基于電子文件歸檔與移交體系的構建研究

曾波

（國網陜西省電力公司商洛供電公司 陜西商洛 726000）

基于電子文件歸檔與移交體系的構建研究

曾波

（國網陜西省電力公司商洛供電公司 陜西商洛 726000）

本文主要研究了電力行業中電子文件資料在歸檔與移交過程中存在的風險以及具體改進的辦法，同時還探討了電子文件資料歸檔與移交系統在具體建立過程中其相關要求有哪些，在結合體系、構造要點的基礎上，將電力企業電子文件歸檔及移交系統的有效方法進行了有針對性的探討。

歸檔；電力企業；安全性；可靠性

為了進一步加強電力企業檔案維護管理由傳統的手工整理向著數字化的管理方式轉變，進而促進電力企業檔案整理工作實現可持續的發展與進步，本文將具體分析并努力證實電子文件資料歸檔與移交系統成功有效構建的可實施性，并結合系統構建的相關重點，為建立完善的電子文件資料歸檔與移交系統提出了科學的建議。

1 電子文件資料歸檔與移交系統的構建相關要求

電子文件資料歸檔與移交系統的構建應該以電力企業部門或單位在日常活動中總結出來的具有在日后工作中能服務于電力企業的電子文件資料的歸檔為主要原則，且電力企業的電子文件歸檔與移交人員一定要盡職盡責的保證電子數據和有關電子文檔的嚴謹性以及確保歸檔與移交的電力企業電子文件具有較強的事實依據。此外，電子文件資料的歸檔與移交系統構建還應遵守業務數據方面的電子文檔資料歸檔及移交的整個過程管理與文檔一體化的方式，進而在確保業務數據完整的同時，保證其安全性較高。有了這些基本的電力企業電子文件的歸檔與移交的準則，那么就需要對其作出相關的要求，以便實現電子文件在電力企業中存在的意義與作用。首先，電力企業的電子文件資料管理人員要具備一定的專業素養，因其需要將文件資料的真實可靠性進行有效的辨別，不能出現常識性的錯誤。再將電子文件資料及時轉交給檔案保管機構，并由檔案保管機構對電子文件集中保管。如果不能在脫機環境中移交電子文件資料給檔案保管的機構，那么就務必先對電腦進行殺毒處理，在確保網絡環境安全的情況下再進行移交的工作。

2 電子文件歸檔體系與移交體系的構建關鍵點

（1）歸檔體系構建關鍵點。①電力企業電子文件資料的鑒定方面：鑒定在上文中也提到過，即對電力企業電子文件資料的真實與可靠性進行鑒定，也要對其完整性與有效性做全面鑒定。電力企業電子文件檔案管理人員完成鑒定工作之后還要將其移交給檔案管理機構進行二次鑒定。如果在電力企業檔案內部的管理人員鑒定過程中發現文件資料有不同的問題出現，那么就應該將其返回給資料供應的對應部門，讓該部門將資料進行整理與核實之后重新上交電力企業檔案管理人員手中。在檔案管理機構鑒定通過后，確定電子文件的機密等級以及歸檔范圍和保存期限。在歸檔范圍上面，應該將原文件資料的背景信息與原數據并入其中，并以我國檔案的歸檔規定進一步去確保電子文件資料的歸檔范圍。電子文件的保管時限是一定要做出科學規劃的。電子文件的保管時限是文件歸檔中的關鍵工作。在規劃電子文件的保管時限時，參照的依據也沒有電子文件自身的明確規定，一般是默認與其對應的紙質文件資料的管理時限的長短做出相關的參考；②檢測及歸檔。在進行電子文件資料的歸檔與移交時，應該對所構成或采集到的電子文件資料的工作內容做全面的檢驗。此外，還應對支持儲存、分類或轉交電子文件的硬件安全進行檢測。檢查軟件的過程中要注意檢查其質量以及檢查軟件的性能，并且也要確保其安全可靠。然后再進行電子文件資料的進一步歸檔事項。在歸檔時，需要用鑒定標識作為根據進行相應的歸檔事項。在對當前即正在進行的文件進行邏輯歸檔還不夠，物理歸檔在后期的工作中也要按時進行。

