水電水利勘測設計企業檔案管理信息化

羅曉燕

（中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司 四川成都 610072）

水電水利勘測設計企業檔案管理信息化

羅曉燕

（中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司 四川成都 610072）

水電水利勘測設計企業有著大量的地質勘探基地、辦公用房以及住宅用房，因此加強對房產檔案管理，有效提高它的利用率，是檔案管理工作的重點。結合以往的工作經驗，從建立健全房產檔案的信息化管理著手，探討建設水電水利勘測設計企業檔案管理信息化的具體措施，供水電水利勘測設計企業的從業人員參考。

信息化建設；水電水利勘測設計企業；檔案管理

引言

加強水電水利勘測設計企業地質勘探基地、辦公用房以及住宅用房的檔案管理，提高它的利用率，是檔案管理工作的重點。隨著市場經濟體制的不斷完善及住房制度改革的逐漸深入，水電科技地檔案管理工作也漸漸步入正軌，但是屬于檔案管理范圍的房產檔案管理工作目前尚處于停頓滯后的階段。隨著計算機與網絡技術的普及應用，利用信息化的管理手段對房產檔案進行管理，是提升房產檔案管理水平的重要途徑。

檔案是一種信息資源，而房產檔案作為檔案眾多門類之一，是房產權屬的登記管理工作中最真實的記載和最重要的依據。現今，在管理工作中計算機與網絡技術被普遍應用，如何把現代信息的處理技術和房產檔案管理工作相結合，有效提高房產檔案的利用效率和利用價值，依然成為目前最迫切等待解決的問題。

1 檔案信息化的管理工作中存在的困難

1.1 重視不夠，檔案管理意識較落后

對檔案管理重視不足是目前影響建設房產的檔案管理信息化工作的首要問題。多年以來，一直將房產的信息管理工作視為是水電水利勘測企業的一個副業，隸屬行政后勤的范疇，沒有引起相關領導的重視。很多的管理人員對檔案管理信息化的重要性認識不夠，許多的檔案資料長期處于堆放狀態，沒有及時進行整理歸檔，更加談不上利用。而部分人員不習慣從網上了解信息，無法接受網絡辦公形式，依然采用傳統的管理觀念及方法，習慣于用傳統手工操作的方式處理檔案信息。

1.2 管理方式陳舊，技術手段相對落后

目前，許多房產檔案管理部門在辦公自動化方面仍停留在文字處理與財務數據處理上，無論是信息化的基礎設施建設與應用，還是對網絡的認知度及參與度都低于其他的部門。多數房產信息管理部門基本上采取是接收檔案、編冊立卷、儲藏入庫、查閱調卷、移交檔案等工作方式，檔案管理好似資源倉庫。絕大部分管理介質仍然是紙質檔案，雖然已運用光盤技術和機讀，但是十分有限，對數據庫的建設比現如今信息的傳輸技術要求相差很大，檔案部門的作用未能有效發揮出來。究其根本原因，就是員工對信息化管理沒有給予重視，簡單認為安裝了電腦等軟硬件便是信息化了。

1.3 檔案管理人員的專業素質不高，網絡辦公難度相對較大

目前，檔案管理人員的專業水平差異比較大，而且缺乏相互協作的精神，采用網絡化方式辦公之后，部門之間需要互相提供信息，才能夠達到方便快捷的辦公目的，假如其中有一個部門沒有及時對信息進行更新，沒有專人進行維護，就無法查閱到最新的資料。如果各個部門的信息化水差異較大，人員的素質參差不齊，則很難達到信息的共享。

2 檔案管理信息化建設的措施

2.1 提高建設檔案管理信息化重要性的認識

要想建立健全檔案的信息化管理，首先必須充分認識加快房產檔案的管理信息化建設的意義。隨著科學技術的飛速發展，檔案的載體發生了變化，檔案的內容也多樣化起來，計算機、網絡、多媒體以及縮微技術的廣泛應用，使得傳統管理模式和手段已經不適應時代要求。我們應當認識到，以計算機以及檔案的管理軟件等這些管理應用為主，有效利用計算機、掃描儀、縮微機、甚至是互聯網等工具對檔案進行檢索、存儲與管理，依然成為檔案管理手段發展的趨勢。房產檔案的信息化是當代社會發展的客觀要求，必須朝現代化方向發展，否則將無法適應社會的發展要求。運用現代的信息處理技術對房產的檔案信息資源進行開發，必然可以很大提高檔案資源的利用效率，使房產的檔案管理在各個方面產生深刻的變化，促進房產的檔案管理得以提高，最大程度發揮利用房產檔案的價值。

