淺議ERP系統(tǒng)在電網(wǎng)工程竣工決算管理中的應(yīng)用

王湔璋

淺議ERP系統(tǒng)在電網(wǎng)工程竣工決算管理中的應(yīng)用

王湔璋

傳統(tǒng)電網(wǎng)基建工程竣工決算往往是在工程竣工投產(chǎn)后再著手開展竣工決算的編制工作，且涉及計劃、物資、合同、設(shè)備、資產(chǎn)、財務(wù)等眾多業(yè)務(wù)及相關(guān)部門，各業(yè)務(wù)之間的管理要求和信息無法進行有效共享，從而制約工程竣工決算的編制水平。如何借助ERP系統(tǒng)將特高壓電網(wǎng)基建工程竣工決算從事后編制變?yōu)槭轮泄芸兀行д细鳂I(yè)務(wù)部門信息，按時高質(zhì)量地完成竣工決算報告和資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)工作，是當(dāng)前亟待解決的竣工決算管理難題。

ERP系統(tǒng)；跨區(qū)電網(wǎng)工程；竣工決算管理

一、問題的提出

在第一條特高壓輸變電電網(wǎng)建設(shè)過程中，由于項目業(yè)務(wù)流程尚未明晰，前期也未曾出具相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范，容易在業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生原有信息系統(tǒng)與實際過程數(shù)據(jù)不一致的情況。另外特高壓輸變電工程被動的使用舊的項目架構(gòu)，使剛剛上線的ERP系統(tǒng)在現(xiàn)實工作中較多的只是作為賬務(wù)記錄和管理的應(yīng)用軟件使用，未能從根本上發(fā)揮ERP系統(tǒng)的高度集成性能和過程投資控制的線上管理；在合同管理方面，部分施工單位申請進度款時僅是上報大包合同的合計總額，未按照工程架構(gòu)的明細項進行單價或總價的合同拆分，造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)掛接不嚴謹，在事后編制竣工決算時數(shù)據(jù)核查難度加大，并對項目后續(xù)的轉(zhuǎn)資產(chǎn)生較大影響。

二、ERP在特高壓跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算管理中的應(yīng)用

1.對原有工程WBS結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)資產(chǎn)清單的基礎(chǔ)，在充分調(diào)研項目初設(shè)概算、項目標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)規(guī)范和ERP系統(tǒng)現(xiàn)有架構(gòu)等相關(guān)文獻基礎(chǔ)上，由建設(shè)管理單位組織現(xiàn)場建設(shè)專家和運行管理專家進行了ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)WBS架構(gòu)模板編制工作.并根據(jù)電網(wǎng)工程建設(shè)預(yù)算編制與計算規(guī)定中的相關(guān)要求，在項目初級階段，要求設(shè)計單位進行報價分解，按照特高壓輸電工程的實際拆分設(shè)計架構(gòu)固化至ERP系統(tǒng)中，即將所有施工合同拆分至WBS的最底層。并在進度款支付中，將施工合同單價和總價部分分別與工程架構(gòu)進行逐一關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)進度款的完全分解與工程投資全過程的線上管控。

2.工程竣工驗收時，自動形成現(xiàn)場驗收清單。針對已發(fā)生業(yè)務(wù)的WBS分別建立與資產(chǎn)WBS標(biāo)識、WBS費用類型及資產(chǎn)類別編碼的對應(yīng)，并固化于ERP系統(tǒng)中，以便于現(xiàn)場驗收清單、生產(chǎn)準(zhǔn)備費清單、備品備件及重點低值易耗品清單的數(shù)據(jù)自動導(dǎo)出，并可將線外更新審核后的現(xiàn)場驗收清單重新上載。減少重復(fù)核對資產(chǎn)設(shè)備數(shù)據(jù)的人力物力，同時也避免手工填制現(xiàn)場驗收清冊出現(xiàn)錯誤概率的業(yè)務(wù)風(fēng)險。

3.費用分攤與資產(chǎn)價值自動歸集基建項目驗收完成和合同結(jié)算完成后，并且在項目成本已完全入賬條件下（項目狀態(tài)顯示“關(guān)閉”，并確保后續(xù)不再發(fā)生成本費用），由財務(wù)人員收集完成相關(guān)竣工決算原始資料，全面檢查和梳理各級WBS架構(gòu)下合同、采購訂單的掛接層級、狀態(tài)、金額，并核對各級WBS工程成本，最后遍歷WBS設(shè)置參數(shù)，制定費用分攤規(guī)則。依次對建筑——待攤費用、建筑——基礎(chǔ)、材料（非資產(chǎn)類）、安裝費用、其他費用進行分攤，實現(xiàn)資產(chǎn)價值的自動歸集。

4.建立ERP系統(tǒng)輔助決算轉(zhuǎn)資功能。建立了ERP工程預(yù)轉(zhuǎn)資和決算轉(zhuǎn)資功能，預(yù)轉(zhuǎn)資功能更具體包括項目成本重分類，預(yù)轉(zhuǎn)資批次創(chuàng)建、維護，預(yù)轉(zhuǎn)資資產(chǎn)選擇，價值確定，數(shù)據(jù)確認及過賬等功能；決算轉(zhuǎn)資功能包括費用分攤，資產(chǎn)價值歸集，竣工決算報告系統(tǒng)出具，編制和上載，竣工決算報告逐級在線審批，竣工決算報告審批通過后系統(tǒng)自動關(guān)閉項目等功能，以防止工程決算后反復(fù)開口、切實提升特高壓跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算的業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。

