EXCEL適合多校區圖書館期刊管理

李衛紅

一、期刊管理現狀及存在的問題

為了確保編目系統的標準化和規范化，便于各分館期刊規范化管理。我館期刊編目由一人負責，分別到各分館進行期刊編目。具體流程如下：系統編目→蓋章→貼磁條→貼排架號→期刊部驗收。過刊是由各館期刊部送裝，裝訂工作主要由館外承擔。裝訂回來的過刊再由編目人員編目，各館期刊部驗收上架流通。在期刊編目系統，可以反映在圖書館館藏查詢系統界面的期刊信息主要有：刊名→出版社→到館期數→分類號→過刊館藏位置。雖然能夠滿足讀者檢索的基本需求，但是給期刊管理工作帶來諸多不便，期刊系統軟件的功能在實際應用中有他的局限性。在這種情況下，利用EXCEL簡便快捷的數據處理功能管理期刊，能夠輔助和補充期刊系統軟件功能的不足，同時也便于我館各分館的期刊管理。

二、EXCEL在現刊管理中的應用

所謂現刊就是期號最新的連續出版物，在一定的時間內集中展示，以方便讀者利用的最新和新近的期刊。我館的現刊管理指的是期刊的驗收→登到→上架換展。首先，要用EXCEL制作現刊總目錄，我們將所需要的期刊信息盡可能全的輸入EXCEL表的幾個列中。如：排架號→刊名→分類號→郵發代號→ISSN號→刊期→金額→備注等。通過現刊總目錄可以復制粘貼制作出多個期刊目錄，如：期刊的登到目錄，將登到目錄需要幾列內容復制粘貼過來，期刊登到一般一年12個月，增加12列表格就可以了，這樣期刊登到目錄制作完成。我們還可以利用EXCEL升降排序的功能制作各種目錄，如：分類目錄，書名目錄，排架目錄。根據需要的方式，以不同的途徑查閱和檢索期刊。用EXCEL管理現刊一定要注意準確記錄新刊信息，期刊的變更是隨機性的，沒有固定的時間。登到人員必須認真查對期刊的各項信息，要將期刊變更隨時記錄到現刊總目錄中。便于管理人員掌握期刊信息，解答讀者咨詢，也為過刊裝訂打好基礎。

三、EXCEL在過刊管理中的應用

過刊是指歷年出版的刊物。期刊裝訂是過刊管理工作的主要內容之一，期刊裝訂目錄的制作與期刊下架，作為期刊裝訂的起始工作。這兩項工作完成質量的高低，將直接影響著整個期刊裝訂工作的周期以及質量。首先，利用EXCEL制作過刊裝訂目錄。將過刊裝訂目錄需要的幾項，從現刊總目錄中復制粘貼到表格的列中，增加裝訂序號。一種刊需要裝訂兩冊或者三冊四冊的，選中此刊向下拖動鼠標就行了，這樣過刊裝訂目錄制作完成，打印裝訂清單。其次，做好裝訂期刊的清點工作，把現年該裝訂的期刊按年卷期分別放好，清點每年每期是否到齊，對未到齊的期刊查明原因，然后打捆下架，填寫好裝訂清單。將填寫好的清單輸入裝訂目錄，打印裝訂清單，送裝。過去期刊裝訂目錄主要由手功完成，手續繁瑣，容易出錯。自從有了EXCEL過刊裝訂省時省力非常輕松的就能完成。

總之，幾年來通過不斷的摸索，我館各分館期刊部以系統軟件和EXCEL相結合的期刊管理模式，收到了很好的效果。我館各分館在保持自身服務特點的同時，井然有序，相互協作，優勢互補，實現了多校區期刊資源共享，提高了期刊的利用率。實踐證明，利用EXCEL管理期刊，不僅是對系統軟件功能的補充，完善了期刊檢索體系。也是對圖書館期刊服務工作的延伸和補充。

參考文獻：

1.林象平.EXCEL在期刊現刊管理中的應用[J].晉圖學刊，2002（2）：36-38.

2.劉坤.高校多校區圖書館期刊的優化管理與服務研究[J].中國管理信息化，2015，18（12）：208-208.

（作者單位：天津科技大學圖書館）