淺談ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制

山清華

淺談ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制

山清華

經(jīng)濟(jì)全球化為企業(yè)帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)需要科技創(chuàng)新，借助先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)企業(yè)資源整合，提升企業(yè)管理水平，增加抗風(fēng)險(xiǎn)能力，在國際化經(jīng)濟(jì)中立于不敗之地。近幾年，以ERP為中心的企業(yè)信息化建設(shè)在企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制也列入企業(yè)管理的重要組成部分。本文探討企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，如何完善企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制。

ERP；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)

一、企業(yè)ERP與內(nèi)部控制的含義

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源計(jì)劃，是一個(gè)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)。ERP是一套集成了先進(jìn)管理理念的信息系統(tǒng)，通過對(duì)企業(yè)資源管理，流程化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的傳遞，使得企業(yè)資源在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)得以配置利用，提高企業(yè)經(jīng)營效率。

內(nèi)部控制指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠，保護(hù)資產(chǎn)安全完整，遵循有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，提高企業(yè)運(yùn)營的經(jīng)濟(jì)、效率性和效果性而制定和實(shí)施相關(guān)政策、程序和措施并予以合理保證的過程。

二、ERP和內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

我國企業(yè)ERP應(yīng)用較早，但受經(jīng)濟(jì)環(huán)境和人們認(rèn)識(shí)影響，應(yīng)用程度參差不齊，多數(shù)局限于單個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，沒有集成發(fā)展。目前主要通過人工操作、現(xiàn)場(chǎng)檢查的方法實(shí)施內(nèi)部控制，這導(dǎo)致了企業(yè)控制效率較低的現(xiàn)狀。

內(nèi)部控制是ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施的基礎(chǔ)和原則，在ERP上線之后，實(shí)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)在統(tǒng)一的平臺(tái)上操作協(xié)調(diào)，是信息流在企業(yè)內(nèi)部橫向、縱向的有效控制和傳遞，有效減小業(yè)務(wù)部門執(zhí)行上的偏差。運(yùn)用信息化手段進(jìn)行內(nèi)部控制，既提高效率又加強(qiáng)控制效果。

三、ERP項(xiàng)目與內(nèi)控的有效融合

內(nèi)部控制的目標(biāo)包含了企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的全部內(nèi)容，而ERP管理系統(tǒng)是為企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作服務(wù)的，因此內(nèi)部控制的管理需要ERP系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)，ERP系統(tǒng)的實(shí)施依賴于內(nèi)控制度的管理。

ERP在于流程梳理，將流程顯性化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息化和控制自動(dòng)化，提高工作效率；內(nèi)控建設(shè)在于建立起符合法律法規(guī)、公司實(shí)際情況的內(nèi)部控制體系，最終落實(shí)到流程上，內(nèi)控要在企業(yè)各業(yè)務(wù)流程建立起控制體系，梳理各業(yè)務(wù)流程，是否符合相應(yīng)的批準(zhǔn)權(quán)限，是否有效控制風(fēng)險(xiǎn)；而ERP系統(tǒng)調(diào)研過程完成該部分工作，不規(guī)范的或控制缺失的部分需要添加到業(yè)務(wù)流程，通過ERP系統(tǒng)固化下來。

ERP與內(nèi)控都涉及流程的梳理，但兩者的目標(biāo)有區(qū)別的，ERP通過固化操作流程，防止流程在執(zhí)行過程中的人為干預(yù)。內(nèi)控目的是防范風(fēng)險(xiǎn)，所以在梳理流程時(shí)，ERP與內(nèi)控同步做，將ERP流程加進(jìn)內(nèi)控要求的必控制點(diǎn)和措施，就能夠做到很好的融合的。

1.業(yè)務(wù)流程控制方面

ERP系統(tǒng)功能涵蓋了購銷存、質(zhì)量、生產(chǎn)、人資、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了跨部門業(yè)務(wù)處理，使企業(yè)資源在人、財(cái)、物等環(huán)節(jié)的有效配置，通過ERP設(shè)置預(yù)警信息，實(shí)時(shí)監(jiān)控各業(yè)務(wù)流程中問題點(diǎn)，存貨超安全庫存、客戶應(yīng)收賬款超帳期、超庫存出庫、訂單執(zhí)行期限、超發(fā)貨量開發(fā)票等風(fēng)險(xiǎn)控制。

采購業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈的起點(diǎn)，資金的流出能否帶來相應(yīng)效益，低采購成本對(duì)企業(yè)來說是保持持久競(jìng)爭(zhēng)力的根源。建立精確安全庫存和定期盤點(diǎn)，是提高倉庫管理水平和效率的保證。采購業(yè)務(wù)執(zhí)行來源于生產(chǎn)訂單和庫管部門的需求，通過MRP運(yùn)算確定采購訂單，有效避免庫存的積壓風(fēng)險(xiǎn)。合理控制庫存是存貨風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵，通過生產(chǎn)和銷售的合理分析建立實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的安全庫存，是生產(chǎn)、銷售訂單順利執(zhí)行的保障，避免生產(chǎn)滯后、延期交貨等風(fēng)險(xiǎn)。在ERP中，管理者可以實(shí)施查詢庫存量，限制零庫存出庫，領(lǐng)料出庫受訂單和限額控制，避免無效的投入或浪費(fèi)，讓庫存量更合理。系統(tǒng)定期盤點(diǎn)能夠真實(shí)的反映資產(chǎn)狀況，根據(jù)差異尋找管理中薄弱環(huán)節(jié)，將潛在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

