事業單位人事檔案管理的探討

余少群

摘 要：人事檔案是記錄人才信息的主要信息源。因此，它是合理使用及分配人才的重要依據。但是當今事業單位的檔案管理存在著許多問題。如管理人事檔案的工作人員能力不足，人事檔案管理制度不合理等。因此，如何妥善的解決好這些問題尤為重要。本文將從檔案管理所存在的問題以及解決措施兩方面來討論說明。

關鍵詞：人事檔案；事業單位；管理

人事檔案是記錄一個人的個人經歷、工作表現、獎罰情況等多方面的文件材料。它是合理分配、利用人才的指南針。隨著事業單位的改革，人事檔案管理中所存在的諸多問題日益突顯，這對事業單位改革工作的推進極為不利。因此，解決檔案管理中所存在的問題是人事部門的頭等大事。

一、當前事業單位人事檔案管理所存在的問題

隨著信息技術的不斷發展，人事檔案管理中所存在的問題日益突顯。下面將從五方面來加以闡述說明。

1.檔案管理的基礎設施差。檔案管理大都采用“因地制宜”的原則。一間房間充當著辦公、閱檔、倉庫三種職能。因此，它既不具備鐵門、鐵窗等基礎設施，也不具備軟件及硬件設施。由于查看檔案都是以手工的方式進行，因此檔案紙張容易發黃變脆。這對檔案的完整與安全極為不利。此外，防火、防盜、防潮等工作也做的不夠深入。

2.管理水平和手段都相對滯后。當今社會人們對檔案管理工作有一種普遍的看法。他們認為檔案管理的工作內容很簡單主要是一些抄寫、保管等工作，而且也不能創造任何經濟效益。因此，在人們潛意識的指導下，一些與檔案管理的相關工作都被忽略了。這不僅影響了工作單位對新技術及新員工的引入，同時也在不知不覺中造成了事業單位人事檔案管理水平的低下。

3.檔案管理人員工作能力不足。經調查顯示，當今事業單位的檔案管理人員文化水平以及專業素養都相對低下。許多檔案管理人員還在運用舊的思維模式來管理檔案。由于他（她）們的思維方式已跟不上時代的步伐，所以在檔案管理上會出現很多問題。此外，由于新鮮血液注入的較少，因此缺乏創新性。人事檔案管理工作比較繁瑣，一旦人力資源不足，非常不容易保證其管理工作的質量。還有很多人事單位的檔案管理人員都是非專業的。由于他們缺乏專業知識，因此也不能將檔案管理的井井有條，甚至會出現檔案丟失的情況。

4.缺乏對檔案管理工作重要性的認識。和其他工作相比，檔案管理工作不容易引起他人的注意，也不容易出成績。長此以往，大多數人甚至一些領導都對檔案管理工作的認知存在著誤區。在他們眼中，檔案管理工作無非就是一些抄寫、保管等內容，既不能承擔單位的重要工作，也不會創造任何經濟利益。由于以上原因，一些領導經常忽視檔案管理工作。

5.人事檔案收集工作不夠深入。人事檔案收集工作不夠深入主要體現在以下幾方面：①在檔案管理人員是非專職的人事單位中最嚴重的檔案收集問題是：在收集歸檔制度不健全的前提下，執行力度也不夠，因此歸檔工作進行的非常被動、滯后。②歸檔的材料缺乏全面性，例如某學校在清查檔案時發現在3000多人中有近500人缺乏年度考核。③歸檔的材料缺乏真實、準確性。人事檔案的特點就是客觀、真實和唯一。但在實際檔案中，在黨齡、學歷等方面造假現象極為普遍。例如，某單位對2000名員工進行檔案審查發現近400多人年齡不符，工齡不符的近200人。

二、檔案管理問題的解決措施

從上面的敘述中可以看出，當今的事業單位檔案管理存在諸多問題。針對上面的問題，提出以下解決措施。

1.改善檔案工作的基礎建設。為了更新檔案管理設施，檔案管理部門要積極與領導溝通，爭取得到領導的大力支持。加強檔案工作的基礎建設主要包括以下幾點①要加強專用檔案庫房的建設，提高防火、防潮能力；②最好配備鐵質的檔案柜，此外還應有空調、滅火等設備；③應該經常檢查防蛀、防光、防火等設施；④加大資金投入，配備信息管理設備，比如電腦等。

2.加強檔案管理的信息化建設。隨著社會的進步，科學技術得到了飛速的發展。新技術已經在不知不覺中走進了人們的生活當中。在當今的檔案管理中，提高工作效率是其頭等大事。那么究竟如何提供工作效率呢？無疑是將信息技術引入到檔案管理當中。只有我們充分發揮網絡的優勢，才能使檔案管理工作事半功倍。

3.提高檔案管理人員自身能力。人事檔案管理工作的政策性、業務性極強，同時具備服務性以及保密性等特點。鑒于此，各事業單位人事部門在招聘檔案管理人員時要從政治、作風以及責任心等多方面考察。只有那些責任心強、政治敏感度高以及思想覺悟高的人才適合此工作。此外，主管部門應多組織一些業務培訓，以便工作人員在工作中能提高對檔案管理工作的認識。伴隨著信息時代的降臨，每位檔案工作者都應不斷提高自身專業素質。因此，管理人員要不斷學習專業知識、開拓自己的視野，提高分析問題、解決問題的能力，以便在工作中做到游刃有余。

4.提高認識、充分做好人事管理工作。第一，單位領導不能忽視檔案管理工作的重要性。單位領導要將其納入日常的議事日程，并將其放在隊伍建設的高度來對待。第二，各單位要成立自己的檔案管理領導團隊。領導團隊要對檔案管理工作進行定期檢查、督促、指導。此外，領導團隊還要建立考核機制，要對工作進行定量考核，分級分類監督、指導，從而完善檔案管理制度。

5.注意檔案資料收集、提高檔案管理水平。在人事檔案工作中，最基礎的就是收集檔案材料。隨著政治體制改革的推進、干部制度的改革、各種各樣的培訓以及專業晉升等，需要入黨的材料逐年增多，這對檔案材料的收集提出了新的要求。檔案管理人員對各種檔案資料要及時收集。收集后要做到及時整理，做到有理有據。在收集后，經過核實審查，要及時處理那些不符合歸檔的材料。對于那些手續不足的材料要從新退回到材料收集部門。總而言之，收集到的檔案材料要完整、準確，從而確保人事檔案的權威性。

三、結語

隨著事業單位人事制度改革的推進，各大事業單位將會對人事檔案的管理提出新的要求。對人事檔案事業來說，這是一把雙刃劍，它不僅帶來了挑戰、也帶來了機遇。因此我們應該牢牢地抓住機遇，從制度、觀念等方面來推陳出新，迎難而上，積極戰勝人事檔案管理中所存在的問題。從而將事業單位中人事檔案的管理引領到一個嶄新的臺階。

參考文獻：

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