加強檔案數字化管理工作的有效策略研究

田沛豫

摘 要：隨著經濟全球化的發展以及科學技術的進步，我國的檔案管理已經進入到了數字化的時代。盡管檔案管理在數字化的背景下將會面臨更多的壓力和挑戰，但其在數字化技術的影響下能夠明顯的增強管理效率。文章主要研究了在數字化的背景下，加強檔案管理的工作有效性的相關策略。筆者從數字化的檔案管理特點角度出發，在文章中詳細的闡述了數字化條件下檔案管理有效性的具體策略，期待通過對數字化檔案知識的了解，能夠為檔案管理工作改進提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理；數字化管理；有效策略

隨著時代的發展，社會也應該在多方面進行變革。檔案作為記載人類文明的重要媒介，其也受到了時代發展的影響，做出相應的變革。傳統檔案管理所采取的管理方式是對相關數據材料進行收集，然后刪選、處理，最后對其進行分類保存與查閱。這一個管理過程始終都是以紙質檔案為主，經過長時間的演變，如今，檔案管理已經走向了信息化?；ヂ摼W時代的到來以及科學技術的進步，使檔案管理與數字化技術結合起來，并使檔案管理的安全面臨了新的問題。

一、檔案數字化管理的特點

數字化管理模式作為檔案管理中新的管理模式，其工作流程主要是將檔案管理相關的各種資源通過對其進行處理，將其傳輸到計算機當中，利用計算機對其進行分類與配置，從而使檔案資源達到社會共享的目的。數字化管理在其以后的發展過程中將會成為核心內容，也是檔案管理實現現代化的重要舉措[1]。

現階段，檔案管理數字化的工作模式具有以下幾點特點：首先，數字化管理能夠大大節省檔案資料所需要的存儲空間，能夠使檔案信息更加完整。檔案管理人員通過使用計算機技術能夠將所有的檔案資料以數字的形式儲存在計算機當中，這中存儲方式能夠避免出現傳統管理方式中占用過多空間的問題。而且紙質的檔案案卷經過長期使用，其會發生不同程度的破損，影響檔案資料的保管，而數字化管理便能夠有效解決這一問題，一直有效的被使用下去，且不會發生任何的損壞；其次，縮短檔案信息的加工時間，提高了檔案信息的時效性。傳統檔案信息的處理方法所需要消耗的時間較長，這在一定程度上削弱了檔案信息的時效性。而數字化管理模式所保管的檔案信息，其不論是在處理加工過程中，還是在檔案信息調取等方面，都節省了大量的時間，最大程度發揮了檔案信息的時效性。最后，檔案的數字化還能夠提高其使用的效率[2]。數字化管理所使用的網絡技術和計算技術都是十分先進的，應當充分發揮兩者的優勢，將所形成的檔案信息發送給各級領導，為其在工作中做出相關決策提供可靠的參考資料，從而提高檔案信息的使用效率。

二、加強檔案數字化管理工作的有效策略

1.提高工作人員對數字化管理的認識

企業或是事業單位要想建設現代化的檔案管理體系，應當培養相關工作人員具有現代的思想觀念。如果員工在觀念上沒有重視數字化管理，那么即使管理體系與管理設施再先進也無法解決檔案管理中所存在的問題，更不能夠解決所存在的各種矛盾。所以，應當加強對數字化管理的宣傳，提供員工對其的認識，使其在工作中能夠保持工作的標準化與規范化[3]。基于目前數字化管理在檔案管理方面的發展，數字化管理擁有十分良好的發展空間，管理人員應當根據當地的實際工作情況，建設更加完善的數字檔案館。

2.開展檔案數字轉化工作

檔案信息的數字轉化是管理數字化的首要工作，也是十分基礎的工作。管理人員在進行數字轉化過程中，針對不同時期的檔案資料所采取的轉化方式也不同。例如，針對一些早期比較早期的紙質版館藏檔案資料，應當采取掃描的方式進行轉化，然后對掃描后所形成數字化資料按照目錄對其進行掛接，形成完善的檔案數字化資料。檔案管理系統同檔案網站能夠形成一個整體，最大程度對檔案信息進行管理與利用，從技術上解決數字化管理所存在的各種問題。

3.加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理人員是進行管理工作的主體，如果人缺乏數字化概念，那么所有的設施、系統與體系都是無用的。因此，要想改變傳統檔案管理模式，實現數字化管理，檔案管理人員的個人素質將產生直接的作用。為了能夠滿足信息化社會發展的要求，進行檔案管理數字化的人才不但要擁有一定的責任心，扎實的基礎知識，還應當具有數字化理念，精通數字化管理各項業務的綜合型人才[4]。企業或事業單位可以為檔案管理人員提供培訓的機會，督促檔案管理人員學習更加先進的管理知識和管理技能。檔案管理人員自身也要利用業余時間多學習國內外較為先進的管理理念，從而使自身的管理技能得以提升。

4.制定規范的工作流程

工作流程的規范化與操作的標準化，能夠最大程度提高數字化管理水平。通過相關實踐證明，在檔案管理過程中，應當對檔案信息的收集、保管等方面都應當按照規范的流程進行，能夠充分體現數字化管理的水平。與此同時，除了提升檔案管理人員的專業技能以外，還應當提升管理人員的精神素養，促使管理人員在該方面的工作具有一定的主動性與積極性，對待檔案管理工作也更加具有責任心，使其在任何方面都能夠滿足數字化管理工作的規范和要求。

總之，數字化時代的到來，改變了檔案管理模式，逐漸向數字化管理方向發展。雖然，在數字化管理過程中會存在很多問題，但是其發展空間和價值是值得肯定的。人們在面對數字化時代所帶來的挑戰時，應當勇于對其進行不斷的探索，充分利用先進的科學技術，建立完善的數字化管理系統，以滿足新時代對檔案管理的需求。如此一來，檔案管理工作才能夠與時代發展相契合，從而為社會提供更優質的服務。通過本文對檔案數字化管理工作的探討，提出更多加強該工作的策略，充分發揮數字化管理的作用。

參考文獻：

[1]王素芳.搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺的有效策略研究[J].城建檔案，2016，04（07）：16-18.

[2]孔美麗.分析應對檔案數字化管理后保密與泄密工作的措施[J].赤子（上中旬），2016，01（01）：161-162.

[3]趙勝利.進一步加強城市建設聲像檔案數字化管理工作探析[J].城建檔案，2015，02（04）：36-37.

[4]顧湘君，武曉磊.大力推進檔案數字化管理加強和改進企業檔案管理工作[J].科技與創新，2015，11（22）：47-48.

（作者單位：陜西省漢中市路燈管理處）