2.2 推進檔案數字化進程

實現檔案的數字化進程是建設房產的檔案管理信息化的基礎及前提。想要建立健全數字房產檔案，需要利用技術手段，將重要的固化信息進行數字化的加工與整理，并且把握好節點的有償訪問。一般性的查詢、檢索，不管是傳統服務還是遠程服務都可以進行無償的提供，但是網上的深入查詢或者是特殊的專題檢索、下載等應當變為有償的服務，特別是對于科技成果等還應當收取一定的成果轉讓費。此外，關于檔案的開放范圍以及權限問題，需要設置相應的訪問權限，對那些可以對外開放的檔案，公眾可以在公共網上對信息進行查詢、利用，而只能對內部人員開放的檔案，則只可以通過內部的局域網進行查詢利用。開放數字房產信息檔案必然會進一步提高房產檔案的教育、宣傳、服務以及經營功能。

2.3 完善檔案信息的歸集、檢索系統

為了能夠準確全面地收集信息，要將房產的檔案信息系統同房產的交易系統有機結合起來，把房產交易過程當中所產生的房屋產權的信息自動地歸入房產的檔案信息系統當中，形成文本信息；另外，可以利用數碼相機、掃描儀等先進的設備把相關資料以圖像信息的方式歸入到房產的信息檔案系統中去；原始的檔案數據在進入計算機以后，利用計算機中的分類、組合、檢索、調閱、復制等強大的功能建立起準確完整的數據庫。因為房產產權存在頻繁易動的特征，房產的檔案更新速度非常快。所以，對檔案數據庫的管理、維護、更新方面要必須進行實時控制，以確保房產的檔案信息和房產的產權狀況同步變動，這也是房產檔案信息管理工作的核心。房產交易的涉及面很廣，這就要求我們要建立起高效的檢索系統用以檢索房產的檔案信息。由于房屋租賃、房產交易、司法查封等的業務特點存在很大的不同，對房產的檔案信息的要求也不盡相同，所以必須建立起一個可以多角度檢索的系統。充分的利用好強大的計算機檢索功能，將房屋的坐落、面積、產權人的姓名、交易的時間以及產權情況等等這些產權管理工作中的每一個要素都設置為檢索點，編制各種類型的檢索工具，形成手工與計算機檢索相互補的檔案檢索體系，實現萬能檢索，為工作提供便捷的高效的查詢服務。

2.4 建立房產的檔案數據分析系統

房產的檔案信息不僅僅要能夠滿足產權人進行產權交易的需要，并且還應當為職能部門進行房產的宏觀調控提供有利科學的決策性依據。這便要求我們必須建立起一整套的房產檔案數據分析系統，以便于管理人員可以從多個角度對房產產權以及產籍數據進行整理、分析。通過檔案數據分析系統對整個房產市場的現狀以及發展態勢做出最為準確的判斷；以便于有關職能部門可以及時運用有關調控手段，使得房產的需求基本保持平衡、在結構上基本科學合理，以達成科學決策，規避風險這一目的。

2.5 提高信息管理人員的綜合素質

檔案的信息化管理的完善，要依靠掌握好現代化技術以及管理方法的檔案專業工作人員來實現。檔案管理工作人員不能滿足現狀，應當正視自己組織能力、管理能力等方面的欠缺，及時主動地提升加強自己的檔案學知識與相關科學文化知識，切實做好依法治檔，使檔案信息得以科學利用和安全保管。要努力學習各級檔案的專業刊物以及業務文件，充分了解檔案管理工作的法律法規，貫徹落實相關檔案管理工作的新規定，切實執行新規范，要密切關注國內外檔案管理工作的發展態勢，借鑒先進的技術與管理經驗，不斷提高檔案管理水平，促進檔案管理事業逐漸實現規范化，法制化，推進檔案管理工作的發展。將新的歸檔方法推廣并使用，設法減輕檔案管理工作的工作量以及勞動的強度，有效提高工作的效率及工作的質量，完成檔案管理工作的信息化現代化目標，使我們不能回避的責任與義務。管理人員要學習并掌握新的技術，充分利用計算機的檔案管理軟件，對檔案的收集、儲存、查找、借閱以及統計等都實現計算機信息化的管理，為相關部門提供方及時、快捷、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。

3 結語

檔案管理的信息化是先進的科學技術手段及管理方法與傳統的房產檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房產事業發展的必然趨勢。運用現代信息處理的技術手段對房產檔案信息資源進行開發，將極大提高檔案資源的開發利用。

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G270.7

A

1004-7344（2016）04-0032-02

2016-1-2

羅曉燕（1986-），女，本科，主要從事水電工程檔案管理等相關工作。