三、工作成果亮點及差異分析

1.“ERP系統(tǒng)支撐跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算”最大的亮點是以支付為核心向以資產(chǎn)為核心的轉(zhuǎn)變。“ERP系統(tǒng)支撐輸配電工程竣工決算”將項目建設(shè)過程看作是資產(chǎn)形成的過程，并根據(jù)資產(chǎn)管理階段所需的所屬項目、類別、采購來源等關(guān)鍵信息，前移到項目設(shè)計階段，以資產(chǎn)為核心建立WBS架構(gòu)，真正實現(xiàn)工程項目實施與資產(chǎn)建設(shè)的無縫集成。確立了資產(chǎn)與WBS的對應(yīng)關(guān)系，把WBS細化到固定資產(chǎn)目錄及其重要組成設(shè)備層級，明確了設(shè)備與安裝費用的對應(yīng)關(guān)系，貫徹以標(biāo)準(zhǔn)化資產(chǎn)卡片為核心的理念，通過將項目結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化及將規(guī)范化的項目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)固化至ERP系統(tǒng)，以實現(xiàn)系統(tǒng)輔助竣工決算目標(biāo)。

2.線內(nèi)外竣工決算報告差異分析

因此送端換流站竣工決算報告的手工編制工作正在進行中，此送端換流站已成功應(yīng)用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)輔助竣工決算轉(zhuǎn)資功能，并已自動出具竣工決算報告。兩版報告間在工程成本、付款總數(shù)上預(yù)計保持一致，但明細數(shù)據(jù)預(yù)計存在部分差異。原因有以下幾點：

（1）系統(tǒng)出具的竣工決算報告行項目明細源自項目架構(gòu)，決算金額源自工程成本，工程成本則源自合同明細數(shù)據(jù)。因此，前端業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)錄入的合同采購數(shù)據(jù)將直接影響線內(nèi)出具的決算報告；而手工編制的決算報告則依附線下歸檔的材料,例如實物現(xiàn)場盤點的結(jié)果。前端業(yè)務(wù)人員在進行系統(tǒng)錄入時只能按照合同簽訂時的總數(shù)進行入賬，而無法按照實際結(jié)果在系統(tǒng)進行操作，因此兩版報告預(yù)計存在明細行項目數(shù)據(jù)的差異。

（2）前期為將某送端換流站系統(tǒng)架構(gòu)調(diào)整為標(biāo)準(zhǔn)WBS架構(gòu)，經(jīng)過了多次的數(shù)據(jù)切換，包括WBS架構(gòu)切換、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的沖銷及重新入賬，以及合同的明細拆分，與原始數(shù)據(jù)預(yù)計存在部分差異。例如針對某送端換流站新舊物資類采購申請的切換，當(dāng)時是由設(shè)計院按照明細架構(gòu)進行數(shù)量和金額的調(diào)整，而服務(wù)類采購申請的切換是由前端業(yè)務(wù)部門按照明細架構(gòu)進行調(diào)整，并未按照現(xiàn)場實際施工采購的數(shù)量和金額進行調(diào)整，由于采購申請的數(shù)據(jù)直接影響工程成本，因此也間接影響竣工決算報告的數(shù)據(jù)。

針對線內(nèi)外竣工決算報告可能存在的差異，可待線外決算報告出具后，再通過系統(tǒng)出具一版線內(nèi)決算報告，此時再將線內(nèi)外報告進行詳細對比。在ERP測試系統(tǒng)中按照線外數(shù)據(jù)進行模擬調(diào)整，得出產(chǎn)生差異原因并在系統(tǒng)中完成調(diào)整，并出具詳細的差異分析報告。通過差異分析報告詳細闡述差異出現(xiàn)的具體原因，同時提出規(guī)避差異的解決方案，旨在針對未來新建工程出具系統(tǒng)決算報告的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

總之，“ERP系統(tǒng)支撐跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算”工作的實施和部署，是基于提高大型基建工程投資過程控制精益化水平、實現(xiàn)系統(tǒng)輔助竣工決算轉(zhuǎn)資目的進行的研究，首次實現(xiàn)了特高壓直流跨區(qū)電網(wǎng)工程在ERP系統(tǒng)中的線上輔助竣工決算和轉(zhuǎn)資。通過對該功能的深化研究和應(yīng)用，不僅夯實了工程、物資、財務(wù)和資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理，而且也彌補了工程及資產(chǎn)全壽命周期的管理空白，改進了管理短板，大幅提升了工程計劃、開工、物資/服務(wù)采購、合同、設(shè)備資產(chǎn)及財務(wù)管理人員的工作效率，極大的提高竣工決算的業(yè)務(wù)管理水平，保障特高壓直流工程竣工決算的效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，為建設(shè)期形成資產(chǎn)順利移交運行單位提供技術(shù)保障。

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