供應(yīng)商自助結(jié)算平臺的研發(fā)與應(yīng)用

和心 劉雷 陳曦 段林鳳 金菲菲

供應(yīng)商自助結(jié)算平臺的研發(fā)與應(yīng)用

和心 劉雷 陳曦 段林鳳 金菲菲

（國網(wǎng)冀北電力有限公司物資分公司 100075）

為提升合同結(jié)算效率，加強電網(wǎng)公司物力集約化管理能力，本文以國網(wǎng)冀北電力有限公司物資分公司合同結(jié)算工作為案例，結(jié)合實際工作進行分析，提出因考核周期以及工作量巨大等問題的信息化解決方案，對供應(yīng)商自助平臺研發(fā)和應(yīng)用情況進行總體介紹，為提高統(tǒng)簽統(tǒng)付物資的結(jié)算效率，進一步加強供應(yīng)商服務(wù)大廳管理能力等具有重要意義。

1 實施背景

國網(wǎng)冀北電力有限公司物資分公司是冀北公司物力集約化建設(shè)的支撐單位，承擔(dān)物力集約化職能管理工作，擔(dān)負為冀北電網(wǎng)發(fā)展提供物資供應(yīng)保障的核心業(yè)務(wù)。合同結(jié)算是采購合同執(zhí)行中的一個重要環(huán)節(jié)，其工作涉及內(nèi)容比較廣泛，涉及到合同、供應(yīng)、財務(wù)多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)以及物資、項目等多個單位。物資分公司每年合同量過萬，結(jié)算金額超過幾十億元，審核發(fā)票、訂單核對等工作逐年激增，每月物資結(jié)算高峰期供應(yīng)商服務(wù)大廳會出現(xiàn)非常嚴(yán)重的排隊擁擠現(xiàn)象，導(dǎo)致工作人員面臨巨大工作強度，制約了結(jié)算工作效率。

2 目前的付款結(jié)算流程

供應(yīng)商辦理物資到貨驗收手續(xù)簽字、蓋章齊全后，攜帶紙質(zhì)發(fā)票、到貨驗收單、入庫單等付款手續(xù)至供應(yīng)商服務(wù)大廳辦理結(jié)算。首先拿號排隊，叫號后由大廳前臺工作人員對發(fā)票等單據(jù)進行數(shù)據(jù)清點、核實，無誤后前臺工作人員將數(shù)據(jù)手工錄入系統(tǒng)，接收供應(yīng)商帶來的相關(guān)發(fā)票及單據(jù)。合同結(jié)算專責(zé)按公司結(jié)算相關(guān)規(guī)定，向本公司財務(wù)統(tǒng)一上報付款計劃，次月辦理貨款支付。

3 自助結(jié)算平臺

為了改善合同結(jié)算工作中存在的諸多問題，切實提升工作效率，有效提高供應(yīng)商服務(wù)大廳的管理水平，針對現(xiàn)行方法提出幾點假設(shè)性建議及思路：利用現(xiàn)代信息化手段改進物資結(jié)算管理模式，建設(shè)專業(yè)的物資供應(yīng)結(jié)算平臺。

3.1 基本思路

為了提升供應(yīng)商遞交增值稅發(fā)票的辦理和結(jié)算效率，有效緩解工作人員工作壓力，提升服務(wù)質(zhì)量，通過這一技術(shù)平臺可以實現(xiàn)從發(fā)票遞交到付款全流程的自動化和數(shù)字化管理，提升物資結(jié)算的管理水平，可以穩(wěn)步提升企業(yè)的信息化管理水平，從技術(shù)上為物資集約化管理提供信息系統(tǒng)支持。

3.2 研發(fā)內(nèi)容

建立合同結(jié)算自助服務(wù)平臺，實現(xiàn)信息的自動識別和存儲，將發(fā)票信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛跋褓Y料進行保存，實現(xiàn)工作系統(tǒng)的數(shù)字化管理。在研發(fā)過程中，設(shè)置運算規(guī)則，開發(fā)對應(yīng)的接口程序，實現(xiàn)發(fā)票信息的實時掃描功能和訂單管理功能，將各類信息集成起來，實現(xiàn)集約化管理。設(shè)置發(fā)票審核平臺，對發(fā)票信息進行自動審核，有效降低發(fā)票人工審核的時間，提升工作效率。設(shè)置發(fā)票過賬模塊，對發(fā)票的校驗信息進行自動的填寫和校驗，代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工錄入信息的工作方式，保證工作效率的同時提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。建立信息查詢模塊，相關(guān)工作人員及供應(yīng)商可對發(fā)票信息及其處理情況進行實時查詢。

3.3 處理流程

首先要統(tǒng)一梳理工作流程，對必要的環(huán)節(jié)進行有效的優(yōu)化和整合，確立新的物資結(jié)算流程。將ERP系統(tǒng)和平臺功能集成起來，定期接收ERP管理的相關(guān)數(shù)據(jù)和單據(jù)，使用平臺中的服務(wù)器進行統(tǒng)一的存儲和管理。供應(yīng)商可通過服務(wù)大廳內(nèi)的終端設(shè)備查詢合同結(jié)算信息。審核之后，如確定數(shù)據(jù)無誤，則通過掃描設(shè)備來掃描單據(jù)，采用光學(xué)識別技術(shù)將票面信息轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，并與采購單據(jù)中的信息進行匹配，自動查詢訂單信息等，供應(yīng)商確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)確之后，點擊確認，平臺保存相應(yīng)的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)自動獲取結(jié)算信息，并且按照規(guī)定的格式自動生成電子粘貼單據(jù)，供應(yīng)商負責(zé)單據(jù)的整理和粘貼工作。與此同時，系統(tǒng)將結(jié)算信息自動提交到票據(jù)審核人員處，審核人員對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進行審核，確認無誤后，接收原始憑證，并提交結(jié)算。

