新形勢下中職學校檔案信息開發利用的探究

【摘 要】本文就中職學校檔案信息開發利用的現狀、面臨的新形勢，對新形勢下中職學校檔案信息開發利用解決方法進行了深入探究。

【關鍵詞】檔案信息 開發利用 解決方法

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）05B-0079-02

中職學校檔案記載了學校的發展歷程，匯集了學校教育教學、科研全部成果，沉淀著學校的傳統和風格，涵蓋范圍廣、內容更新快、具有重要的社會價值，應充分加以研究和利用。

一、中職學校檔案信息開發利用現狀

近年來，在黨中央國務院的大力推動下，中職教育圍繞國家經濟社會發展需求，在服務中深化改革、在貢獻中加快發展，取得了歷史性成績。2010年6月，教育部更是聯合人力資源社會保障部、財政部啟動“國家中等職業教育改革發展示范學校”建設計劃，中央財政擬投入100億元，分三批遴選支持1000所中職學校深化改革，為全國職業教育改革發展發揮引領示范作用。

中職教育的快速發展，必然要求中職學校檔案工作與之相適應，要求中職學校檔案部門充分開發利用檔案信息，更好服務于學校教育教學改革與發展。然而，目前中職學校檔案信息開發利用的現狀，與中職學校建設對檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發展的新形勢是不相適應的，中職學校檔案信息開發利用范圍較小，主要服務于以下方面：

一是為畢業生提供證明服務。即為畢業生就業、升學、出國等提供學籍、成績表等檔案材料或開具學習經歷檔案證明。

二是提供查證服務。即為用人單位提供錄用學校畢業生的畢業證查證服務，或為丟失畢業證的畢業生提供畢業生資格審核與證書驗印登記表、畢業生名冊、學籍表等證明材料，以便畢業生補辦畢業證，維護畢業生利益。

三是服務學校改革與發展。即為領導決策、各類評估檢查、校史編撰、舉辦校史展覽、職工工資晉升、評定技術職稱等提供檔案信息資料、圖片。

筆者所在學校的檔案室，從2001年至2012年檔案利用情況看，每年檔案利用者不足200人次，僅占全校師生總人數的1%，且其中大部分是畢業生查詢學籍檔案。2013年，筆者所在學校被確定為首批“國家中等職業教育改革發展示范學校”。為更好服務于學校“國家中等職業教育改革發展示范學校”建設，學校檔案室加大了檔案信息開發利用力度，建設了學校基礎數據庫、示范校建設文件匯編等，但近兩年檔案的利用率仍不足500人次/年。由此可見，目前中職學校檔案信息開發利用程度遠遠不能滿足中職學校發展的需要。

二、中職學校檔案信息開發利用面臨的新形勢

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。隨著社會的不斷進步與發展，人們對信息、知識的需求量不斷增加，精確度不斷提高。人們在利用檔案過程中，對檔案部門的服務質量要求在不斷提高，已不僅僅要求能夠提供檔案信息，更要求準確、及時地提供檔案信息；不僅要求提供單一的檔案信息，更要求提供綜合的、系統的檔案信息；不僅要求在閱覽室提供利用，更要求提供網絡查詢和全文下載服務等。我國的檔案管理已從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展。為此，中職學校檔案部門必須順應時代要求，擔負起時代賦予的歷史使命，立足現實，長遠規劃，既要在服務上下功夫，更要運用新技術、新手段提高服務利用的水平，這是檔案事業適應時代發展的必然選擇，是檔案事業在新形勢下實現健康發展的必由之路。

三、新形勢下中職學校檔案信息開發利用探究

隨著信息技術的快速發展，探索做好檔案信息開發利用工作的最佳方式和有效途徑，對于服務中職學校的改革發展、服務教學科研等方面有著越來越重要的作用。

（一）加強檔案宣傳，強化檔案意識。檔案意識淡薄，對檔案工作不重視，是檔案信息資源得不到充分開發利用的主要原因。為此，檔案部門應采取多種手段，通過發放檔案宣傳資料、舉辦檔案展覽、出版檔案宣傳板、舉辦檔案知識競賽、宣傳報道檔案工作等形式，加大檔案宣傳力度，強化檔案意識。通過宣傳教育，讓人們更加了解檔案部門的館（室）藏內容、利用方法等，從而有針對性地利用檔案。

