淺談質(zhì)量體系對設(shè)備檔案管理工作的積極影響

朱光明（江西銅業(yè)集團(tuán)公司 永平銅礦，江西 鉛山 334506）

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淺談質(zhì)量體系對設(shè)備檔案管理工作的積極影響

朱光明
（江西銅業(yè)集團(tuán)公司 永平銅礦，江西 鉛山 334506）

摘要：企業(yè)檔案管理工作通過借力質(zhì)量管理體系運(yùn)行，不斷強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理職能，加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)過程控制，提升了檔案管理水平，針對永平銅礦“設(shè)備檔案歸檔難”等問題，通過加強(qiáng)制度管理，強(qiáng)化各職能部門溝通協(xié)調(diào)及設(shè)備檔案歸檔過程控制，促使設(shè)備檔案歸檔率達(dá)100％。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量管理體系；檔案管理；過程控制；設(shè)備檔案；設(shè)備檔案歸檔

1　引言

隨著社會發(fā)展，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，各種設(shè)備儀器不斷進(jìn)入企事業(yè)單位。要充分發(fā)揮設(shè)備儀器在建設(shè)中的作用，必須做好設(shè)備檔案管理工作，使設(shè)備檔案的管理適應(yīng)不斷變化發(fā)展的時代要求和工作需要，針對現(xiàn)階段設(shè)備檔案材料的新特點(diǎn)和設(shè)備檔案管理工作中的新問題，必須探索出設(shè)備檔案管理的新思路。為此，在設(shè)備檔案管理工作中引入質(zhì)量管理體系有著極其重要的意義［1］。

永平銅礦質(zhì)量管理體系［2］緊圍繞礦生產(chǎn)經(jīng)營中心，強(qiáng)化關(guān)鍵過程控制［3］，著力開展“樹標(biāo)桿”活動，優(yōu)化內(nèi)審方法，進(jìn)一步發(fā)揮質(zhì)量管理體系功能，為永平銅礦全年各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力保障。尤其是通過開展“提高設(shè)備檔案歸檔率”樹標(biāo)桿活動，使設(shè)備檔案管理工作在質(zhì)量管理體系中實(shí)實(shí)在在受益，徹底解決了“設(shè)備檔案歸檔難”這一企業(yè)檔案管理工作中普遍純在的老大難問題。通過一系列的卓有成效的科學(xué)而細(xì)致的溝通協(xié)調(diào)工作，促使企業(yè)設(shè)備檔案歸檔率達(dá)100％。

2　永平銅礦質(zhì)量管理體系的運(yùn)行

2.1質(zhì)量管理體系運(yùn)行的組織

為了加強(qiáng)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的組織領(lǐng)導(dǎo)，永平銅礦成立了以礦行政一把手為組長，主管副礦長為副組長，相關(guān)人員為組員的質(zhì)量管理體系運(yùn)行管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并做到目標(biāo)明確，層層落實(shí)，抓到實(shí)處。

質(zhì)量管理體系運(yùn)行的重點(diǎn)是圍繞礦山生產(chǎn)經(jīng)營中心，扎實(shí)開展質(zhì)量管理“樹標(biāo)桿”活動。結(jié)合礦山機(jī)構(gòu)調(diào)整、體系文件和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的修訂，進(jìn)一步梳理和優(yōu)化管理流程，編制好過程控制文件，不斷提高體系持續(xù)改進(jìn)能力特別是糾正和預(yù)防措施運(yùn)用能力。

2.2全員參與，建立和完善質(zhì)量管理體系

永平銅礦下屬各單位、部室領(lǐng)導(dǎo)為抓好體系運(yùn)行工作，重視全員參與，組織員工想辦法、出主意，提高員工工作主動性，把質(zhì)量管理體系融入在員工每項(xiàng)工作中。增強(qiáng)了質(zhì)量意識，制定出更具科學(xué)性，充分反映本單位、部室的生產(chǎn)指標(biāo)和管理職能；在目標(biāo)制定過程中，結(jié)合內(nèi)審及外審提出的建議進(jìn)行修訂；各單位負(fù)責(zé)人親自參與質(zhì)量目標(biāo)的制定并把好質(zhì)量關(guān)，推進(jìn)本部門管理水平的提升。

