圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)探討

摘 要：在這個信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對于圖書館檔案的管理也開始往數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，只有實現(xiàn)圖書館檔案管理的數(shù)字化才能使得圖書館更好的發(fā)展，現(xiàn)如今，我國雖然已經(jīng)有越來越多的圖書館開始走向數(shù)字化建設(shè)了，但是其中也還是存在著一些問題。為此，本文也就圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提出了幾點意見，以期能更好地實現(xiàn)圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)如今是一個數(shù)字化的信息時代，網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展都是的各種各樣的信息迅猛的滲透到社會當(dāng)中，圖書館作為群眾信息資源的重要來源地，其對于群眾精神文化的建設(shè)有著極其重要的作用，但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對于圖書館檔案的管理傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展了，因此，數(shù)字化技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用也越來越廣泛。所謂的圖書館檔案管理的數(shù)字化，就是利用數(shù)字化的手段對檔案進(jìn)行綜合性的管理，這種數(shù)字化的管理模式能在最大程度上實現(xiàn)管理的自動化、服務(wù)的人性化。

一、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.提高信息的利用率

長期以來圖書館的檔案其存在的形式都是通過紙質(zhì)的實物形式存在，這對于檔案的保存、采集、利用都會帶來一定的弊端，但是對圖書館檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，就可以將各種檔案信息加工成計算機(jī)可以識別的數(shù)字化信息資源，將檔案變成電子文獻(xiàn)，這樣就改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息中存在的管理成本高、查詢困難、資源難共享等問題。

2.提高了管理的效率

對圖書館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，就能改變之前只能靠人力來對檔案進(jìn)行管理的狀況，減少不必要的、繁瑣的工作。對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理可以通過各種的高科技對檔案進(jìn)行管理，例如計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等等，運(yùn)用這些技術(shù)能更好的對圖書館的檔案進(jìn)行立卷、歸檔、存儲、檢索、利用，這樣就能實現(xiàn)對圖書館檔案管理的自動化，從而節(jié)省了大量的人力、物力、財力，提高了對于檔案管理工作的水平和效率。

3.實現(xiàn)了真正的資源共享

圖書館其主要的目的就是服務(wù)群眾，為群眾提供相應(yīng)的需求。對圖書館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，就能通過網(wǎng)絡(luò)對信息進(jìn)行傳遞，擴(kuò)大圖書館信息資源共享的范圍，打破了地域的界限，實現(xiàn)了真正的資源共享。圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)打破了時間和空間的限定，可以從不同的角度滿足不同用戶的不同需求，使得用戶能夠隨時隨地進(jìn)行信息的交流和共享，這樣就能促進(jìn)信息資源的合理流動。所以，在進(jìn)行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不應(yīng)該局限于本地區(qū)、本校園或者是本系統(tǒng)，應(yīng)該擴(kuò)大服務(wù)的范圍，為遠(yuǎn)程的用戶也提供相應(yīng)的服務(wù)。

二、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

1.完善圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的配套設(shè)施

要想真正的實現(xiàn)圖書館檔案管理的數(shù)字化，就必須要軟硬件一起抓，完善數(shù)字化建設(shè)的配套措施。在硬件方面，必須要建立相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備體系，其中包括計算機(jī)、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀設(shè)備、服務(wù)器等，在建立起這些設(shè)別以后還需要對這些設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤和檢測，在發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)落后時立馬對其進(jìn)行升級。而在于軟件方面就是需要對圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中建立出一套相應(yīng)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，第一需要建立的就是就接收和采集系統(tǒng)，這個系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的真實、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?。第二點需要建立的就是管理的儲存系統(tǒng)，這個系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動態(tài)管理、數(shù)據(jù)安全和維護(hù)、辦公自動化管理等。第三點需要建立的就是開發(fā)利用系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的目的就是為了實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，其中就包括檔案的登記、調(diào)卷、加工、編排、檢索、檔案信息網(wǎng)站等。

2.檔案管理要重塑原文資源庫

原文資料包括了紙質(zhì)資料、影像資料、聲音資料等，其實最主要的資料，具備著一定的權(quán)威性，因此，在對圖書館檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，不能只滿足于數(shù)字化的建設(shè)，還應(yīng)該要加強(qiáng)對于原文資源庫的重塑，圖書館主要的目的還是為了滿足人們閱讀、查閱資料等需求，所以，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要將原文的資料和開放檔案的用戶目錄數(shù)據(jù)所結(jié)合起來，這樣不僅能保證圖書館檔案資料的權(quán)威性，還能保障檔案資料的準(zhǔn)確、科學(xué)性，實現(xiàn)圖書館資源數(shù)據(jù)資源最大程度的利用。

3.在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中需要各部門之間的互相融合

就目前而言，我國也有著較多的圖書館在進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，但是在建設(shè)的過程中還不夠平衡，存在著一定的差距，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館在檔案的整理、科學(xué)分類、計算機(jī)存儲、信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展這幾個方面之間的差距越來越明顯。要想解決這個差距就需要實現(xiàn)圖書館檔案資源的共享，各部門之間做好互相的融合，最大程度的保證檔案資料的準(zhǔn)確、完整性。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理的過程中，可以利用一些新媒體，例如，互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字電視等，這樣就能為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)完善的文化服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，在這個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代下，對于圖書館檔案管理是數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)是大勢所趨了，但是要想真正做到圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)，就需要將檔案信息化付諸于實際的行動中，通過完善圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的配套設(shè)施、要重塑原文資源庫、做好與各部門之間的相互融合，然后才能真正意義上的實現(xiàn)圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

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作者簡介：劉虹伶，女，漢族，廣西北海市合浦縣人，2007年畢業(yè)于廣西大學(xué)公共管理專業(yè)，管理學(xué)位，現(xiàn)任職廣西北海市人民群眾來訪接待中心。