淺析中小企業及下屬單位會計電算化的普及與運用

李梅源

淺析中小企業及下屬單位會計電算化的普及與運用

李梅源

隨著經濟的不斷發展，會計電算化已成為財務工作中的一項重要組成部分。但是，作為一項新技術產品，會計電算化在被使用的過程中仍存在一些問題。本文通過實地調查，走訪部分中小企業及下屬單位，觀察其賬務操作流程并與會計電算化使用人員進行面談，了解會計電算化在中小企業及下屬單位的普及、應用現狀，針對出現的問題，分析產生原因，并提出相應的解決對策。

會計電算化；中小企業及下屬單位；問題；對策

一、中小企業及下屬單位會計電算化發展現狀

電算化是計算機與統計等數據處理技術的融合，它的基本普及使我們的會計工作更加科學、規范：不僅在數據的收集、整理等方面更加完整、準確，提高了財務人員的工作效率，還提高了財務人員的運用、分析能力，從而更好地滿足會計工作的現代化需求。

但是，中小企業的所有者擔任管理職務，參與利潤分配并監督企業的運營情況，權利集中在所有者手中。所有者及管理層的觀念及對會計的了解和重視程度，是企業是否采取會計電算化的主要影響因素。然而，中小企業規模較小，往來貿易較為簡單，產品較為單一，經濟業務量也不太大，傳統的手工做賬的速度能夠滿足企業的基本財務需求，因而不會對企業對會計信息的運用產生較大影響，會計電算化通過計算機進行會計運算和賬務處理的優越性也就不能被充分體現。在短期內，企業利用計算機進行財務處理的非迫切性和非強制性制約了會計電算化在中小企業的普及、運用進程。所以，對于中小企業，會計電算化尚處于推廣階段，還有很多小企業采用手工記賬，未實施會計電算化，一些使用了電算化的企業對其運用也僅停留在計算的層面上。

對于三、四線城市甚至鄉鎮的單位，雖然在電算化軟件的選用方面，下屬單位一般沒有自主選擇權，大多是由省級部門統一采購，但是在軟件購買之初，軟件廠家已根據單位規定的口徑，為其設計專屬的數據庫，輸入好原始參數，各個單位只需將數據庫導入系統，不必進行初始設置。下設各個部門職能界定較為清晰，往來賬務較為單一，各單位內部分別記賬核算，只要向上級部門申報，通過國庫網絡系統傳輸即可，同級相互之間信息傳遞和整理歸納的工作較少，亦沒有充分發揮電算化的作用。相比于很多中小企業都不會做預算、決算，會計軟件的采購任意性較強，各個單位中會計電算化的運用會更加規范，不僅體現在日常的財務處理中，還有利用專門的預算和決算軟件進行預決算檢驗，確保其作出的預算不超過規定的上限。此外，單位是非營利性組織，有財政撥款的支持，其決策帶有很強的政策導向性，產生的支出一般是公共建設支出和單位職工工資支出，支出的目的是為百姓服務，促進和保障民生發展，因而很少利用會計電算化進行成本核算。

總之，目前中小企業及下屬單位對會計電算化的運用尚處于初級階段。一些涉及利益鏈條的灰色信息并不希望被公之于眾，在賬務處理之初可能某些信息輸入本身就不夠完整或者登記科目的性質界定與真實情況相矛盾等情況導致生成的會計信息失真而不能被采納。加之，中小企業及下屬單位管理基礎不深厚，財務人員在計算機操作等方面的能力有待提高，計算機處理信息過于死板，對于原來未出現的賬務不能采取靈活方式應對等因素也限制了會計電算化向更深層次發展。此外，電子數據易丟失且易被篡改，長期以往形成的信息量巨大會占據計算機不少的存儲空間，所以中小企業及下屬單位往往實行簡易的會計電算化和手工記賬雙向并舉的方式。

二、中小企業及下屬單位會計電算化存在的問題

1.相關工作人員的電算化水平有待提高

（1）財務人員對電算化及相關知識不夠熟悉。財務操作人員對電算化的熟悉程度僅停留在記賬、報賬階段，他們使用軟件的主要目的是簡化人工核算和利用軟件自動生成賬簿，減輕會計工作。對于電算化的其他部分及相關的計算機知識，財務人員了解甚少。一旦計算機出現突然死機等問題，操作人員除了重啟電腦一般別無他法，有時辛辛苦苦輸入的數據還沒來得及保存，又要重頭開始，耽誤工作時間，影響工作效率。

（2）現任會計主管人員大多已處于中年時期，學習和運用電算化的積極性不高。

（3）相關工作人員未開展更深層次的電算化運用，未利用其高端功能對原始信息進行深度挖掘。電算化軟件中自帶各種具有統計意義的參數指標，通過計算出的相對數值或絕對數值與行業標準水平進行對比，可在一定程度上比較科學地反映對應情況，為企業及單位發現問題，查漏補缺，幫助管理者制定更加準確的決策。

