供應商自助結算平臺的研發與應用

和心 劉雷 陳曦 段林鳳 金菲菲

供應商自助結算平臺的研發與應用

和心 劉雷 陳曦 段林鳳 金菲菲

（國網冀北電力有限公司物資分公司 100075）

為提升合同結算效率，加強電網公司物力集約化管理能力，本文以國網冀北電力有限公司物資分公司合同結算工作為案例，結合實際工作進行分析，提出因考核周期以及工作量巨大等問題的信息化解決方案，對供應商自助平臺研發和應用情況進行總體介紹，為提高統簽統付物資的結算效率，進一步加強供應商服務大廳管理能力等具有重要意義。

1 實施背景

國網冀北電力有限公司物資分公司是冀北公司物力集約化建設的支撐單位，承擔物力集約化職能管理工作，擔負為冀北電網發展提供物資供應保障的核心業務。合同結算是采購合同執行中的一個重要環節，其工作涉及內容比較廣泛，涉及到合同、供應、財務多個業務環節以及物資、項目等多個單位。物資分公司每年合同量過萬，結算金額超過幾十億元，審核發票、訂單核對等工作逐年激增，每月物資結算高峰期供應商服務大廳會出現非常嚴重的排隊擁擠現象，導致工作人員面臨巨大工作強度，制約了結算工作效率。

2 目前的付款結算流程

供應商辦理物資到貨驗收手續簽字、蓋章齊全后，攜帶紙質發票、到貨驗收單、入庫單等付款手續至供應商服務大廳辦理結算。首先拿號排隊，叫號后由大廳前臺工作人員對發票等單據進行數據清點、核實，無誤后前臺工作人員將數據手工錄入系統，接收供應商帶來的相關發票及單據。合同結算專責按公司結算相關規定，向本公司財務統一上報付款計劃，次月辦理貨款支付。

3 自助結算平臺

為了改善合同結算工作中存在的諸多問題，切實提升工作效率，有效提高供應商服務大廳的管理水平，針對現行方法提出幾點假設性建議及思路：利用現代信息化手段改進物資結算管理模式，建設專業的物資供應結算平臺。

3.1 基本思路

為了提升供應商遞交增值稅發票的辦理和結算效率，有效緩解工作人員工作壓力，提升服務質量，通過這一技術平臺可以實現從發票遞交到付款全流程的自動化和數字化管理，提升物資結算的管理水平，可以穩步提升企業的信息化管理水平，從技術上為物資集約化管理提供信息系統支持。

3.2 研發內容

建立合同結算自助服務平臺，實現信息的自動識別和存儲，將發票信息轉變為影像資料進行保存，實現工作系統的數字化管理。在研發過程中，設置運算規則，開發對應的接口程序，實現發票信息的實時掃描功能和訂單管理功能，將各類信息集成起來，實現集約化管理。設置發票審核平臺，對發票信息進行自動審核，有效降低發票人工審核的時間，提升工作效率。設置發票過賬模塊，對發票的校驗信息進行自動的填寫和校驗，代替傳統人工錄入信息的工作方式，保證工作效率的同時提升數據準確性。建立信息查詢模塊，相關工作人員及供應商可對發票信息及其處理情況進行實時查詢。

3.3 處理流程

首先要統一梳理工作流程，對必要的環節進行有效的優化和整合，確立新的物資結算流程。將ERP系統和平臺功能集成起來，定期接收ERP管理的相關數據和單據，使用平臺中的服務器進行統一的存儲和管理。供應商可通過服務大廳內的終端設備查詢合同結算信息。審核之后，如確定數據無誤，則通過掃描設備來掃描單據，采用光學識別技術將票面信息轉化為結構化的數據信息，并與采購單據中的信息進行匹配，自動查詢訂單信息等，供應商確定數據準確之后，點擊確認，平臺保存相應的數據。系統自動獲取結算信息，并且按照規定的格式自動生成電子粘貼單據，供應商負責單據的整理和粘貼工作。與此同時，系統將結算信息自動提交到票據審核人員處，審核人員對相關數據和信息進行審核，確認無誤后，接收原始憑證，并提交結算。

3.4 保障措施

成立專門的研發團隊，對全流程系統操作提供必要的技術支持，保證財務部門和履約部門的良好配合，做好項目的軟件開發、硬件搭建、業務開展以及人員培訓等工作。在硬件方面，冀北物資公司供應商服務大廳將配置打印機及發票單據掃描設備，作為平臺的應用終端設備。要構建高端計算機作為服務器，同時要配置工作計算機，將ERP系統與自助平臺集成起來，供應商可以在系統中密碼登錄自主查詢合同數據。在系統的試運行工作期間，由廠商負責設備和系統調試的維護，待系統正式上線，則交由ERP運維團隊做日常維護。

4 應用成效

建設供應商自助結算平臺是信息化自動化的發展趨勢，順應了物資集約化管理“精益、扁平、集約、高效”的發展方向，減少合同結算工作人員人數，有效降低運營成本，提升物資結算的服務質量和工作效率，實現結算環節的信息化管理，不斷提升電網企業的現代化新形象。

4.1 工作模式創新

應用信息化操作平臺取代傳統的手工處理的工作模式，實現發票處理的全自動化和智能化發展，從業務數據中直接獲取財務結算數據，發票信息可以一次采集，并實現全程共享，最終實現協同管理。通過系統的開發和應用，不僅優化了信息管理模式，改變公司人才缺乏的狀況，可讓公司管理的被動局面有較大的改善。

4.2 工作流程創新

系統在設計過程中對工作流程進行創新和優化，將供應商管理模塊納入到發票處理模塊中，供應商發起結算業務，并進行發票的打印和整理任務，這和傳統的方法依靠財務人員處理的方式有很大不同，不僅提升了結算和審核效率，同時也有效的提高了供應商處理結算工作的積極性。

4.3 服務理念創新

供應商自助結算平臺的建設一貫秉持優質服務理念，利用這一平臺有效的節約了排隊時間，提升了工作效率。與此同時，供應商可以在相關終端設備隨時隨地查詢結算信息，讓供應商更加便捷的掌握款項支付情況，提升工作人員的工作效率，降低了業務人員的時間成本，有效改善了服務的水平，讓企業社會形象有了極大的提升。

4.4 工作協同創新

利用系統集成，將財務部門的工作平臺與前端業務部門聯系起來，實現部門之間的業務和數據共享，保證信息的實時共享。自主終端設備利用影像方式采集數據，采集的數據涵蓋業務處理整個過程，所有的工作單據都被掃描成為影像數據記性保存，發票處理得到有效控制和管理。

4.5 技術水平創新

針對供應商建立的自助結算平臺應用先進的技術，發揮影響數據掃描和識別功能，該平臺具有友好的界面、簡單的結構、操作簡單等優勢，同時其擴展性和集成性較強，能夠適應不同的應用場合，保證先進的技術在企業中有良好的應用，對同類企業來說具有較大意義。

[1]石孝華，周軼．電網物資結算手續不健全引發的風險探討[J]．商業會計，2014.

[2]高路，何永珍，劉同和．淺談電力企業如何進一步提高物資集約化管理效能．時代報告，2012.

F426

A

1004-7344（2016）31-0239-01

2016-10-18

和心（1982-），女，滿族，北京人，碩士，研究方向為合同結算。