文書檔案的現代化管理策略

周家靈

（廣西水文地質工程地質隊 廣西柳州 545006）

文書檔案的現代化管理策略

周家靈

（廣西水文地質工程地質隊 廣西柳州 545006）

對于企業以及其他組織的管理工作而言，文書檔案能夠提供非常關鍵的信息，對于企業及其他組織來說，是非常重要的。因此，只有加強對文書的管理，促使管理方式科學到位，才能夠協助組織處理好各項工作，促進組織的發展，提高實際的辦事效率，尤其是在新的形式下，隨著信息技術的不斷加強，探索新形勢下，加強對文書檔案的現代化管理策略更顯得尤為重要。

文書檔案；現代化；管理

引言

伴隨著信息技術的飛速發展與進步，創建完整和健全的檔案管理制度，提高文書工作者的綜合素質，強化文書人員檔案意識，提高文書工作者的綜合素質，提升檔案管理水平是現代檔案管理工作的必然趨勢。當前。隨著計算機和網絡技術口新月異的發展和普及應用，大部分企業的文書檔案管理都實現了現代化管理和利用，取代了部分手工勞動，減輕了檔案管理人員的勞動強度，同時又提高了工作效率，使文書檔案管理能夠適應不斷發展的新趨勢。本文以建立文書檔案現代化管理策略為研究目的，對創新當前文書檔案管理模式提出幾點建議。

1 目前文書檔案管理存在的問題

1.1 辦公室文書檔案管理工作重視度不夠

大部分企業，及一些組織單位，雖然在工作規劃中，規劃了文書檔案管理工作，但是在實際操作中卻并不認真落實，究其原因，是對文書檔案管理工作認知程度不夠。受傳統管理理念的栓桔，部分企事業單位領導僅僅把辦公室文書檔案管理作為一種可有可無的輔助手段，認為只需對單位日常工作活動進行簡單記錄、收集，以備不時之需，沒有意識到文書檔案對于單位工作的審計輔助功能和對企事業單位發展的引導作用。從而導致整個單位對于文書檔案管理工作重視程度低，工作人員在文書管理過程中對自身的工作職責認知不到位，又缺乏系統的理論指導，很難高效科學地工作，文書檔案管理的滯后現象時有發生。

1.2 文書檔案資料規范化不足

根據上文所敘述的，文書檔案管理是一項非常繁瑣和復雜的工作，并不是簡單的記錄數據、整理資料，而是有著對文書資料進行整合以期提供借鑒價值的內在需求，要以科學的理論為指導，講究適宜手段的運用。在現有的文書檔案整理工作中，材料混雜、散亂的現象屢見不鮮，部分文書檔案雖然裝訂成冊，但是沒有條理，格式未能統一，致使文書檔案之問難以區分，給查閱人員帶來了極大困難，不利于文書檔案功效的發揮。

1.3 檔案現代化管理人才水平不高

伴隨著文書檔案管理工作日益重要，因此一定要認識到，專業和先進的人才是進行文本檔案現代化管理革新的關鍵。當前我國的檔案管理專業人才的素質普遍較低，行業內難以找到與國際文檔管理體系相適應的高端人才。這種人才缺乏及素質低下的情況可以從政府，企事業單位等多個行業體現出來。①政府的文本檔案管理人員大多年齡較大，在日常工作中容易用舊的操作習慣進行文檔管理，難以學習新的知識和管理方法，僅停留在收發整理的階段，難有創新。②在企事業單位也存在同樣的問題。企業應對社會的發展趨勢反映較敏捷，但是由于資金及技術上的缺乏，使得企業往往選擇繼續使用原有的文本檔案管理辦法，少有革新，不利于適應社會的發展需求。

2 文書檔案現代化管理的策略

2.1 加強單位領導對文書檔案管理工作的認知程度

讓領導提高對于文書檔案管理工作的認識是企業或者組織工作的基礎，文書檔案管理工作在領導階層的支持系，可以獲得更為完備的基礎設施和人員配置，便于提高管理效率和管理水平。很多領導對于文書檔案管理不夠重視的原因不僅來自于自身的意識缺失，還可能是由于檔案管理人員對工作的不重視，形成的檔案資料并為體現出良好的指導意義和實用價值，從而形成了文書檔案管理失效的惡性循環。為此，文書檔案管理人員應當從自身做起，做好檔案的宣傳匯報工作，做好包括《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》等檔案相關政策法規的傳達工作，讓領導深入的認識到文書檔案的重要和必要性，匯報方式應盡量多樣化，避免單一形式的低說服力，積極主動的爭取單位領導和職工對文書檔案工作的理解和支持，進而推動文書檔案管理的規范化、科學化、現代化進程。

2.2 加強文書檔案管理的信息化建設以實現管理的規范化

伴隨著信息技術的飛速發展，當前文書檔案管理工作一定要加強現代化科學技術的應用，以促進現代化管理的規范化。文書檔案人員要嚴格按照規范程序辦理公文，結合工作實際，制定相應的規章制度，努力實現檔案管理、歸檔統計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀七位一體的管理方式。同時，還要加強文書檔案管理的網絡科技管理模式，加強科技對文書檔案管理的支撐，加強對文書檔案管理的硬件和軟件技術建設，加強文書檔案在全球化網絡資源中的整介。總之，加強現代化文書檔案管理的信息化建設，實現管理的規范化，是文書檔案管理工作的發展趨勢。

2.3 增強檔案團隊的力量以提升檔案工作者的整體素養

只有擁有素質更高的檔案團隊才能在檔案管理中不斷進步和發展，所以團隊中文化水平各不相同，團隊的內部力量不夠穩固。所以要建立一個精通業務、管理規范、風氣端正以及服務質量好的檔案團隊。加入競爭的要素，實施優勝劣汰、舉賢任能、唯才是舉的管理機制。檔案管理的人才是具有知識和管理的雙而人才，正因為其信息的內容和檔案工作的專業技能說明了檔案工作是知識性的腦力勞動。現在，對于檔案工作的現代管理方法是運用計算機技術，也就是所謂的檔案計算機管理。所以每個檔案工作者需要盡快地適應現在的社會，學會利用現代的科學技術去處理檔案工作中的實際問題，否則很容易被社會所淘汰。因此要求檔案人員有現代技術作為支撐，擁有大量的電子知識，對于現代辦公軟件的使用和制作等方面的知識。

3 結束語

本文結合文書檔案管理中的問題，提出了文書檔案現代化管理策略，具體包拓寬信息資源共享空間括：加強單位領導對文書檔案管理工作的認知程度，加強文書檔案管理的信息化建設以實現管理的規范化，增強檔案團隊的力量以提升檔案工作者的整體素養。

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G275.2

A

1004-7344（2016）14-0007-01

2016-4-28

周家靈（1971-），女，廣西靈山人，助理館員，大學本科，主要從事檔案管理方面的工作。