淺談企業會議效率問題及改進措施

天津中興智聯科技有限公司 馬濤 中興通訊股份有限公司天津分公司 鄭鑫

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淺談企業會議效率問題及改進措施

天津中興智聯科技有限公司 馬濤 中興通訊股份有限公司天津分公司 鄭鑫

摘 要：本文針對公司內部會議效率低的現狀，以時間為軸分析了具體的影響因素，并對各個因素給以權重，總結出當前影響會議效率的重要原因，同時，還對重點原因給予整改措施，對措施的執行情況進行跟蹤。經過一輪整改，公司的運行效率得到了較大幅度的提升，而根據PDCA方法，還可以進行持續改進。

關鍵詞：會議效率 原因分析 整改措施 持續改進

鄭鑫（1981-），女，山西省太原市人，碩士，工程師，主要從事智能交通、微波傳輸技術方面的研究。

近年來，隨著公司和部門規模的不斷壯大，內部會議的種類與數量也在不斷增加，與之俱來的是愈來愈多反映會議效率低下的聲音。會議的主要目的是解決問題，低效率的會議不但無益于解決問題，反而使問題愈加復雜，提升會議效率的重要性可見一斑［1］。

1 高效會議典型特征及影響因素

根據一般經驗，得到高效會議的幾個主要特征如表1所示。

表1 高效會議的主要特征

相應的，影響會議效率的主要因素如表2所示。

表2 影響會議效率的主要因素

筆者將一般經驗與部門的具體情況相結合，分析影響部門會議效率的具體原因。開展部門級討論時應當將問題以時間為軸劃分階段，逐步發散，充分收集問題，然后將具體問題按照影響會議效率的主要因素進行歸類，確定影響會議效率的關鍵問題，并提出改進措施。

2 討論結果匯總及分析

首先根據會議進程，將問題討論分為三個階段：會議前、會議中、會議后。然后根據每個階段的主要動作分出幾大類，便于對問題進行細致挖掘。根據上述思路對具體問題進行了討論，并探討了各問題的改進措施與度量指標。

其中，對具體問題進行了質量危害程度及效率危害程度5分制評價，以篩選出改進重點。

針對影響會議效率的主要因素，對討論結果進行了歸類，結果如下，只列出嚴重等級較高的條目（見表3）。

表3 嚴重等級較高的條目

7.開會的原因、目的和結果5會議目標未明確指出　5　會議前會議紀要不完備　5　會議后會議紀要發布不及時　5　會議后會議紀要任務要求不明確　5　會議后會議結論后續要求及任務無人跟蹤及匯總　5　會議后8.其他　8會議太多、分身乏術　5　會議前簡單的評審（多人審查、單人復審），預審整理后也開會4　會議前本來是簡單的事情，因為決策機制復雜，導致需要開會。4　會議前會議召開隨意，突然接到電話通知參會，到會后要很久才能搞清楚討論的問題5　會議前有很多需要拍板型的會議和技術討論型的會議，感覺召開的意義不大5　會議前拍板型會議往往效率低下　5　會議中同一項目多次會議之間的相關度不是很強　3　會議前是否有必要組織會議　4　會議前

圖1

圖2

由上述數據統計可看出，當前普遍反映的問題主要集中在以下三個方面：

（1）會議的準備工作；

（2）開會對象的選擇；

（3）開會的原因、目的和結果。

如果按照會議階段分析，則問題主要在會議前的階段。同時根據具體問題對會議質量及會議效率的影響程度為5（最高）的情況，也可判斷出目前影響會議效率的主要問題。由以上圖表的統計看，這些問題絕大多數落在上述三個方面，為具體問題改進措施的制定提供了更為明確的目標。

同時，有一類問題值得關注，即會議本身是否需要召開。

由此我們可以分辨出目前存在的主要問題，并找出現階段改進的主要方向：

（1）會議必要性評估；

（2）會前準備工作；

（3）與會人員確定；

（4）會議的目的和結果明確。

其他需要改進的問題如下：

（1）主持人的技能；

（2）時間；

（3）參會者的技能。

3 改進措施及效果分析

3.1 重點改進方向及措施

綜合討論意見以及相關資料，筆者提出以下具體改進措施。

3.1.1 會議必要性評估

發起會議以前，我們需要評估以下內容并與直屬領導預先溝通（見表4）。

表4 評估內容

改進效果評估：以會議是否形成建設性的結論作為評估重點。

3.1.2 會前準備工作

擬定會議準備核對單，組織者在召集會議前核對（見表5）。

表5 會議準備核對單

改進效果評估：可以從以下幾個方面進行評估：會議及時通知率、控制會議的總時間以及會前匯報文檔質量等。

3.1.3 與會人員確定

（1）確定每種類型的會議應該參加人員的模板；

（2）專人負責按照模板檢查同行評審執行情況；發現有問題的通知重新評審。

改進效果評估：可以從以下幾個方面進行評估：每個參會人員在會議中的發言內容、無效會議人時、會議記錄會議及時通知率。

3.1.4 會議目的結果明確

（1）會議通知要說清會議的目的，介紹清楚相關的背景情況；

（2）收到會議通知的參會人能提前了解待討論問題的相關情況，最好是給會議組織者一個郵件的反饋；

（3）在制訂后續計劃時，要考慮到各種異常情況，并制定好應對措施；

（4）建立電子流的網上記錄、跟蹤會議遺留問題的解決情況。

改進效果評估：可以從以下幾個方面進行評估：及時發布會議紀要的會議占比、預審率、及時關閉率、缺陷比率，通過網上流程自動統計并定期公布。

3.2 其他需要改進問題的措施

對于非當前主要問題的改進措施列舉如下。

3.2.1 主持人的技能

（1）進行專門的技能培訓；

（2）明確主持人制度，會議也作為任務下達，確保討論過程不跑題；

（3）明確主持人的權威性，一旦支持人發現討論內容與會議無關并制止時，與會人員要服從。

3.2.2 時間

（1）公司出規定：必須準時、不能參加的提前請假；

（2）會議紀要里面寫明誰遲到、誰缺席；

（3）未請假遲到者進行處罰；

（4）領導以身作則；

（5）會議開始時，除了需要記錄員外，還要一個計時員，對每個議題提前5分鐘預警，然后主持人提醒演講人注意時間。

3.2.3 參會者的技能

（1）積極發言參與會議討論；

（2）演講人提前對照PPT演練，對比時間符合度；如果時間不符合，反復修改PPT文檔。

4 改進效果

公司以多輪分組討論的形式對當前會議效率問題進行討論和分析，以逐步發散問題、歸類分析結果的方式分析出目前影響公司效率的主要問題及其他的一些問題。并有針對性地給出了改進措施及對改進措施的效果進行評價的方式。公司根據整改措施進行改進和評估，使會議效率得到較大幅度的提升。根據PDCA方法，會議效率問題還會不斷迭代。本文的方法亦可推廣至其他企業。

參考文獻

［1］ 張鐵力，申星.如何讓會議更加高效［J］.企業管理，2013（7）.

［2］ 柳新華.提高會議效率和質量［J］.中國行政管理，2003（9）.

［3］ 黃璐.淺談如何提升決策性會議效率［J］.中國經貿導刊，2014 （28）.

［4］ 張文棟.從一次例會看會議效率［J］.中國商貿，2009（6）.

中圖分類號：F272

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2016）05（b）-025-03

作者簡介：馬濤（1981-），男，河北省吳橋縣人，碩士，高級工程師，高級項目經理，主要從事智能交通、智能儀表及工業控制方面的研究和項目管理工作；