2.3開展質(zhì)量管理體系年度“樹標(biāo)桿”活動

永平銅礦質(zhì)量管理體系緊緊圍繞礦生產(chǎn)經(jīng)營中心，強(qiáng)化關(guān)鍵過程控制，著力開展“樹標(biāo)桿”活動，分別在各采礦場、物供中心、汽修廠、檔案館、機(jī)動部等單位、部室開展了“抓好安全生產(chǎn)管理”、“提高備件供應(yīng)質(zhì)量”、“降低礦用大車返修率”、“提高設(shè)備檔案歸檔率”等樹標(biāo)桿活動，相關(guān)單位認(rèn)真制定實(shí)施方案，積極開展落實(shí)，將“樹標(biāo)桿”活動作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，優(yōu)化了內(nèi)審方法，進(jìn)一步發(fā)揮質(zhì)量管理體系功能，大大提高了工作效率，為礦全年各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力保障。

2.4質(zhì)量管理體系運(yùn)行嚴(yán)格內(nèi)審，限時整改，確保閉環(huán)

質(zhì)量管理體系的運(yùn)行最終要進(jìn)行有效性的評審。審核目的：跟蹤礦質(zhì)量管理體系持續(xù)的符合性和有效性。審核方法：采用個別交談、查閱文件、現(xiàn)場察看及個別演練等方法來獲取審核證據(jù)［4］。

在對各單位、部室質(zhì)量目標(biāo)跟蹤審核中，對于沒有做到的視為實(shí)施性不合格，對于做了卻沒有效果的現(xiàn)象視為效果性不合格。認(rèn)證部門開出相應(yīng)的不合格項(xiàng)報告，列出存在的主要問題；并提出糾正措施及要求，限時整改確保閉環(huán)。

3　企業(yè)檔案管理在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中得以完善

文件材料的歸檔問題一直困擾檔案管理工作。盡管建立了相對完善的制度，但實(shí)施起來卻并非一帆風(fēng)順，屢次下文，反復(fù)強(qiáng)調(diào)，最后效果還是不盡人意。就歸檔制度來說，這些年來我們通過各種形式的宣傳和實(shí)施，可操作性卻總是差強(qiáng)人意。特別是設(shè)備檔案［5］的歸檔，每年采購了哪些設(shè)備，什么時候到貨，什么時候開箱驗(yàn)收，哪個單位使用等等，檔案部門一無所知。設(shè)備檔案隨機(jī)來的文件材料基本都流失在個人手中，要不丟失；要不藏著掖著，居為個人私有。經(jīng)常是設(shè)備出現(xiàn)了問題，需要設(shè)備檔案卻無處可查。

自開展質(zhì)量管理體系審核以后，檔案部門針對設(shè)備檔案隨機(jī)文件材料的歸檔問題，找到了借力點(diǎn)—質(zhì)量管理體系。以質(zhì)量管理體系為主導(dǎo)，制定設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量管理流程圖（圖1）如下：

圖1　永平銅礦設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量管理流程圖

3.1定制度，下文件，完善檔案部門質(zhì)量管理體系目標(biāo)

首先定制度，下發(fā)了江銅集團(tuán)永銅檔字〔2007〕32號“關(guān)于印發(fā)《永平銅礦工程竣工、設(shè)備開箱、科研成果驗(yàn)收材料歸檔制度》的通知”。對設(shè)備檔案歸檔文件材料完整準(zhǔn)確、及時歸檔，檔案管理員及時參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，設(shè)備檔案歸檔率達(dá)100％等寫入質(zhì)量管理體系目標(biāo)，將質(zhì)量管理體系融入到檔案管理員的工作中。作為檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)必須去做，否則就不符合質(zhì)量管理體系的要求。這就使設(shè)備檔案歸檔制度充分地落到了實(shí)處。

