基于大數據背景下財務共享模式的電子會計檔案管理研究

解云霞

基于大數據背景下財務共享模式的電子會計檔案管理研究

解云霞

計算機網絡技術在不斷的發展，人們已經進入大數據的時代中。本文將從大數據時代中電子會計檔案管理的獨特性出發，簡要敘述電子會計檔案檔案管理方法，大數據時代中如何做好電子會計檔案管理工作進行合理思考，為在大數據時代中使得電子會計檔案管理符合財務共享提供實踐思路，提升企業價值管理。

大數據；財務共享；電子會計檔案管理

前言

計算機網絡和大數據在不斷應用發展，將其應用到各個領域，對經濟模式的轉變發展起到了有力的推進作用。在去年年末，財政部和檔案局發布了《會計檔案管理辦法》，其中確認了電子會計檔案的法律地位和效力。對于財務信息化工作來說，會計檔案管理實現了從以紙質為媒介向數字化管理的重要轉變，更是加速了電子會計檔案管理和應用的進程。會計各環節的信息可以在網絡上實現不同地域之間共享，這種共享的模式便于準確和快速把握企業運營的實際情況，便于分析，給企業帶來價值。

一、大數據背景下電子會計檔案管理工作的獨特性

電子會計檔案管理是在網絡相應技術和大數據不斷發展的過程中，將紙質的會計檔案包括原始憑證、記賬憑證、財務報表等各種資料通過網絡共享方式實現會計檔案采集存儲、分析應用，通過采集搜索挖掘相關信息實現不同地域信息共享、降低成本、實現企業價值管理的目標。傳統會計檔案管理是會計工作的一個重要環節，只能依靠人來進行，可能出現差錯、紕漏情況。電子會計檔案管理的初期是將紙制信息通過會計應用軟件保存起來存儲在電腦等設備中，實現調取提升工作的效率，這是電子會計檔案管理發展的初期模型。隨著網絡技術及大數據等環境的變化，電子會計檔案管理工作的內容、方式等也在不斷的變化，由初期的存儲逐漸發展為檔案的采集存儲、分析處理和應用。在大數據時代電子會計檔案管理優勢主要概括為以下四方面：一是表現在工作地點上，網絡環境下可以在任何地方工作，隨時查看、錄入、整理檔案，不需要使用紙制媒介來記載，在網絡中設置密碼，不會泄露信息，同時也可以同時將好多個不同時期的會計檔案進行比較；二是表現在工作內容方面，利用大數據、云計算等技術電子會計檔案管理方法可以將自身和其他相關信息全部顯示出來，如不需要工作人員花費過多的時間查閱和整理，工作效率會大大提升；三是表現在成本費用方面，運用電子會計檔案管理可以減少使用紙記載信息的數量，從而節約資源，而且因為電子會計檔案管理大部分環節依靠電腦自動完成，工作人員的數量也可以減少；四是利用大數據挖掘技術，從大量數據中對關鍵詞進行層層挖掘篩選，發掘出與關鍵詞關聯的并與企業決策有關的信息，滿足企業價值管理的需要，實現電子會計檔案管理的高級別應用分析。

二、大數據財務共享模式中電子會計檔案檔案管理的方法

電子會計檔案的管理方法主要包括三方面：第一，電子會計檔案數據的讀入儲存數據。通過會計信息處理軟件，獲取存儲在網絡中的會計檔案，比如通過企業資源計劃系統、資金管理系統、核算系統等，安全管理系統等，在這些系統中管理電子會計的檔案，包括錢款憑據、賬單、報表等，用來計算收入錢款和支出錢款的具體情況，確定信息的精確性，準確地把握相應信息，便于下一個環節的整理；第二，分析數據。電子會計檔案的分析處理，檔案管理依靠網絡和大數據云計算等技術，可以自動存儲、處理、使用會計檔案的工作，每一個工作環節結束之后馬上開展下一個環節，并且儲存到網絡中，通過大數據處理技術分布并儲存數據，快速找尋、分類、匯總所需要的會計檔案，進行分析和更改；第三，使用數據。電子會計檔案管理除了上面兩個方面的運用外，還有使用會計檔案，所謂使用會計檔案是指財務工作信息化程度大大增強，可以按照管理的需要搜索，所以電子會計檔案管理主要的工作內容是搜索和使用，通過查詢得到需要的信息后，再加以運用，因為共享的信息數量多，所以可運用的會計檔案也非常多，電子會計檔案管理的效果會大程度提升，給企業提供有利決策和價值管理的思路。

