng)用還能減少各部門的辦公人員，降低企業(yè)的人工勞務(wù)成本，從而提升企業(yè)經(jīng)濟效益，實踐調(diào)查表明，惠普公司將計算機技術(shù)引入到辦公自動化管理中，其每年的辦公費用與以前相比降低了近1/3，這足以看出，計算機技術(shù)的應(yīng)用在降低企業(yè)管理成本方面發(fā)揮的重要作用[3]。

2.2 有利于提高企業(yè)員工的創(chuàng)新能力，促進辦公質(zhì)量的提升

現(xiàn)代企業(yè)將計算機技術(shù)運用到辦公自動化管理中的主要目的就是達到辦公流程化、管理規(guī)范化及標準化，進而減輕工作人員的負擔，使他們從繁瑣、枯燥的工作環(huán)境中得到解脫，這樣就能最大限度釋放出他們的創(chuàng)新能力，現(xiàn)代社會的發(fā)展需要以創(chuàng)新作為推動力，而不是嚴格的等級，將計算機技術(shù)運用到辦公自動化中，對工作人員提出了更高的要求，每個員工必須最大限度發(fā)揮出自己的創(chuàng)新能力來完成工作任務(wù)，若只是在傳統(tǒng)工作模式面前止步不前，終有一天會被社會所淘汰，總而言之，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用要求辦公人員充分發(fā)揮出自身的創(chuàng)新能力，同時也在一定程度上促進了員工創(chuàng)新能力的提升，進而提高了辦公質(zhì)量。

3 計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

3.1 利用計算機技術(shù)實現(xiàn)工作流程的自動化

計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用能協(xié)調(diào)企業(yè)各部門、各崗位的工作，并對整個辦公流程進行實時監(jiān)控，及時為管理工作的開展提供準確有效的信息，不同企業(yè)的工作內(nèi)容有很大差異，但所有企業(yè)都會涉及到許多流程化的工作，包括公文的匯報、審批等，在傳統(tǒng)管理模式下，往往采用人工管理方法，這樣不僅工作量大，效率低下，而且很容易出現(xiàn)各種失誤，而計算機技術(shù)的應(yīng)用則可以在企業(yè)的自動化系統(tǒng)平臺上實現(xiàn)接待管理、后勤管理、日常管理等的流程化、標準化和自動化，減少管理過程中的失誤，從而提高企業(yè)的整體效益。

3.2 利用計算機技術(shù)建立信息平臺

目前，許多企業(yè)都將計算機技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部信息平臺的構(gòu)建中，包括信息發(fā)布平臺和信息交流平臺，常見的有電子公告、電子期刊、網(wǎng)上論壇等，這些信息平臺在企業(yè)辦公自動化中發(fā)揮著重要作用，能將企業(yè)的規(guī)章制度、技術(shù)更新等公告信息及時傳遞給辦公人員，同時，通過信息平臺，管理人員能隨時查看員工的相關(guān)信息[4]。此外，企業(yè)還能通過信息平臺向整個社會宣傳企業(yè)的文化，從而提升企業(yè)的公眾形象。

3.3 利用計算機技術(shù)實現(xiàn)文檔管理的自動化

通過運用計算機技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上完成文件的審批和管理工作，就能實現(xiàn)文檔管理的自動化，文檔自動化管理流程如下：①工作人員在接到相關(guān)文檔的時候，需要在文檔管理系統(tǒng)中做好記錄，之后再將該文檔通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)發(fā)送給負責人，最后便可以歸檔保存了。②在完成文檔的歸檔保存工作后，企業(yè)相關(guān)人員還可通過文檔管理系統(tǒng)查詢文檔內(nèi)容，系統(tǒng)的管理人員可根據(jù)用戶身份設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限，用戶必須根據(jù)自身的權(quán)限進行信息的查詢、共享和保存。③相關(guān)人員應(yīng)定期對文檔自動化管理系統(tǒng)進行維護，找出管理過程中的漏洞，并及時對文件管理數(shù)據(jù)庫進行更新，以保證數(shù)據(jù)信息的準確性和完整性。

3.4 利用計算機技術(shù)提供多種自動化硬件和軟件設(shè)備

眾所周知，在現(xiàn)代企業(yè)的辦公自動化中往往涉及到信息的搜索、傳輸以及文字、圖形的編輯設(shè)計等，這些都離不開計算機，其中不僅包括計算機硬件設(shè)備，也包含各種軟件設(shè)備，所謂硬件設(shè)備，指的就是我們?nèi)粘２僮髦薪?jīng)常用到的計算機鍵盤、鼠標等，軟件設(shè)備則主要包括系統(tǒng)軟件、通用軟件、專用軟件等類型。對于辦公自動化來說，其系統(tǒng)軟件指的就是計算機本身的操作系統(tǒng)，通用軟件包括文字處理軟件、圖形處理軟件等，而財務(wù)管理軟件和設(shè)備管理軟件則屬于辦公自動化專用軟件。

4 結(jié)論與建議

綜上所述，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用是時代發(fā)展的必然要求，目前，隨著計算機技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，其在辦公自動化中的應(yīng)用水平大幅提升，發(fā)揮的作用也越來越大，其中主要表現(xiàn)在對辦公人員創(chuàng)新能力的激發(fā)和企業(yè)管理成本的降低等方面。盡管計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)了文檔管理、工作流程的自動化，并建立了高效的信息平臺，但是這僅僅是開始，相信在不遠的未來，隨著計算機技術(shù)的進一步改進和創(chuàng)新，其在辦公自動化中的應(yīng)用范圍將會更加廣泛，應(yīng)用效果也將顯著提升。

[1]左旭楠.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用與研究[J].黑龍江科技信息，2014（32）：191.

[2]林安娜.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].辦公自動化（綜合版），2014（2）：57～58.

[3]蔡小莉.試分析計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].信息通信，2015（8）：149.

[4]卞麗情.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用方法探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（23）：112.

C931.4

A

1004-7344（2016）09-0255-02

2016-3-10

周洪興（1977-），男，本科，畢業(yè)于首都師范大學，計算機科學與技術(shù)專業(yè)，主要從事計算機教學等工作。