（二）豐富檔案館（室）藏，擴大開發利用基礎。要大力豐富中職學校檔案館（室）藏，增強檔案信息貯存量，不斷滿足中職學校及社會對檔案的需求。一是要明確檔案收集范圍，按照黨群、行政、教學、科研、基建、出版、會計、外事、實物、聲像等不同范圍進行分類。二是強化檔案收集，抓好中職學校各類活動文件材料的收集，把好接收關，確保檔案原始資料齊全完整。三是注重教學、科研、改革等辦學成果方面檔案材料的收集，積極宣傳學校辦學成果，不斷擴大學校的社會影響，提升學校知名度。四是加強辦學特色方面檔案材料收集、突出學校辦學特色。

（三）運用信息技術，合理調整檔案信息布局。要以發展的眼光，大力推進檔案數字化建設，注重數字化檔案的收集、整理、編研、利用。一是運用現代信息處理技術，對檔案信息進行編目、整序，實現檔案圖文信息的數字化，建立內容豐富的檔案信息數據庫。二是建立檔案網站、網上檔案館（室），通過網絡的遠程登錄功能，最大范圍的擴大檔案利用范圍，實現中職學校檔案信息服務社會化。

（四）大力開發利用館（室）藏檔案信息，提高檔案信息利用率

開發利用檔案信息要有針對性。檔案部門必須及時了解學校及社會需求，緊緊圍繞學校發展規劃和工作重點確定開發利用主題。

1.主動提供檔案信息實地與網絡查詢服務。

（1）建立功能齊全的檔案查閱室、校史陳列室等，主動提供檔案實地查詢與閱覽服務。設置查閱室接待上門查詢檔案是檔案部門開發利用檔案信息的基本方法，而且是一條直接可靠的途徑和最簡單有用的方法。此外，中職學校還應建立校史陳列室，提高檔案使用效率。

（2）建立學校檔案網站，主動提供網上利用服務。中職學校可依靠學校計算機專業師生的資源優勢，建立學校檔案網站。通過制作內容豐富的檔案信息網站，以及將檔案信息管理系統接入學校網站，實現檔案信息的網上閱覽、檢索與利用。

（3）建設資源豐富的檔案信息數據庫，提供檔案信息網絡服務。檔案信息數據庫是檔案室網絡的信息資源，是檔案信息資源共享體系建設的核心。中職學校應根據中職學校特點及實際，先行建立文件目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫、大事記數據庫、優秀畢業生數據庫、教科研成果數據庫等。建成的檔案信息數據庫，通過網絡技術接入學校檔案網站、局域網、全國學校檔案信息網，甚至國際互聯網，從而實現檔案網絡信息服務，最大限度實現檔案信息資源共享。

2.加強檔案編研，提供多層次檔案信息。

檔案編研是檔案部門根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等向社會提供服務的一項工作。它是一種高層次的檔案開發利用形式，檔案編研無疑在中職學校檔案工作中占據重要地位。加強中職學校檔案編研，檔案工作者必須及時深入了解利用者的檔案需求，從中確定編研主題，進行有針對性和實用價值的編研，編制出時效性、特色性、專業性、實用性較強的，適合學校和社會需求的編研成果。

檔案工作是功在當代、利在千秋的大事。檔案工作者要有超前服務意識，努力提高業務素質，不斷開拓創新，充分開發利用檔案信息，更好地為學校建設和發展服務。

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[4]張曉霞.檔案信息資源開發利用現狀及應對措施[J].山東檔案，2011（3）

【作者簡介】楊柳紅（1978— ），女，廣西柳城人，柳州市第一職業技術學校檔案管理員、講師，管理學學士。主要研究方向：學校檔案管理。

（責編 羅汝君）