2.會計電算化管理制度不夠完善

（1）系統維護：中小企業及下屬單位大多不配備專門的部門或者人員負責系統的保養和維修，對產品設備等沒有定期排查、檢修措施。當系統顯示錯誤，無法運行時，企業或單位臨時找來計算機維修人員解決當前問題，并未徹底排查，類似甚至相同的情況在以后仍有發生。且在采購軟件之后，使用方便很少再與軟件廠家聯系，對于售后服務方面的的要求甚少。

（2）賬務處理：由于企業及單位采用手工記賬和電子賬簿雙向并舉的方式，某些相關機構會設置統計會計，專門負責電算化等相關的計算機操作。操作人員在輸入電子版的記賬憑證時可能并不能接觸到原始憑證，而是按照已經填制好的紙質版記賬憑證的內容進行輸入。因此，在最初的輸入環節就可能出現無法保證輸入數據的真實性、完整性。

（3）檔案管理：中小企業及下屬單位中一般由會計人員負責檔案管理工作。雖有明確的人員和相關責任，但保管的會計人員既能夠編制憑證又能保管資料，不相容職位未實現分離，存在篡改資料等舞弊風險。

3.會計電算化設備相對落后

⑴軟件方面：下屬單位沒有采購權限，到底工作中需要什么樣的會計軟件，真正的使用者和廠家之間沒有直接的聯系和信息反饋。軟件是否實用，還是成為擺設應付檢查，仍有待考究。此外，有的企業領導對軟件投入不夠重視，會計人員對電算化方面的積極性不高，考慮到產品更新升級又要支付費用，很多企業仍然使用的是最初采購時的版本。

⑵硬件方面：無論是企業還是單位，辦公電腦以臺式機為主，相同型號，統一采購。只有個別電腦出現大的故障，實在無法繼續使用時，才會被購買新的電腦替換。另外，很多中小企業及下屬單位都沒有設置專門的電算化機房，會計電算化操作的地方就是一般的辦公場所，操作人員把電腦放在自己的辦公桌上，下班也不帶走鎖門后邊離開，存在很大的安全隱患。

4.網絡環境下電算化系統出現的新問題

（1）網絡攻擊：互聯網是一個開放的平臺，幫助企業及單位走出去，減輕地理位置上的束縛，擴大其影響力。然而有些不良分子利用計算機技術攻擊網站，散步病毒導致電腦系統崩潰，竊取機密信息于無形，嚴重影響了企業及單位的正常運營。

（2）網絡環境下數據傳輸：有形資產是一種靜態資產，其不依托于某種介質，在物理上是客觀存在的具體事物，有形資產的轉移需要借助外力作用才能發生，亦容易被發現。而電子數據屬于無形資產，是一種動態資產，其本身是抽象的，可通過網絡傳輸到其他介質上而不被輕易察覺。電子數據的快捷傳輸，一方面便于信息溝通，而另一方面也為保密工作增加了難度。

三、促進中小企業及下屬單位會計電算化發展的對策

1.樹立現代化的管理意識

面對日益復雜的經濟形勢，我們要樹立現代化的管理意識，通過實施電算化等方式來實現辦公的現代化，提高工作效率，形成科學，更加精準的管理模式，大力推動企業發展。

2.提高電算化人員職業素養

（1）調動財務人員的學習積極性。首先，企業及單位盡可能為員工提供技能培訓的機會，讓員工與組織同步發展，以員工技能的提升、辦公效率的提供促進組織的發展，實現組織與個人的雙贏。其次，企業及單位應量化績效，加強對員工工作的考評，公開考評結果并與薪酬掛鉤，激發員工提高自身技能的動力。

（2）“百密也有一疏”，系統是由人控制的，無論電腦怎樣涉密，如果操作人員操作不當，馬虎大意就會使那些不法分子有機可趁，盜取密碼，獲得機密，損害企業或單位利益。因此，管理層應培養誠信、敬業的組織文化，提高員工的安全防范意識，增強員工職業道德素養。

3.完善會計電算化管理制度

良好的管理制度的組織有效運行的重要保障，同時也關系到組織的安全問題。從會計主管到基層財務人員都要落實崗位責任制，每一位財務人員的工作應分工到位，不相容職務分離，避免工作交叉的情況。在賬務處理、系統維護、檔案管理、人力資源等各個環節，企業及單位都應建立詳細、完備的管理制度，并由高層管理人員監督執行，相應的工作負責人要落實到位。

四、結束語

近年來隨著市場的經濟發展，會計電算化在中小企業及下屬單位已有大范圍的普及和運用，但仍存在很大的推廣空間，尚有部分企業未實行電算化或雖有電算化但仍以手工記賬為主的情況。我們要樹立現代化的管理意識，重視會計工作，積極主動的從法律制度、組織結構、人才培養、內部控制、信息系統等多個角度去促進會計電算化的普及和運用水平，加快會計電算化的發展進程。

[1]朱曉峰.網絡會計電算化的信息安全風險及防范[M].福建電腦，2005.

[2]張新華，王桂媛.主編會計電算化.清華大學出版社,2009.

西南政法大學管理學院）