通過供應(yīng)商的評(píng)級(jí)選擇合理的供應(yīng)商，利用口令設(shè)置管控采購價(jià)格超標(biāo)，從而避免人為主觀選擇供應(yīng)商和采購成本高的風(fēng)險(xiǎn)。通過供應(yīng)商信用等級(jí)評(píng)定控制付款方式和期限，使企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)得到控制。

生產(chǎn)環(huán)節(jié)是ERP管理的核心，從生產(chǎn)工藝、投入、產(chǎn)出圍繞生產(chǎn)訂單展開，ERP系統(tǒng)可以有效控制材料按生產(chǎn)訂單投入，避免超限額出庫和投錯(cuò)料，生產(chǎn)工序周轉(zhuǎn)按工藝路線執(zhí)行，有效監(jiān)控生產(chǎn)過程中每個(gè)產(chǎn)品的加工狀態(tài)，避免過程中浪費(fèi)。

銷售環(huán)節(jié)通過建立客戶信用額度，可以將銷售業(yè)務(wù)發(fā)生控制在預(yù)定的信用額度內(nèi)，超信用客戶的銷售需要審批后發(fā)貨，同時(shí)明確回款期限，有利于貨款的回收，降低企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)，合理推進(jìn)內(nèi)控建設(shè)。

2.操作權(quán)限管理方面

權(quán)限控制的目的在于防止未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部人員擅自使用系統(tǒng)資源，在系統(tǒng)初始設(shè)置階段，通過系統(tǒng)管理員對(duì)操作員職能范圍界定，明確不相容職位的職責(zé)分工，按職責(zé)給相應(yīng)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)相互制約監(jiān)督的作用；通過操作口令實(shí)現(xiàn)操作者按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，限制共享賬號(hào)使用或共享人員。定期復(fù)核賬號(hào)的權(quán)限與對(duì)應(yīng)的使用人是否一致。建立操作權(quán)限變更的審批和系統(tǒng)運(yùn)行日志管理，實(shí)時(shí)的監(jiān)控和記錄系統(tǒng)操作員的操作時(shí)間、內(nèi)容及系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，查看是否有異常的操作，出現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)解決。由于系統(tǒng)維護(hù)人員可以直接接觸后臺(tái)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)軟件，需要通過嚴(yán)格的管理制度制約，預(yù)防內(nèi)部人員舞弊行為使企業(yè)遭受損失。

ERP通過對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)及時(shí)預(yù)警迅速反饋給管理層，避免因信息不暢而出現(xiàn)的決策失誤，將企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)降低。

3.ERP運(yùn)行中存在的風(fēng)險(xiǎn)

ERP是軟件公司根據(jù)各個(gè)行業(yè)特點(diǎn)開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，它具有通用性。而每個(gè)企業(yè)在管理方面都存在自身的特色，在ERP啟用前，對(duì)企業(yè)原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和重新設(shè)計(jì)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行架構(gòu)和實(shí)施，這將對(duì)企業(yè)原有內(nèi)控制度沖擊，需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)ERP運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)，隨時(shí)進(jìn)行改善，有效發(fā)揮ERP在企業(yè)管理方面的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)在引入ERP系統(tǒng)時(shí)應(yīng)制定與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)一致的規(guī)劃，在遵循與傳統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)控系統(tǒng)相同的原則下采取新的控制措施。

ERP系統(tǒng)運(yùn)行需要一個(gè)穩(wěn)定的硬件環(huán)境和綠色的軟件環(huán)境作為保障。前者的風(fēng)險(xiǎn)主要來源于不可控力或人為因素，企業(yè)需要對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估并制定對(duì)策，對(duì)突發(fā)事件做出響應(yīng)。后者主要因?yàn)橄到y(tǒng)設(shè)計(jì)漏洞、操作失誤等原因產(chǎn)生的，易受到黑客、病毒的攻擊，應(yīng)采取建立防火墻、安裝殺毒軟件、等措施來保證系統(tǒng)的良好運(yùn)行。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理具有自動(dòng)化、集中化特點(diǎn)，大量信息屬于電子數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)安全性成為新的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。通過定期、自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分別保存等措施，有效的防范信息數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)論

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化的來臨，ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部控制中，是企業(yè)內(nèi)控進(jìn)一步完善的標(biāo)志。ERP的應(yīng)用和內(nèi)控體系的有效結(jié)合，既提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平，又實(shí)現(xiàn)ERP應(yīng)用的價(jià)值。提高企業(yè)的管理水平、經(jīng)濟(jì)效益和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

［1］羅麗偉.淺談企業(yè)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制.中國管理信息化，2010.9.

［2］財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，財(cái)會(huì)，［2008］7號(hào).

（作者單位：大豐工業(yè)（煙臺(tái)）有限公司）