3.2捋順關(guān)系，重視過程控制，確保設(shè)備檔案及時歸檔

檔案部門明確了質(zhì)量目標(biāo)，對過程控制非常重視，設(shè)備檔案歸檔過程：設(shè)備采購文件—設(shè)備到貨—設(shè)備開箱驗(yàn)收—設(shè)備檔案歸檔—設(shè)備檔案利用。這個程序是一個有機(jī)的整體，環(huán)環(huán)相接，缺一不可。有些過程涉及到其它科部室，如計劃部、機(jī)動部等，原來設(shè)備計劃部門、設(shè)備管理部門與檔案部門溝通少，很多問題得不到及時發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)時卻又錯過了最佳補(bǔ)救時機(jī)，造成較大的損失。案例一：永平銅礦下屬某基層單位進(jìn)行設(shè)備年終檢修時，技術(shù)人員來檔案室借閱某臺《SD32W推土機(jī)維修說明書》，場檔案人員未找到檔案資料，隨即向檔案館反映，檔案館也未查到資料，經(jīng)查，在該設(shè)備開箱驗(yàn)收時，檔案人員不在埸，該臺設(shè)備隨機(jī)資料下落不明，由于設(shè)備資料缺失，給設(shè)備生產(chǎn)維護(hù)造成很大損失。因此，永平銅礦檔案館針對問題，捋順關(guān)系，主動介入，協(xié)調(diào)溝通。抓源頭，重過程，有結(jié)果。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案管理員逐個科、部門一一落實(shí)，逐步完善設(shè)備檔案管理。

3.2.1過程控制之一：計劃部

針對檔案部門不知道“每年采購了哪些設(shè)備？”的問題，首先要求計劃部，綜合計劃部負(fù)責(zé)將公司每年批復(fù)的固定資產(chǎn)投資計劃、固定資產(chǎn)投資調(diào)整計劃和礦維簡計劃上報檔案館。原來似乎和檔案部門無關(guān)的文件，在開展質(zhì)量管理體系后，下發(fā)文件時也要單獨(dú)發(fā)給檔案部門，設(shè)備檔案歸檔有了目標(biāo)，檔案部門就知道每年采購哪些設(shè)備、每臺設(shè)備總投資多少、哪個單位使用等等文件上一清二楚。

3.2.2過程控制之二：機(jī)動部

設(shè)備到貨，開箱驗(yàn)收由機(jī)動部管理。檔案部門應(yīng)主動與機(jī)動部門溝通，從貨源抓起，機(jī)動部門要及時通知檔案部門管理員參加設(shè)備的開箱驗(yàn)收。設(shè)備到貨，經(jīng)辦單位要及時通知檔案館，檔案館接到設(shè)備到貨開箱驗(yàn)收通知后，按照江銅集團(tuán)永銅檔字〔2007〕32號“關(guān)于印發(fā)《永平銅礦工程竣工、設(shè)備開箱、科研成果驗(yàn)收材料歸檔制度》的通知”的要求及時派員參加，檔案人員沒有到場一律不準(zhǔn)開箱，開箱后對照裝箱單核對無誤后各相關(guān)人員必須在《江銅集團(tuán)/股份公司設(shè)備驗(yàn)收清單》上簽字。設(shè)備檔案隨機(jī)文件材料先歸檔，后借閱；無檔案部門簽字，供貨方到財務(wù)部門拿不到貨款。過程控制得到實(shí)實(shí)在在的加強(qiáng)，質(zhì)量管理體系的得到有效運(yùn)行，設(shè)備檔案管理過程控制暢通，為提高設(shè)備檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率和歸檔文件質(zhì)量發(fā)揮了重要作用。

3.2.3過程控制之三：檔案館

檔案部門也改變了工作作風(fēng)，積極主動了解掌握有關(guān)設(shè)備檔案形成信息。了解設(shè)備檔案的來龍去脈，對一年進(jìn)多少臺設(shè)備，每月進(jìn)多少臺設(shè)備，做到心中有數(shù)。及時主動上門跟蹤，改變以往按部就班，被動等待；做到端口前移，跟蹤管理，及時參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，并依據(jù)裝箱單核對設(shè)備隨機(jī)文件，若不齊全、不完整，就不簽字（設(shè)備驗(yàn)收清單），直到設(shè)備供貨商提供資料齊全為止。保證設(shè)備檔案歸檔齊全、完整。

3.2.4過程序控制之四：財務(wù)部

財務(wù)部門規(guī)定，設(shè)備驗(yàn)收單若無檔案部門簽字，財務(wù)部門不付給供貨方貨款。這一環(huán)節(jié)確保設(shè)備開箱驗(yàn)收時檔案管理人員參與及促使供貨方確保資料的完整、齊全。