3.4 保障措施

成立專門的研發(fā)團隊，對全流程系統(tǒng)操作提供必要的技術(shù)支持，保證財務(wù)部門和履約部門的良好配合，做好項目的軟件開發(fā)、硬件搭建、業(yè)務(wù)開展以及人員培訓(xùn)等工作。在硬件方面，冀北物資公司供應(yīng)商服務(wù)大廳將配置打印機及發(fā)票單據(jù)掃描設(shè)備，作為平臺的應(yīng)用終端設(shè)備。要構(gòu)建高端計算機作為服務(wù)器，同時要配置工作計算機，將ERP系統(tǒng)與自助平臺集成起來，供應(yīng)商可以在系統(tǒng)中密碼登錄自主查詢合同數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)的試運行工作期間，由廠商負責(zé)設(shè)備和系統(tǒng)調(diào)試的維護，待系統(tǒng)正式上線，則交由ERP運維團隊做日常維護。

4 應(yīng)用成效

建設(shè)供應(yīng)商自助結(jié)算平臺是信息化自動化的發(fā)展趨勢，順應(yīng)了物資集約化管理“精益、扁平、集約、高效”的發(fā)展方向，減少合同結(jié)算工作人員人數(shù)，有效降低運營成本，提升物資結(jié)算的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)結(jié)算環(huán)節(jié)的信息化管理，不斷提升電網(wǎng)企業(yè)的現(xiàn)代化新形象。

4.1 工作模式創(chuàng)新

應(yīng)用信息化操作平臺取代傳統(tǒng)的手工處理的工作模式，實現(xiàn)發(fā)票處理的全自動化和智能化發(fā)展，從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中直接獲取財務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)，發(fā)票信息可以一次采集，并實現(xiàn)全程共享，最終實現(xiàn)協(xié)同管理。通過系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，不僅優(yōu)化了信息管理模式，改變公司人才缺乏的狀況，可讓公司管理的被動局面有較大的改善。

4.2 工作流程創(chuàng)新

系統(tǒng)在設(shè)計過程中對工作流程進行創(chuàng)新和優(yōu)化，將供應(yīng)商管理模塊納入到發(fā)票處理模塊中，供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算業(yè)務(wù)，并進行發(fā)票的打印和整理任務(wù)，這和傳統(tǒng)的方法依靠財務(wù)人員處理的方式有很大不同，不僅提升了結(jié)算和審核效率，同時也有效的提高了供應(yīng)商處理結(jié)算工作的積極性。

4.3 服務(wù)理念創(chuàng)新

供應(yīng)商自助結(jié)算平臺的建設(shè)一貫秉持優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念，利用這一平臺有效的節(jié)約了排隊時間，提升了工作效率。與此同時，供應(yīng)商可以在相關(guān)終端設(shè)備隨時隨地查詢結(jié)算信息，讓供應(yīng)商更加便捷的掌握款項支付情況，提升工作人員的工作效率，降低了業(yè)務(wù)人員的時間成本，有效改善了服務(wù)的水平，讓企業(yè)社會形象有了極大的提升。

4.4 工作協(xié)同創(chuàng)新

利用系統(tǒng)集成，將財務(wù)部門的工作平臺與前端業(yè)務(wù)部門聯(lián)系起來，實現(xiàn)部門之間的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)共享，保證信息的實時共享。自主終端設(shè)備利用影像方式采集數(shù)據(jù)，采集的數(shù)據(jù)涵蓋業(yè)務(wù)處理整個過程，所有的工作單據(jù)都被掃描成為影像數(shù)據(jù)記性保存，發(fā)票處理得到有效控制和管理。

4.5 技術(shù)水平創(chuàng)新

針對供應(yīng)商建立的自助結(jié)算平臺應(yīng)用先進的技術(shù)，發(fā)揮影響數(shù)據(jù)掃描和識別功能，該平臺具有友好的界面、簡單的結(jié)構(gòu)、操作簡單等優(yōu)勢，同時其擴展性和集成性較強，能夠適應(yīng)不同的應(yīng)用場合，保證先進的技術(shù)在企業(yè)中有良好的應(yīng)用，對同類企業(yè)來說具有較大意義。

[1]石孝華，周軼．電網(wǎng)物資結(jié)算手續(xù)不健全引發(fā)的風(fēng)險探討[J]．商業(yè)會計，2014.

[2]高路，何永珍，劉同和．淺談電力企業(yè)如何進一步提高物資集約化管理效能．時代報告，2012.

F426

A

1004-7344（2016）31-0239-01

2016-10-18

和心（1982-），女，滿族，北京人，碩士，研究方向為合同結(jié)算。