網絡化環境下電子文件的保護對策

摘要：相對于紙質文件來說，電子文件極大地提高了我們的查詢速度和工作效率。然而，伴隨著網絡化的出現，電子文件自身的優勢也變成了它的弊端，并影響著電子文件的發展，保護電子文件的安全顯得尤為重要。

關鍵詞：電子文件； 管理問題； 保護對策

中圖分類號：G648 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2016）05-0002-01

1.網絡安全對策

網絡化環境中系統的安全問題，必須從技術上著手，采取多種專業技術來防止電子文件信息的泄密，保護電子文件信息安全的策略主要有防黑客技術、防病毒技術、數據備份加密等技術。

1.1防黑客技術。

1.1.1身份認證。身份認證是一種保障電子文件信息真實性的重要手段。它是某一用戶進入系統后的第一道防線。身份驗證就是系統可以密碼或特征信息等對用戶的真實身份進行確認，它只會對確認了身份的用戶給予相應的訪問權限，如增加、刪除、修改等，否則予以拒絕，這在一定程度上會限制了黑客的隨意入侵，同時對操作權限的限制也避免了操作人員的泄密或者不規范的操作。

1.1.2數字簽名。數字簽名采用的是公開密鑰體制下的加密措施，發方利用自己不公開的密鑰對發出的電子文件進行加密處理，生成一個數字簽名，與電子文件一起發出，以此來保證信息的安全性，而收方會用一個公開的密鑰運用公開的算法解碼檢驗數字簽名是否與傳輸的一致，從而提高電子文件的真實性和信息的安全。

1.1.3設置防火墻。防火墻技術實為一項隔離技術，其任務是防止外部未經授權的用戶進入內部網或專用網，當防火墻成為內外部網絡的唯一信息通道時，即它可以為這一信息通道發揮最大的防護功能，因此防火墻的位置非常特殊，它會成為內外部網絡間所有的網絡信息流的必經之地，所以設置防火墻既可以隔離風險區域與安全區域的連接，同時也會阻礙用戶對風險區域的訪問。

1.2防病毒技術。在計算機中存在的一種具有破壞性的程序，可以通過克隆自身將破壞性程序傳染給更多的計算機，該程序即為網絡病毒。對計算機病毒應采取先進的防病毒技術，同時配置防病毒卡和查殺病毒的軟件，嚴禁使用來歷不明的軟件進入操作系統，為電子文件的使用營造一個良好的機房環境。

1.3數據備份，并加密。

1.3.1備份技術。縮微和光盤技術是文件資料進行備份的重要技術措施。縮微技術是采用專門的設備、材料和工藝把文件資料以縮小影像的形式拍攝記錄在膠片上，經加工制作成縮微品保存和使用的技術。縮微技術的明顯特征是標準化程度高，縮微膠片使用保存壽命長，縮微膠片存儲文獻資料的安全性也非常高，許多國家已開始使用并確立了縮微膠片的法律地位。光盤技術是指將文件資料以縮小影像的形式刻錄在光盤上，它與縮微技術的應用有很多相似之處，相對于縮微技術：它的優點在于設備費用比較低，檢索速度快，存儲量較大，同時還可以還原色彩，但它也有明顯的缺點即發展太快導致穩定性差，讀取信息對軟硬件依賴性強，保存期限短，特別是光盤系統的可編輯性差，使其法律憑證效力還無法認定。

1.3.2加密技術。采用加密技術可以保證電子文件內容的保密性。電子文件的加密方法有很多種，如在傳輸過程中采用"雙密鑰碼"進行加密。網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文件具有很好的保密效果。

2.管理安全對策

七分管理，三分技術，文件的管理貫穿整個安全防范體系，是安全防范體系的核心，管理是單位網絡安全的核心，技術是安全管理的保證。只有制定完整的規章制度、行為準則并和安全技術手段合理結合，電子文件管理的安全才會有最大的保障。

2.1管理人員對策。

2.1.1加強安全管理力度，健全管理制度。每個單位都應建立一套科學、合理、嚴密的電子文件全過程的管理制度，做到有章可循、有據可查，使電子文件的管理如同紙質文件一樣，達到標準化、制度化、規范化。如：制訂機房管理制度、各類人員職責分工明確、安全保密規定、安全防護記錄等一系列的制度，保證各部門安全、高效地運作。

2.1.2加強安全防范意識，提高相關人員素質。培養或培訓一支精通網絡技術和管理的隊伍，來保證網絡化管理安全、平穩、正常地運行，同時加強對電子文件的制作者和管理人員的教育，使他們增強對信息的主體意識、獲取意識、更新意識，培養他們忠于職守的品質、認真負責的精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平，引導他們自覺安裝防病毒軟件，定期自動更新操作系統，對不熟悉的軟件不要輕易安裝。

2.2電子文件管理對策。

2.2.1保證環境的安全性。一般情況下，電子文件是單獨存貯在磁、光介質上的，因此要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，如環境溫度應嚴格控制在14℃～24℃之間，相對濕度控制在45%～60%之間；存放載體的柜架及庫房也應達到有關標準，如：載體應置于盒中，直立排放，避免大量堆疊、相互擠壓，并存放在避光、防塵、防霉、防蟲、防雷電、防變形的地方；使用時要正確拿放光盤，保持讀寫面的清潔，軟磁盤、磁帶亦要輕拿輕放，不要在載體讀寫面留下指紋，避免各種劃傷。

2.2.2保證操作的規范性。不規范的操作會損害電子文件的使用壽命，因此在使用的過程中必須規范操作程序，如防止隨意關機和頻繁啟動計算機，保持電源穩定，避免因操作不當而造成計算機上的電子文件信息丟失等。以上這些措施，對于證實電子文件內容的真實、可靠，保證電子文件在存貯、傳輸過程中的安全性、保密性，防范對電子文件的非法訪問和隨意改動，都具有良好的效果。

3.電子文件自身對策

3.1保護載體的安全。在對電子文件進行整理和因軟硬件平臺發生改變而對電子文件實行格式轉換時，要特別注意防止轉換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，要及時采取維護措施，進行修復或拷貝。

3.2防止改動的措施。在許多軟件中我們都可以將文件設置為"只讀"狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。這種記錄方法可以有效地防止用戶更改電子文件的內容，從而保持電子文件的原始性和真實性。

總之，伴隨著社會的進步，計算機技術日新月異的發展，電子文件會變得越來越重要，而其信息的安全問題也顯得尤為重要。在這個開放的網絡環境，面對技術挑戰，我們只有不斷提高自身的技術水平來防止各種可能出現的技術問題，同時不斷強化內部的管理體制，提高自身素質，以保障電子文件的信息安全和長期的有效使用。

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作者簡介：

張德艷（1995.03-），女，西北師范大學文學院，甘肅省民勤人，大學本科學歷，語言文學方向。