4　永平銅礦質(zhì)量管理體系在設(shè)備檔案管理工作中進(jìn)一步落實(shí)

隨著質(zhì)量管理體系工作的開展，為了強(qiáng)化關(guān)鍵過程控制，永平銅礦又著力開展“樹標(biāo)桿”活動，將“樹標(biāo)桿”活動作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，分別在檔案館、機(jī)動部等單位、部室開展了“提高設(shè)備檔案歸檔率”、“提高備件供應(yīng)質(zhì)量”等樹標(biāo)桿活動，相關(guān)單位認(rèn)真制定實(shí)施方案，積極開展落實(shí)。將設(shè)備檔案歸檔制度化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案館又下發(fā)了江銅股份永銅檔字〔2009〕102號關(guān)于下發(fā)《永平銅礦設(shè)備儀器檔案管理若干規(guī)定》的通知，強(qiáng)化了設(shè)備檔案歸檔范圍及內(nèi)容、歸檔流程及要求等。機(jī)動部同時將設(shè)備管理過程寫入了質(zhì)量目標(biāo)，明確了設(shè)備安裝前由機(jī)動部組織使用單位、檔案館、施工單位等相關(guān)部門對新到設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收，認(rèn)真檢查設(shè)備質(zhì)量，核對與設(shè)備安裝有關(guān)的技術(shù)文件資料，清點(diǎn)裝箱單所示零部件、工具、附件等是否與合同相符；及時處理不符合要求的問題；開箱驗(yàn)收合格后，相關(guān)設(shè)備的圖紙、說明書等技術(shù)資料按礦檔案管理規(guī)定全部交付礦檔案館登記存檔。

多部門協(xié)調(diào)合作，多溝通、勤跟蹤：下文—到貨—驗(yàn)收—?dú)w檔等，環(huán)環(huán)相扣，一個都不少，一個也不能少。科部室之間工作形成了一條工作鏈，質(zhì)量體系是鏈子上的扣，質(zhì)量體系和檔案工作之間形成了完整的無縫鏈接［6］。

5　結(jié)束語

通過企業(yè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行，強(qiáng)化了企業(yè)內(nèi)部管理職能及關(guān)鍵環(huán)節(jié)過程控制［7］，使企業(yè)管理更上了新臺階。永平銅礦針對檔案管理工作中存在“設(shè)備檔案歸檔難”的問題，將企業(yè)質(zhì)量管理體系引入到設(shè)備檔案管理工作的個各環(huán)結(jié)，加強(qiáng)以機(jī)動部門為主的各相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，強(qiáng)化由檔案人員參與的設(shè)備管理環(huán)節(jié)的過程控制，嚴(yán)格監(jiān)控購進(jìn)設(shè)備隨機(jī)資料情況，使企業(yè)設(shè)備檔案管理工作得到進(jìn)一步完善加強(qiáng)。徹底改善了以往設(shè)備檔案管理混亂的狀況，杜絕漏檔，檔案不全及歸檔不及時的情況，為企業(yè)設(shè)備檔案管理和使用的正常進(jìn)行提供了保證。隨著企業(yè)發(fā)展，設(shè)備檔案管理工作中會遇到各種管理問題，引入質(zhì)量管理體系，對企業(yè)設(shè)備檔案管理工作有著深遠(yuǎn)的積極影響。

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A Brief Introduction to the Positive Effects of Quality Management System on the Equipment File Management

ZHU Guang-ming
（Yongping Copper Mine，Jiangxi Copper Corporation，Yanshan 334506，Jiangxi，China）

Abstract:Enterprise file management work runs with the assistance of the quality management system，increasingly strengthening the internal enterprise management function，enhancing the key process control，and improving the file management level.In view of the current problems of equipment filing at Yongping Copper Mine，this mine strengthened the system management，communication and coordination of different departments，and the equipment filing process control，realizing 100％ equipment filing rate.

Keywords:quality management system；file management；process control；equipment file；equipment filing

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：C

文章編號：1009-3842（2016）02-0016-03

收稿日期：2015-11-27

作者簡介：朱光明（1965-），男，江西余干人，本科，主要從事設(shè)備管理和檔案管理工作。E-mail:shandianzhgm@163.com