（2）移交系統構建關鍵點。①電子文件的轉交與接受檢查。檢查各個部門單位提供的檔案資料是非常有必要的，具體檢測的內容包含載體是否存有傷痕，且是否干凈，還要檢查并查殺電子文件資料中的病毒，若沒有病毒，就要檢查其具體內容是否具有真實性的特點。②移交手續。在檔案資料接收部門對所接到的電子文件檢驗合格后，應及時補寫《歸檔電子文件資料的驗收、檢驗記錄表》一式兩份然后簽字蓋章，兩份中有一份是要給檔案管理機構做儲存的，還有一份就要留給檔案提供的部門自己可作留檔與備份。

3 建立完善的電子文件歸檔及移交體系的措施

3.1 避免與其它文件共用一個網絡系統

相對于紙質文件來說，電子文件具有其極大的優越性能，比如在保存方面，只要加以妥善保管，電子文件就具備永久保管的性能，而紙質文件的保存時間就相對較短，但是電子文件也有其不安全的因素，隨著科技也越來越發達，網絡病毒也就越來越猖狂，那么電子文件處于共用的網絡系統中就容易遭遇病毒的侵害，影響電子文件的安全，因此，必須要將電力企業的電子文件放置于一個獨立的安全的網絡系統中，才能避免共用網絡系統里面其它不相關文件自身隱藏的病毒入侵電力企業重要的電子文件的歸檔和移交過程中。

3.2 在斷網的基礎上進行電力企業電子文件的保存工作

由于網絡是一個豐富的、未知的、有潛在危險性的一個大的環境，那么，電力企業很多重要的電子文件要規避網絡環境這個較大的風險來源，就必須要在存檔的過程中將網絡斷開，讓將計算機病毒無機可乘，這樣，就可對電力企業電子文件歸檔自由安全、放心地進行操作了。同時，在自由操作的過程中也一定要嚴謹行事，電子文件檔案方面的管理人員必須確保電力企業電子文件原文件的真實性被保存進來，還要將其進行整體、完整的歸檔，切不可漏掉重要電子文件相關內容，否則，電力企業有需要的人員在查閱資料時可能碰到不完整的信息，也可能會導致查閱信息的人員遇到虛假的信息，這樣的檔案歸檔后會給整個電力企業帶來巨大的損失，使電子文件歸檔的可靠性與嚴謹性大大降低。

3.3 建立完善的電子文件資料歸檔管理的質量系統

①確保電子文件具有真實性。檔案部門的工作是有一定難度的，因為檔案部門必須要將檔案接收與傳輸的全部過程做記錄，只有這樣，它才具備將檔案還原與修復的功能，從而有效的確保檔案資料的真實性。②保證電子文件資料的完整性。要將電力企業電子文件的歸檔過程中與紙質文件對照著進行，只有時刻與紙質文件的內容，時間甚至格式保持一致，才可保證電子文件資料不缺損。③保證電子文件具有有效性。a.重要文件要予以高度重視。對于電力企業電子文件中的機密性的文件以及其它的重要文件一定要進行嚴格審核，并且還要檢查其保存的時間是否具有較長的時限。b.文件轉移的匹配性。文件轉移的匹配性是指脫機載體始終存在一個持續的更新與升級的過程，那么保存的的資料也應產生相應遷移，那么檔案部門就能夠快速的調用轉移到脫機載體里面的電子文件，那么，電力企業電子文件的可靠性就得到了相應的保證。④保證電子文件資料的安全性。保證電子文件安全性做法有：國家計地方在檔案管理方面已經做出了較為人性化的相關規定，電子文件資料保存了一年以上的必須在本年度的中旬向檔案機構轉交歸檔，這樣就能避免檔案丟失與損壞的麻煩，確保其安全性。

4 結束語

在大數據時代信息化的社會中，建立完善的電力企業電子文件資料歸檔與移交系統在以方面可以將電力企業電子文件資料的原文件進行真實可靠，完整規范的保存，還可以增加電力企業電子文件歸檔與后期的定期維護工作操作的規范性。

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G276

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1004-7344（2016）14-0025-02

2016-4-26

曾波（1966-），女，助理館員，大專，主要從事文書、音像檔案管理工作。