三、關于電子會計檔案管理的幾點思考

（一）按照類別對檔案予以整合，使電子會計檔案管理工作符合精細化的要求

明確上文中電子會計檔案檔案管理主要的模式，我們可以發現在大數據的時代中，實現共享是財務各個工作環節未來主要的方向，想要在這樣的情況下做好電子會計檔案管理工作，必須先對各類別的檔案進行整合。一方面，以往管理會計檔案的方法主要依靠人員來進行，不僅花費過多的時間，也不能保證工作的效果，而電子會計檔案檔案管理方法，運用軟件錄入信息，然后通過系統之中的功能，選擇之后，對檔案進行管理，但是想要提升工作的效果，還需要對檔案予以整合，根據檔案不同的類別，在系統之中設置文件夾，每一個類別分別存放，然后對每一個類別的文件，其中的信息要按照錄入的順序自動編碼，隨著技術不斷地發展，未來將實現設備自動錄入，通過映射技術，自動識別，然后自動分類，最大程度提升效率，但是工作人員仍然要定期檢查，避免系統或者是設備出現問題；另一方面，財務共享之后，信息的數量會非常多，有很多信息是紙質記載的，比如合同、訂單等，這就需要相應方都提升信息化的水平，在打印紙質文件的時候，自動將信息同步到共享系統，然后電子會計檔案管理工作人員將其整理導入。

（二）及時錄入新信息，通過擴展共享的內容保證電子會計檔案管理的效果

做好上一點內容的同時，工作人員要及時檢查共享的內容是否全面，一方面，每一個公司的財務人員根據新情況，及時將新信息錄入到共享軟件中，對電子會計檔案管理工作的內容予以擴展，這樣負責人員就可以根據這些新信息，進行電子會計檔案管理工作；另一方面，將紙質資料和電子原文件也進行共享，可以通過網絡及時查看，擴展電子會計檔案檔案管理的內容之后，保證電子會計檔案管理的實際效果，這里需要強調一點，各個公司要建立專門負責電子會計檔案檔案管理的隊伍，提升他們的能力和品質，便于對電子會計檔案檔案管理工作進行管理，及時發現問題并予以解決。不僅如此，各個企業還要做好信息建設改進工作，提升信息化的水平，為電子會計檔案檔案管理工作平穩進行，尤其是云處理相應技術，使得會計檔案可以全部錄入到網絡之中，不但提升其自動程度保證電子會計檔案檔案管理工作的效率，同時通過電子會計檔案檔案管理還可以減少工作人員的數量，保證其實的收益。

總之，在大數據的時代中，財務實現共享是財務工作的主要方向趨勢，國家應該繼續完備相應的法律法規，推動電子會計檔案管理不斷發展，以促進各個行業都做好財務工作，為我國整體的財務工作日后發展予以推動。除了文中提到的內容外，網絡技術的運用、大數據分析處理能力、ERP系統的開發利用等都使得電子會計檔案管理的系統不斷擴展和創新，以期達到企業價值管理的目的。

[1]張育強,靳敏.論財務轉型過程中會計檔案管理工作的新思路——基于財務共享模式的探討[J].中國總會計師,2011,04:120 -121.

[2]孔繁杰.創新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐[J].中國檔案,2015,02:28-29.

山西管理職業學院）